Prüfen Sie zunächst, ob die Ausgangsüberlegungen des Merkblatts mit Ihren Vorstellungen übereinstimmen und nehmen sie ggfs. entsprechende Anpassungen und Konkretisierungen vor.
Bitte prüfen Sie in diesem Zusammenhang auch die Vorschriften Ihres Verhaltenskodex, damit kein Widerspruch zwischen Verhaltenskodex und Merkblatt entsteht.
Häufig gebrauchte Varianten
So können gute Gründe dafür sprechen, für das Unternehmen insgesamt oder für bestimmte Funktionen, (z. B. den Einkauf), striktere Regeln vorzusehen. Hierzu zählt etwa das allgemeine Verbot, Geschenke von Lieferanten oder Dienstleistern anzunehmen, bzw. solche zu machen. Für bestimmte Branchen, wie z. B. die pharmazeutische Industrie, sind heute bereits solche Verbote in den branchenweit gültigen Transparenz- und Verhaltenskodizes enthalten. Bitte beachten Sie dabei, dass, falls sich Ihr Unternehmen zu strikteren Standards entschließt, Sie in der Lage sein sollten, diese Standards in der Praxis konsequent durchzuhalten. Das gleiche gilt für besondere Berichts- oder Genehmigungspflichten.
Eine häufig gewählte Form der Konkretisierung ist die Angabe von Wertgrenzen für Geschenke. Typischerweise wird dabei für Geschenke ein Betrag zwischen 35 und 50 EUR genannt. Hierbei sollte die Formulierung deutlich machen, dass es sich um eine Orientierungsgröße handelt.
Sofern Sie sich hierzu entschließen, sollte eine entsprechende Präzisierung aber bereits in den Verhaltensgrundsätzen (Code of Conduct) erfolgen und im Merkblatt dann nur noch stichwortartig wiederholt werden.
Häufig wird als Voraussetzung für die Teilnahme an Einladungen zu Veranstaltungen auch verlangt, dass die eigenen Reise- und Übernachtungskosten vom Unternehmen selbst getragen werden.
Was die Erfassung von Geschenken und Einladungen im Rechnungswesen oder Management Reporting angeht, beschränkt sich das Merkblatt auf den allgemeinen Hinweis, dass alle Geschenke und Einladungen vorschriftsmäßig erfasst werden sollen. Wenn in Ihrem Unternehmen hierzu ein Verfahren besteht, das konkret benannt werden kann, wie etwa bei IT-Geschenk- und Zuwendungsregistern, sollte im Merkblatt hierauf verwiesen und nicht die Standardformulierung verwendet werden.
Wegen häufiger Pauschalversteuerung wird auf Hinweis auf Versteuerungspflicht des Empfängers verzichtet.
Geschenke und Zuwendungen sind auf der Empfängerseite schon ab einem niedrigen jährlichen Schwellenwert als geldwerter Vorteil aus dem Beschäftigungsverhältnis zu versteuern, sofern sie der Geber nicht bereits pauschalversteuert hat. Von dieser Möglichkeit wird mehr und mehr Gebrauch gemacht. Das Merkblatt verzichtet daher auf den Hinweis, dass Geschenke und Zuwendungen beim Empfänger zu versteuern seien.
Erst Verhaltenskodex, dann Geschenke-Merkblatt kommunizieren
Wir empfehlen als ersten Kommunikationsschritt den Verhaltenskodex an die Mitarbeiter auszurollen. Das Merkblatt eignet sich dann als Maßnahme zur Auffrischung in der darauffolgenden Aktualisierungs- und Vertiefungsphase. Das ermöglicht Ihnen auch, die in Ihrem Unternehmen bis dahin gesammelten Erfahrungen einzubeziehen.
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