„Schnell wie Google – intuitiv wie Apple” – Reporting mit SAP HANA im Mittelstand

Richtige Informationen in Echtzeit als Erfolgsfaktor

Als Handelsunternehmen im internationalen Wettbewerb ist SCHUKAT electronic auf hoch effiziente und flexible operative Prozesse angewiesen. Entscheidungen müssen im Bedarfsfall schnell getroffen und Abläufe laufend hinterfragt und verbessert werden können. Dies stellt höchste Anforderungen an ein geeignetes BI-System, welches alle an den Prozessen beteiligten Abteilungen und die Unternehmensleitung in Echtzeit mit den jeweils relevanten Informationen versorgt. Nach einem Vergleich von Alternativen entschied sich das Mittelstandsunternehmen als erstes Unternehmen seiner Größe SAP HANA als Basis für das operative Reporting zu implementieren. Thomas Reichmann, Assistent der Geschäftsleitung und Projektleiter BW on HANA/SAP EWM bei der SCHUKAT electronic Vertriebs GmbH, schilderte seine positiven Erfahrungen im Rahmen der 9. Fachkonferenz Reporting.

Von der grünen Wiese zu SAP on HANA
Auch in der Vergangenheit verfügte Schukat über ein an sich zuverlässiges Reporting-System. Es gab jedoch kein übergreifendes BI-System, sondern jeder Bereich erstellte auf Basis der produktiven ERP-Systeme direkt seine Auswertungen und Reports. Dieses Vorgehen führte dazu, dass komplexe Auswertungen in Controlling, Einkauf oder Logistik zu deutlichen Performance-Einbußen in den operativen Prozessen führen konnten. Zudem war der manuelle Aufwand erheblich. Das Ziel der Geschäftsführung, jederzeit die richtigen Informationen zur Verfügung zu haben, konnte damit keineswegs erreicht werden.

Entsprechend entschied man sich bei Schukat zur Einführung eines leistungsfähigen BI-Systems. Das System sollte sich durch Schnelligkeit, Standardisierung, hohe Datenqualität, inhaltliche Unterstützung bei der Prozessoptimierung und eine hohe Flexibilität bei der Berichterstellung bei insgesamt geringen Kosten auszeichnen. Da bislang kein verfügbares System im Einsatz war, entschied sich Schukat als erster Mittelständler letztlich zur Einführung eines zentralen BW on HANA, welches mit einer branchenspezifischen ERP-Lösung für den Handel kombiniert werden sollte.

Schnell wie Google – intuitiv wie Apple
Da keine vorhandenen Strukturen aufwändig migriert werden mussten, konnte die HANA Lösung bei Schukat quasi auf der grünen Wiese implementiert werden. Bestehende Systeme wie Lotus Notes, SAP ERP und EVA (Paket ES) sowie das CRM-System konnten in SAP HANA erfolgreich zusammen geführt werden.

Für Projektleiter Reichmann liegt ein Vorteil der Lösung darin, dass die Aggregation der Daten direkt auf Basis der Quelldaten erfolgt. So musste bislang kein einziger Datencube aufgebaut werden, sondern alle Daten werden über optimierte Data Source Objects (DSOs) direkt und intuitiv ausgewertet und stehen für weitere Analysen zur Verfügung. Der zweite Vorteil ist die Geschwindigkeit der heutigen Lösung. Thomas Reichmann verglich die Reaktionsgeschwindigkeit des Systems mit der Abfrage in einer Internet-Suchmaschine wie Google. Diese Geschwindigkeit paare sich neben dem zuvor angeführten Komfort während der Datenabfrage mit der intuitiven Bedienbarkeit einer Apple Lösung. Diese Kombination führt zu einer hohen Zufriedenheit aller Anwender, so die ersten Erfahrungen nach dem Go-Live.

Nach einer Einführungsdauer von nur drei Monaten befindet sich die Lösung seit Mai 2012 im Echtbetrieb. Mit der neuen Lösung wird ein Reporting vom Auftragseingang bis zur Zustellung des Pakets für jede einzelne Einteilung des Kunden in Echtzeit ermöglicht, während gleichzeitig eine Analyse der Prozess-Schwachpunkte erstellt wird. Dies ermöglicht die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse. Neben dem Echtzeit-Reporting werden durch das integrierte „Fraud Management“ außerdem Gefährdungssituationen betrachtet, um zusätzlich die richtigen Weichenstellungen in Bezug auf Datenschutz und -sicherheit zu stellen.

Perspektiven für SAP on HANA bei SCHUKAT
Nachdem sich das BW on HANA als praktikabel erwiesen hat, stabil und vor allem schnell läuft, strebt Schukat nach Erweiterungen, um das Potenzial der In-Memory-Technologie weiter auszuschöpfen. Die Einführung der HANA-Technologie habe zu einem kompletten Paradigmenwechsel im Reporting und in der Prozessanalyse geführt: „Fast alles ist möglich“, so das Fazit von Thomas Reichmann, „Mitarbeiter können alle operativen Detailinformationen auf den Schirm bekommen“. Entsprechend möchte das Unternehmen die Möglichkeiten im Reporting systematisch weiter ausbauen. Daneben sollen Berichte künftig direkt in die SAP GUI eingebunden und ein flexibles Self Reporting mit SAP-Business Objects aufgebaut werden. Neben dem Reporting soll künftig auch die Planung direkt auf Basis dieser Lösung erfolgen.

Lessons learned für das Controlling
Laut Thomas Reichmann ist der deutsche Mittelstand zwar innovativ, aber nicht in Bezug auf die Nutzung seiner IT. Mit der vorgestellten Technologie könnten sich Mittelständler durchaus besser differenzieren. Seit Einführung der Lösung habe die Finanzabteilung während des Quartalsabschlusses Zeit gewonnen, um alternative Szenarien durchzuspielen oder den Fachabteilungen wichtige Impulse zu geben, z.B. welche Produkte in welchen Zielmärkten besonders profitabel sind, so Thomas Reichmann. Durch den HANA-Einsatz findet daher nicht nur eine Prozessoptimierung, sondern auch eine Veränderung der Rollen der Mitarbeiter statt.

Schukat electronic Vertriebs GmbH
Die SCHUKAT electronic Vertriebs GmbH bietet Kunden als Franchise- und Katalogdistributor Standardmengen ab Lager, Volumen zu individuellen Konditionen, Produkte nach Kundenwunsch und spezielle Logistikservices. Rund 140 Mitarbeiter haben 2013 rund 63 Mio. Euro Umsatz erzielt. Als mittelständisches Dienstleistungsunternehmen ist SCHUKAT electronic auf Flexibilität, Geschwindigkeit und Innovation der Datensysteme angewiesen.