Unter RPA wird nach Schulze und Jiles eine Technologie zur Nachahmung des Verhaltens von Menschen auf Computersystemen verstanden.[1] Darüber hinaus kann RPA als Technologie beschrieben werden, die zur Konfiguration von Robotern verwendet wird. Dies geschieht zum Zweck der Automatisierung von Prozessen.[2] Es ist klarzustellen, dass es sich hierbei, anders als in Produktionsbereichen, nicht um physische Roboter handelt, sondern um eine Software, die auf roboterähnliche Art und Weise standardisierte Prozesse automatisiert.[3]

Dazu interpretieren und erfassen die Softwareroboter Anwendungen, die von Mitarbeitern zur Bearbeitung von Daten, zur Verarbeitung von Transaktionen, zur Kommunikation mit weiteren digitalen Systemen sowie zum Auslösen von Reaktionen verwendet werden.[4] RPA-Softwareroboter nutzen bestehende Bedienoberflächen, ohne Änderungen an den dahinterstehenden Systemen notwendig zu machen.[5] RPA-Softwareroboter können in Attended Robots, die auf den Endgeräten des Nutzers verortet sind und ausgeführt werden, und Unattended Robots, die über Server und meist nach einem festgelegten Zeitplan ablaufen, unterteilt werden.[6]

[1] Vgl. Schulze/Jiles, 2020, S. 4.
[2] Vgl. Langmann/Turi, 2020, S. 5.
[3] Vgl. Schulze/Jiles, 2020, S. 4; Vgl. Koch und Fedtke, 2020, S. 2.
[4] Vgl. Institute for Robotic Process Automation & Artificial Intelligence, 2021.
[5] Vgl. Czarnecki/Fettke, 2021, S. 4.
[6] Vgl. Javed et al., 2021, S. 6.

1.1 Kernbestandteile von RPA-Anwendungen

Je nach Anbieter gibt es Unterschiede in der Architektur der jeweiligen RPA-Anwendung. Mehrere Kernbestandteile lassen sich dennoch anbieterübergreifend wiederfinden. Dazu gehört als Erstes die Entwicklungskomponente. Bei den meisten RPA-Anwendungen handelt es sich dabei um eine grafische Benutzeroberfläche. Mit dieser werden die eigentlichen Arbeitsabläufe entwickelt. Die Arbeitsschritte werden darin als Elemente dargestellt. Letztlich müssen alle Schritte abgebildet sein, die auch ein menschlicher Nutzer für die betroffene Aktivität durchführen würde. Dabei ist hervorzuheben, dass die Arbeitsabläufe sehr detailliert beschrieben werden müssen, bis zur Dokumentation des Tastendrucks oder Mausklicks.

Ein zweiter Bestandteil, den viele RPA-Anwendungen anbieten, wird als Prozessaufnahme bezeichnet. Diese Funktion bietet dem Entwickler eines Softwareroboters die Möglichkeit, die Elemente des Arbeitsablaufs automatisiert zu erstellen. Dafür kann der Entwickler nach Aktivierung der Aufnahmefunktion den Arbeitsablauf oder Ausschnitte davon selbst durchführen. Das System zeichnet dabei die Aktionen des Nutzers auf und übersetzt diese in Elemente aus der Entwicklungskomponente.

Der Softwareroboter selbst ist ein weiterer Kernbestandteil. Er stellt das Ergebnis des beschriebenen Arbeitsablaufs in der Entwicklungskomponente dar. Richtig entwickelt kann dieser den betroffenen Prozess mit allen beschriebenen Arbeitsschritten automatisiert ausführen. Der letzte Kernbestandteil von RPA-Anwendungen ist die Überwachungs- und Kontrollkomponente. Besondere Bedeutung kommt dieser Komponente zu, wenn mehrere Softwareroboter unternehmensweit eingesetzt werden.[1]

[1] Vgl. Schulze/Nuhn, 2020, S. 14; vgl. Langmann/Turi, 2020, S. 30 f.; vgl. Smeets et al, 2019, S. 49.

1.2 Vorteile und Grenzen von RPA-Anwendungen

Der Einsatz von RPA-Softwarerobotern an den richtigen Stellen kann erhebliche Vorteile bringen. Dazu zählen signifikante Einsparungen bei Personalkosten und Prozesszeiten.[1] Die gleichförmige Arbeitsweise der Softwareroboter kann zu einer Senkung der Fehlerquote und somit zu erhöhter Qualität und der Vermeidung von Compliance-Risiken führen.[2] RPA bietet eine hohe Kompatibilität zu etablierten Systemlandschaften und zeichnet sich, verglichen mit Schnittstellenprogrammierung, durch verhältnismäßig niedrige Implementierungskosten aus.[3]

Dem Einsatz von RPA sind Grenzen gesetzt und Softwareroboter stellen nicht für alle Anwendungen eine effiziente Lösung dar.[4] So handelt es sich bei RPA-Softwarerobotern, verglichen mit der Nutzung von Programmierschnittstellen, um Lösungen mit geringer Stabilität.[5] Die Verwendung von Schnittstellen im Falle identischer Voraussetzungen, u. a. gleicher Implementierungskosten und -dauer, ist dem RPA-Einsatz vorzuziehen.[6] Unabhängig davon kann es durch betroffene Mitarbeiter aus Sorge vor Arbeitsplatzverlusten zu Widerständen kommen.[7]

Der RPA-Einsatz im Controlling dient insbesondere dazu, Controllingprozesse zu automatisieren und ergänzt andere Aspekte der Digitalisierung wie die Funktionserweiterung der Informationssysteme oder die Beschleunigung durch den Einsatz verschiedener neuer Technologien (s. Abb. 1).

Abb. 1: Aspekte der Digitalisierung im Controlling[8]

[1] Vgl. Smeets et al., 2019, S. 21.
[2] Vgl. Koch/Fedtke, 2020, S. 11; Vgl. Hermann et al., 2018, S. 29.
[3] Vgl. Taulli, 2020, S. 14.
[4] Vgl. Smeets et al., 2019, S. 29.
[5] Vgl. Schulze/Jiles, 2020, S. 7.
[6] Vgl. Koch/Fedtke, 2020, S. 17.
[7] Vgl. Hermann et al., 2018, S. 30.
[8] Horváth/Gleich/Seiter, 2020, S. 469.

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