Lohnsteuer-Pauschalierung als besondere Form des Lohnste ... / 2.1 Mahlzeiten im Betrieb

Gewährt der Arbeitgeber arbeitstäglich eine Mahlzeit im Betrieb, entsteht ein steuerpflichtiger Sachbezug, wenn der Arbeitnehmer für seine Mahlzeit weniger als den anteiligen amtlichen Sachbezugswert (also 2023 weniger als 3,80 EUR) bezahlt.^[1] Um die erforderliche Lohnsteuererhebung im Hinblick auf die Vielzahl von möglichen Arbeitnehmern einfach zu handhaben, hat der Gesetzgeber hierfür die Lohnsteuer-Pauschalierung mit einem festen Steuersatz von 25 % eingeführt.

Den Mahlzeiten im Betrieb gleichgestellt ist unter bestimmten Voraussetzungen die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Mahlzeiten in einer nicht vom Arbeitgeber betriebenen Einrichtung.

Durchschnittswertermittlung

Werden Mahlzeiten zu unterschiedlichen Preisen abgegeben, ist eine individuelle Ermittlung des geldwerten Vorteils für den einzelnen Arbeitnehmer praktisch unmöglich. Die Finanzverwaltung gestattet in solchen Fällen die Ermittlung des geldwerten Vorteils auf der Grundlage eines Durchschnittswerts aller Mahlzeiten, die z. B. in einer Kantine abgegeben werden, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal erhebt.

Praxis-Beispiel

Durchschnittsberechnung bei Kantinenmahlzeiten

Ein Industrieunternehmen beschäftigt 100 Arbeitnehmer, für die in der Betriebskantine arbeitstäglich eine Mahlzeit unter Vorlage einer Essenmarke im Wert von 1,50 EUR ausgegeben wird. Dabei haben die Arbeitnehmer die Möglichkeit der Komponentenwahl, sodass die im Einzelnen bezahlten Entgelte verschieden sind. Das für die Mahlzeiten vereinnahmte Entgelt für den Monat Januar 2023 soll 3.000 EUR betragen. Der geldwerte Vorteil kann bei der Pauschalversteuerung vereinfacht wie folgt ermittelt werden (Durchschnittswertberechnung):

20 Arbeitstage × 100 Arbeitnehmer × 3,80 EUR (anteiliger Sachbezugswert 2023) = 7.600 EUR ./. vereinnahmtes Entgelt Monat Januar = ./. 3.000 EUR

Geldwerter Vorteil 4.600 EUR

Der Sachbezug Kantinenmahlzeit ist für den Monat Januar mit 1.150 EUR (25 % von 4.600 EUR) zzgl. Kirchenlohnsteuer und Solidaritätszuschlag pauschal zu versteuern.

Die Durchschnittsberechnung ist für jeden Lohnzahlungszeitraum gesondert vorzunehmen. Eine jahresbezogene Ermittlung des geldwerten Vorteils ist indes nicht zulässig.

Zulässig ist aber der Ansatz eines Durchschnittswerts, der sich aufgrund der Feststellungen für einen repräsentativen Zeitraum ergibt. Voraussetzung dieser Vereinfachungsregelung ist, dass die Ermittlung der Daten für jeden einzelnen Monat besonders aufwendig ist.^[2]

Wichtig

Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung

Bei der Pauschalversteuerung ist der Sachbezug Mahlzeit in der Sozialversicherung beitragsfrei. Voraussetzung für die Beitragsfreiheit ist, dass der Arbeitgeber zeitnah zur Mahlzeitengewährung die Pauschalbesteuerung vornimmt, spätestens bis zum Abschluss des Lohnsteuerabzugsverfahrens am 28.2. des Folgejahres.^[3] Im Beispielsfall hat der Arbeitgeber insoweit weder Arbeitnehmer- noch Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung zu entrichten. Auch aus der Sicht des Arbeitgebers, der die pauschale Lohnsteuer von 25 % als eigene Unternehmenssteuer schuldet, bewirkt der Wegfall des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung häufig ein günstigeres Ergebnis.

[1]

S. Sachbezüge.

[2] R 8.1 Abs. 7 Nr. 5 LStR.

[3] § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV i. d. F. des 5. SGB IV-ÄndG.