Reisekosten bei Arbeitnehmern / 8.2 Kürzung der Werbungskosten

Das gesetzliche Abzugsverbot des § 3c EStG verhindert nach der Zielsetzung des Gesetzgebers eine Doppelvergünstigung durch steuerfreie Einnahmen und abzugsfähige Ausgaben. Soweit Ausgaben mit steuerfreien Einnahmen im Zusammenhang stehen, wird ihre steuermindernde Berücksichtigung bei der Berechnung des zu versteuernden Einkommens ausgeschlossen.^[1]

Der steuerfreie Arbeitgeberersatz mindert die als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abzugsfähigen Reisekosten, auch wenn die Erstattungsleistungdem Arbeitnehmer erst im Folgejahr zufließt.^[2] Die Kürzung ist bereits im Jahr des Werbungskostenabzugs vorzunehmen.^[3] Der Arbeitgeber muss aus diesem Grund bei der jährlichen Ausstellung der Lohnsteuerbeschei­nigung auch steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei be­ruflichen Auswärtstätigkeiten eintragen (Zeile 20 der ­Lohnsteuerbescheinigung 2023^[4]). Die gesetzliche Bescheinigungspflicht für steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei beruflichen Auswärtstätigkeiten ist durch das BMF auf solche Fälle beschränkt worden, in denen die Reisekostenabrechnung Gegenstand der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist und deshalb über das Lohnkonto vorgenommen wird.^[5] Insbesondere Arbeitgeber mit separater Reisekostenabrechnungsstelle sind daher nach wie vor von der Bescheinigungspflicht ausgenommen und brauchen diese Angaben lediglich freiwillig zu bescheinigen. Wenn keine entsprechenden Eintragungen in der Lohnsteuerbescheinigung enthalten sind, der Arbeitnehmer steuerfreie Erstattungsleistungen von seiner Firma hierfür aber erhalten hat, empfiehlt es sich, vor Abgabe der Einkommensteuererklärung eine entsprechende schriftliche Bescheinigung über den Umfang der steuerfreien Reisekostenleistungen vom Arbeitgeber einzufordern. Insbesondere bei Arbeitnehmern mit hohen Werbungskosten lassen sich dadurch unnötige Rückfragen durch das Finanzamt und damit verbundene zeitliche Verzögerungen bei der Bearbeitung der Steuererklärung vermeiden.

[1] BFH, Urteil v. 9.6.1989, VI R 33/86, BStBl 1990 II S. 919.

[2] OFD Hannover, Verfügung v. 17.1.2006, S 2338 – 139 – StO 217, DB 2006 S. 252.

[3] OFD Hannover, Verfügung v. 17.1.2006, S 2338 – 139 – StO 217, DB 2006 S. 252.

[4] BMF, Schreiben v. 8.9.2022, IV C 5 – S 2533/19/10030 :004, BStBl 2023 I S. 1397, zur Lohnsteuerbescheinigung 2023.

[5] BMF, Schreiben v. 27.1.2004, IV C 5 – S 2000 – 2/04, BStBl 2004 I S. 173.