- Steuerrechtlich gilt die Besonderheit, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das bedeutet, dass beispielsweise nach einer begonnenen Betriebsprüfung (Außenprüfung) nicht nur die Festsetzungsverjährung für die Festsetzungsfrist für Steuern, auf die sich die Prüfung erstreckt, gehemmt ist, sondern im gleichen Umfang auch die Aufbewahrungsfrist hinausgeschoben wird. D. h., in diesem Fall dürfen die Unterlagen auf keinen Fall vernichtet werden, sonst werden Beweismittel vernichtet und der Kaufmann/Unternehmer/Freiberufler bzw. die Privatperson riskiert eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen. Das Gleiche gilt bei vorläufigen Steuerfestsetzungen, anhängigen steuerstraf- bzw. bußgeldrechtlichen Ermittlungsverfahren, Rechtsbehelfsverfahren nach einer Außenprüfung.
- Sind in nichtsteuerlichen Gesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen vorgesehen, sind diese Fristen steuerrechtlich unmaßgeblich.
- Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht worden ist, Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen worden sind oder sonstige Unterlagen entstanden sind. Wird z. B. der Jahresabschluss für das Wirtschaftsjahr 2022 im Mai 2023 erstellt, läuft für diesen die 10-jährige Aufbewahrungsfrist ab dem Schluss des Kalenderjahrs 2023 bis zum Ende des Kalenderjahrs 2033. Ab 2034 können diese Unterlagen vernichtet werden, soweit die Steuerbescheide bestandskräftig und keine Verfahren mehr anhängig sind.
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