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Lars Matschenz, Sales Manager ALMATO auf der Fachkonferenz Reporting & Analytics 2017 Bild: Horváth Akademie GmbH

Viele Unternehmen vergeuden Geld und Arbeitszeit, weil Geschäftsprozesse noch nach tradierten Methoden ablaufen. Dabei können Unternehmen mit „Robotic Process Automation“ (RPA) Kosten einsparen und die Qualität verbessern – auch im Reporting. Der Mensch übernimmt dabei eine entscheidende Rolle für die Prozessqualität.

RPA bietet vielfältige Vorteile

Häufig findet sich in Unternehmen eine Vielzahl an zeit- und kostenintensiven Geschäfts- und Verwaltungsprozessen. In einer automatisierten statt manuellen Bearbeitung dieser Prozesse stecken oftmals erhebliche Einsparpotenziale. Die Vorteile von Robotic Process Automation (RPA) reichen von Kostensenkung über höhere Effizienz bis hin zu Kapazitätsgewinnen für die bestehende Belegschaft, da einfache, routinebasierte Prozesse nun automatisiert durchgeführt werden können.

Weisheit der Digitalisierung zur Prozessqualität

„Wenn Sie einen schlechten Prozess digitalisieren, dann haben Sie nichts anderes als einen schlechten digitalen Prozess“, erklärt Lars Matschenz, Sales Manager bei der ALMATO GmbH. „Die konzeptionelle Arbeit übernimmt die Digitalisierung somit noch nicht für uns. Das Design eines effizienten Prozessmodells ist vielmehr Hausarbeit für den Menschen und dient als Grundvoraussetzung, um die Potenziale der Prozessautomatisierung vollends ausschöpfen zu können.“

Mit Robotic Process Automation (RPA) bietet ALMATO eine innovative Lösung zur vollautomatischen Abwicklung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen durch virtuelle Roboter. Dabei sind keine Änderungen in der bestehenden IT-Infrastruktur erforderlich.

Was können die digitalen Roboter?

Für den Großteil der Unternehmen sind Roboter noch reine Zukunftsmusik. Fakt ist jedoch, dass Roboter in der Form von RPA mit vielfältigen Einsatzmöglichkeiten längst in der Unternehmenspraxis angekommen sind.

Die digitalen Roboter bedienen die für einen Prozess erforderlichen Applikationen genauso wie ein Mitarbeiter, kommunizieren mit allen erforderlichen Systemen, holen Informationen ein und ändern die relevanten Daten. Geschäfts- und Verwaltungsprozesse werden also vollautomatisch abgearbeitet.

Im Detail können die digitalen Mitarbeiter beispielsweise strukturierte Daten aus verschiedenen Formaten wie E-Mails, Workflow-Systemen, Excel-Tabellen, PDF-Dateien und Datenbanken lesen und bearbeiten. Ferner können sie User Interfaces verwenden, d.h. Programme oder Webseiten öffnen, Buttons „klicken“, Formulare ausfüllen, auf dem Desktop navigieren und Daten vergleichen. Entscheidungen können auf Basis von Business Rules programmiert werden. Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten, gepaart mit der hohen Skalierbarkeit von RPA, stellen einen signifikanten Hebel zur Effizienzsteigerung dar.

Robotic Process Automation im Reporting

Im Reporting können die digitalen Roboter dafür eingesetzt werden, eine kleine Datenmenge zu einer gewünschten Uhrzeit auf Knopfdruck aus einem System zu laden. Häufig liegen Daten erst dann aktualisiert vor, nachdem ETL-Prozesse zu fest definierten Zeitpunkten durchgelaufen sind. Weiter können mit RPA Prozessschritte in der Konsolidierung automatisiert werden. Oder sie übernehmen eine Rolle als KPI-Frühwarnsystem in der operativen Steuerung. Hier prüft ein Roboter KPIs in definierten Zeitabständen und sendet Warn-E-Mails/SMS, sobald ein bestimmter Schwellenwert über- oder unterschritten wurde.

Weitere Einsatzbeispiele für RPA sind das automatisierte Anlegen von neuen Usern in Systemen, die automatisierte Aktualisierung von Kreditorendaten und die automatisierte Überprüfung von Kreditanträgen.

Schlagworte zum Thema:  Roboter, Prozessmanagement, Analytics, Reporting

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