Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht / 3.5 Abweichungen bei den Aufbewahrungsfristen

Rz. 71

Die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen, Arbeitsunterlagen und Buchungsbelege 10 Jahre; dies entspricht § 257 Abs. 4 HGB. Andere Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren. Ein Gesetzgebungsvorhaben im Jahr 2013, die Aufbewahrungsfristen auf 8 bzw. 6 Jahre zu verkürzen,^[1] ist bislang nicht umgesetzt worden.^[2]

Rz. 72

Die Steuergesetze können kürzere Fristen zulassen, die dann maßgeblich sind, z. B. 6 Jahre für Lohnkonten gemäß § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG. Soweit sich hingegen aus außersteuerlichen Gesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen ergeben, sind diese unbeachtlich.^[3]

Rz. 73

Besteht eine Verpflichtung zur Abgabe der Steuererklärung oder Steueranmeldung (z. B. EUSt), so beginnt der Lauf der Festsetzungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Steuererklärung abgegeben bzw. die Anmeldung getätigt wurde, spätestens beginnt sie mit Ablauf des dritten Kalenderjahrs, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Steuer entstanden ist.^[4]

Rz. 74

Die Aufbewahrungsfristen stimmen zwar mit denen des HGB überein, die Finanzverwaltung will sich aber eine Nachprüfung offenhalten, solange der betreffende Steuerfall noch nicht bearbeitet wurde bzw. bearbeitet werden konnte und Steuer erhoben werden kann. § 147 Abs. 3 AO sieht daher eine Ablaufhemmung dergestalt vor, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für die Besteuerung von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die Frist für die Festsetzung der Steuer beträgt

• für Zölle und Verbrauchsteuern ein Jahr
• für andere Steuern und Vergütungen 4 Jahre
• im Falle einer leichtfertigen Steuerverkürzung oder Steuerhinterziehung verlängert sich die Frist auf 5 bzw. 10 Jahre.^[5]

Rz. 75

Die Ablaufhemmung kann damit zu einer ganz erheblichen Ausdehnung vor allem der 6-jährigen Aufbewahrungsfrist führen, sodass u. U. bei Beginn des Fristenlaufs gar nicht abzusehen ist, wann diese (steuerlich) endet. Mit dem weiterhin anwendbaren Schreiben des BdF vom 25.10.1977^[6] hat die Finanzverwaltung Erleichterungen zugestanden, um die hier auftretenden Schwierigkeiten für die Praxis der Archivierung zu mildern. Unabhängig vom Lauf der Festsetzungsfristen brauchen die Unterlagen nach Ablauf der regulären (6- bzw. 10-jährigen) Aufbewahrungsfrist nur noch aufbewahrt zu werden, wenn und soweit sie

• für eine begonnene Außenprüfung,
• für eine vorläufige Steuerfestsetzung,^[7]
• für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
• zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

von Bedeutung sind.

Rz. 76

Nach Abschluss einer Außenprüfung können daher die Unterlagen grundsätzlich vernichtet werden, wenn die regulären Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Wird jedoch gegen einen aufgrund einer Außenprüfung ergangenen Steuerbescheid ein Rechtsbehelf eingelegt, so brauchen nur die Unterlagen (weiter) aufbewahrt zu werden, die für dieses Verfahren von Bedeutung sind.

[1] Vgl. BT-Drucks. 17/13082.

[2] Vgl. Rätke, in Klein, AO, 15. Aufl. 2020, § 147 AO Rz. 27.

[3] Vgl. § 147 Abs. 3 Sätze 1 und 2 AO.

[4] Vgl. §§ 169, 170 AO.

[5] Vgl. § 169 Abs. 2 Satz 2 AO; beachte zudem die §§ 170 und 171 AO.

[6] BStBl 1977 I S. 487.

[7] Vgl. § 165 AO.