Rz. 683
[Aufwendungen für Arbeitsmittel → Zeilen 57, 58]
Arbeitsmittel (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG) sind alle Wirtschaftsgüter, die der Arbeitnehmer unmittelbar zur Erledigung seiner beruflichen Aufgaben benötigt. Handelt es sich um Gegenstände, die bereits objektiv nahezu ausschließlich beruflichen Zwecken dienen, z. B. Werkzeug, liegt stets ein Arbeitsmittel vor. Bei Gegenständen, die auch privat genutzt werden können, kommt es entscheidend auf die tatsächliche bzw. beabsichtigte berufliche Verwendung an. Ist die private Nutzung von völlig untergeordneter Bedeutung (< 10 % Nutzungsanteil), sind die Kosten in voller Höhe Werbungskosten. Bei einer gemischten Nutzung z. B. eines Computers sind die Kosten grds. ggf. im Wege der Schätzung aufzuteilen (→ Tz 655).
Ein Kostenabzug ist nicht möglich, wenn es sich um Aufwendungen handelt, die unter die allgemeinen privaten Lebenshaltungskosten fallen (z. B. bürgerliche Kleidung) oder für die kein Aufteilungsmaßstab vorhanden ist (z. B. Brille).
Arbeitsmittel-Pauschale
Die Finanzverwaltung akzeptiert ohne weiteren Nachweis für Arbeitsmittel Kosten bis zu 110 EUR jährlich, wenn die gekauften Gegenstände in der Steuererklärung aufgeführt sind.
Rz. 684
Abzugszeitpunkt/Absetzung für Abnutzung/geringwertige Wirtschaftsgüter
Der Kostenabzug erfolgt grds. im Jahr der Zahlung (§ 11 EStG).
Bei Arbeitsmitteln, deren Nutzungsdauer sich über ein Jahr erstreckt, können die AK ab dem Jahr der Anschaffung jedoch nur auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt über die Absetzung für Abnutzung (AfA) berücksichtigt werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 EStG). Für Arbeitsmittel gilt die AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter (BMF, Schreiben v. 14.12.2001, IV D 2 – S 1551 – 497/01, BStBl 2011 I S. 861). Danach beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer z. B. für Computerhardware und Software ein Jahr, Diktiergeräte acht Jahre, Fotokopiergeräte fünf Jahre, Faxgeräte sechs Jahre, Aktenvernichter acht Jahre und Büromöbel 13 Jahre. Im Jahr der Anschaffung wird die AfA ab dem Anschaffungsmonat zeitanteilig berechnet (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG).
Arbeitsmittel mit einer Nutzungsdauer von über einem Jahr, die selbstständig nutzbar sind und deren Kaufpreis ohne Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) nicht mehr als 800 EUR betragen hat, können als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) in voller Höhe (einschließlich Umsatzsteuer) im Jahr der Anschaffung (Lieferung) abgezogen werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 Satz 2 i. V. m. § 6 Abs. 2 EStG). Es ist jedoch auch der Abzug über die AfA möglich.
Lehrer kauft Schreibtisch und Stuhl für Arbeitszimmer
Ein Lehrer kauft sich am 20.12.2023 für sein häusliches Arbeitszimmer zur ausschließlich beruflichen Nutzung einen Schreibtisch für 1.500 EUR + 285 EUR Umsatzsteuer, einen Schreibtischstuhl für 800 EUR + 152 EUR Umsatzsteuer und einen Papierkorb für 30 EUR + 5,70 EUR Umsatzsteuer auf Rechnung. Er zahlt den gesamten Rechnungsbetrag im Januar 2024.
Für den Papierkorb ist keine amtliche Nutzungsdauer festgelegt. Deshalb sind die Kosten (35,70 EUR) im Jahr der Zahlung (2024) als WK abzugsfähig.
Der Schreibtischstuhl ist ein bewegliches, selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut, das ohne Umsatzsteuer (netto) nicht über 800 EUR kostet. Damit kann die GWG-Regelung angewandt werden. Die AK von 952 EUR (brutto) sind in voller Höhe im Anschaffungsjahr 2023 abzugsfähig sind. Alternativ ist auch ein über die AfA verteilter Kostenabzug auf drei Jahre ab Dezember 2023 möglich.
Die AK des Schreibtisches müssen zwingend über die AfA berücksichtigt werden, weil die Netto-AK mehr als 800 EUR betragen. Der AfA-Betrag für 2023 ermittelt sich bei einer amtlichen Nutzungsdauer von 13 Jahren wie folgt:
Kosten 1.785 EUR: 13 Jahre, davon für Dezember 2023 (Kaufmonat) 1/12, ergibt 11 EUR. Für 2024 beträgt die AfA 137 EUR (jährlich) bis zur vollständigen Abschreibung.
Wurde das Wirtschaftsgut innerhalb der Nutzungsdauer zuerst privat und später beruflich genutzt (Umwidmung), ist die auf den beruflich genutzten Zeitraum entfallende AfA abzugsfähig. Beträgt der Wert im Zeitpunkt der Umwidmung nicht mehr als 800 EUR, kann der Wert in voller Höhe abgesetzt werden (GWG).
Spätere berufliche Nutzung privat angeschaffter Gegenstände
Ein Lehrer nutzt einen im Januar 2018 gekauften und seitdem privat genutzten Schreibtisch (AK mit Umsatzsteuer 650 EUR, Nutzungsdauer 13 Jahre) ab September 2023 in seinem Arbeitszimmer ausschließlich beruflich (Umwidmung).
Der Restwert des Schreibtisches (AK 650 EUR; AfA von Januar 2018 bis August 2023 284 EUR) beträgt 366 EUR. Damit kann der Lehrer entweder 366 EUR in voller Höhe als WK im Jahr 2023 geltend machen oder die jährliche AfA von 50 EUR (für 2023 ab September 17 EUR) für die restlichen Jahre der Nutzungsdauer bekommen.
Wird das ehemals beruflich genutzte Wirtschaftsgut innerhalb der Nutzungsdauer nicht mehr beruflich verwendet, ist die (noch nicht abgesetzte) AfA ab diesem Zeitpunkt nicht mehr abzugsfähig.
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