Um Forderungen zu optimieren, wird das Prozessmodul Order-to-Cash herangezogen. Die relevanten Hauptprozesse sind u. a. Vertragsbedingungen, Kreditlimitprüfung, Auftragsabwicklung, Forderungsmanagement, Reklamationsmanagement und Zahlung. Hierzu lassen sich nun verschiedenen Messpunkte definieren, die den Prozess ab Versand der Ware bis zur Bezahlung der Rechnung abbilden. Im Idealfall lassen sich auch hier wieder dieselben 3 grundsätzlichen Prozesse betrachten, allerdings mit inhaltlichem Blick in Richtung Forderungen bzw. Kunden.
1. Days-to-Invoice: Zeitspanne von Shipment Fulfilled (Versand der Ware) bis zu Invoice Sent Out (Rechnungsversand)
Im Normalfall sollte die Rechnung direkt mit dem Versand der Ware erfolgen bzw. zeitgleich beim Kunden eintreffen, so dass direkt ab Erhalt der Ware auch die Forderungslaufzeit beginnen kann. Mögliche Stellhebel zur Optimierung sind eine Beschleunigung des Rechnungsstellungsprozesses (z. B. durch e-Invoicing), die Verbesserung der Rechnungsqualität (z. B. Vollständigkeit und formale Anforderungen) sowie eine verbesserte Kreditlimitprüfung (z. B. toolgestützte, automatisierte Entscheidungsprozesse).
2. Days-to-Due-Date: Zeitspanne von Invoice Sent Out (Rechnungsversand) bis zu Due Date (Fälligkeit)
Die naheliegendsten Stellhebel umfassen eine Optimierung und Harmonisierung der Zahlungsbedingungen. Im Idealfall sind solche Maßnahmen mit einer Herabsetzung der Laufzeit und einer Reduzierung von Skonti verbunden. Noch immer findet man in vielen Unternehmen eine hohe Anzahl an unterschiedlichen, gewachsenen Zahlungskonditionen, die nicht systematisch und zielgerichtet auf die Märkte zugeschnitten sind. Weitere Stellhebel sind die Anpassung der systemseitigen Messpunkte zur Berechnung der Fälligkeiten. Oftmals sind in den ERP-Systemen eher verspätete Startzeitpunkte hinterlegt. Bspw. werden alle in der Vorwoche erstellen Rechnungen mit einem Starttermin erst ab Montag der aktuellen Woche verfolgt.
3. Days-to-Payment: Zeitspanne von Due Date (Fälligkeit) bis zum Payment Receipt (tatsächlicher Zahlungseingang)
Die wesentlichen Stellhebel liegen in einer Erhöhung der Transparenz hinsichtlich Überfälligkeiten, die so oftmals nicht zielgerichtet und systematisch vorhanden ist. In Abhängigkeit der Branche, vor allem z. B. im Maschinen- und Anlagenbau, ergeben sich oftmals große Verzögerungen durch Reklamationen, die die Rechnungslaufzeit unterbrechen. Hier kann mit Teilabnahmen und Teilrechnungen schon ein großer Anteil abgefedert werden. Zusätzlich spielt ein stringentes Reklamationsmanagement eine entscheidende Rolle, damit es gar nicht erst zu Klärungs- und Streitpunkten kommen kann. Und zu guter Letzt kann mit einem funktionierenden, mehrstufigen Mahnprozess eine Menge erreicht werden.
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