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RPA Robotic Process Automation Grundlagen und Technologie

Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet eine Technologie, die menschliches Verhalten auf Computersystemen nachahmt. Dafür sind drei Hauptmerkmale charakteristisch: So wird RPA vor allem bei bisher manuellen, häufig auftretenden und regelbasierten Tätigkeiten wie im Finanzwesen bei Prüfungen oder Datenerfassungen eingesetzt.

RPA Begriff

RPA ist ein Begriff, der sich erst seit kurzem weit verbreitet und zunehmende Aufmerksamkeit erhält. Er bezeichnet eine Technologie, die menschliches Verhalten auf Computersystemen nachahmt. Diese kann sich wie virtuelle Mitarbeiter verhalten und insbesondere Aufgaben ausführen, die durch drei Hauptmerkmale gekennzeichnet sind: Die damit verbundenen Prozesse sind manuell, sich wiederholend und regelbasiert. Der Einsatz von RPA zielt auf die Automatisierung derartiger Prozesse ab. Viele Publikationen beziehen sich auf die vom Institut für RPA & Künstliche Intelligenz entwickelte Definition, die RPA wie folgt beschreibt:

[...] die Anwendung von Technologie, die es den Mitarbeitern in einem Unternehmen ermöglicht, Computersoftware oder einen 'Roboter' zu konfigurieren, um bestehende Anwendungen zur Verarbeitung einer Transaktion, zur Datenmanipulation, zur Auslösung von Reaktionen und zur Kommunikation mit anderen digitalen Systemen zu erfassen und zu interpretieren". Vgl. IRPAAI, 2019.

Die Technologie umfasst demzufolge die Automatisierung von Prozessen auf robotergestützte Weise und nicht durch physische Roboter, wie sie beispielsweise in der industriellen Produktion eingesetzt werden. Die Automatisierung erfolgt durch digitale, softwaregestützte Roboter, die darauf abzielen, menschliches oder natürliches Verhalten nachzuahmen.

Auf Basis dieses Verständnisses grenzen wir andere Formen der Automatisierung bewusst davon ab, beispielsweise die Programmierung von Datenverarbeitungsroutinen in Anwendungssystemen selbst oder in Form von Middlewares. Dies ermöglichte es uns im Kontext der Studie Lösungen zu betrachten, die einfach und schnell zu implementieren sind, ohne tiefgreifende IT- oder Programmierkenntnisse vorauszusetzen. Lösungen also, die in Fachbereichen wie dem Controlling vergleichsweise autonom implementiert werden können. Auch VBA-Lösungen, ABAP-Routinen und ähnliches sind nicht Bestandteil dieses Grundverständnisses von RPA.

RPA Kategorien

RPA-Lösungen lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen:

  1. Die erste Kategorie sind klickbasierte Agenten, welche die bereits beschriebene menschliche Interaktion mit IT-Systemen imitieren, auf die wir uns im Rahmen der Studie fokussieren. Sie loggen sich in Systeme ein, öffnen, schließen, maximieren, verschieben Fenster im Betriebssystem – das meist Microsoft Windows ist – und „tippen“ Texte in Masken, kopieren, schneiden aus und fügen Daten ein.
  2. Eine zweite Variante umfasst dialogorientierte Agenten. Darunter fallen Lösungen wie Chatbots und digitale Assistenten wie Cortana, Siri oder Google Assistant.