Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht / 2.3.5 Sonstige Unterlagen

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Im Gegensatz zu den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften hat das Handelsrecht “sonstige Unterlagen“^[1] nicht als aufbewahrungspflichtig normiert. Diese spielen daher praktisch nur für das Steuerrecht eine Rolle, was allerdings bedeutet, dass zur Vermeidung steuerlicher Nachteile deren Aufbewahrung beachtet und sichergestellt sein muss. Da eine handelsrechtliche Verpflichtung nicht besteht, würde ein Unterlassen der Aufbewahrung jedenfalls im Insolvenzfall keine strafrechtlichen Konsequenzen^[2] nach sich ziehen.

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Diesbezüglich ist auf mögliche Lücken der handelsrechtlichen Regelung hinzuweisen^[3], da z. B. Prüfungsberichte der prüfungspflichtigen Gesellschaften^[4] sowie Protokolle über Sitzungen/Beschlüsse des Vorstands und Aufsichtsrats nicht aufbewahrungspflichtig sind. Tatsächlich können solche Protokolle in bestimmten Fällen ggf. allein vollen Aufschluss über durchgeführte Bilanzansätze usw. geben. Eine Aufbewahrung zusammen mit dem betreffenden Jahresabschluss wird darum empfohlen. Steuerrechtlich dürften solche Unterlagen stets als "sonstige Unterlagen" unter die Aufbewahrungspflicht fallen.

[1] Vgl. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO.

[2] § 283 Abs. 1 Nr. 6 StGB.

[3] Vgl. Adler/Düring/Schmaltz, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2000, § 257 HGB Rz. 43ff.; Isele, in Küting/Pfitzer/Weber, Handbuch der Rechnungslegung Einzelabschluss, § 257 HGB Rz. 59, Stand: Januar 2021.

[4] Vgl. §§ 316ff. HGB.