Zwischen Standardisierung und Individualität – Wertorientiertes Reporting bei Evonik Industries

Leitsätze und Ziele der wertorientierten Steuerung
Die wert- und ergebnisorientierte Steuerung bei Evonik Industries wurde im Rahmen des mehrjährigen Programms „PROVE“ realisiert. Der Erfolg basiert auf drei Säulen:

1. Value and Performance Management: Definition einheitlicher Standards für die globale Kosten- und Ergebnisrechnung
2. Process Organization: Definition, Etablierung und weltweite Harmonisierung von Best Practice Prozessen
3. One IT Platform: Definition einer von allen Unternehmenseinheiten gemeinsam genutzten und standardisierten IT-Plattform und -Architektur

Primäres Ziel des Programms „PROVE“ ist die Erhöhung des Markterfolges, die Verringerung der internen Komplexität, die Erhöhung der Informationsqualität und die Schaffung einer höheren Akzeptanz für unternehmensweite Controlling-Prozesse. Die Verbesserung der Effizienz und die Erhöhung der Transparenz stehen dabei im Mittelpunkt. Ablauf und Ergebnis des Programms hat Michael Wilkes, Process Officer Finance Accounting Controlling Taxes bei der Evonik Industries AG,  auf der 9. Fachkonferenz Reporting Vortrag eindrucksvoll dargestellt.

Prinzipien der Standardisierung
Voraussetzungen hierfür sind einerseits die Einführung standardisierter Prozessabläufe und  -methoden und andererseits die Definition von standardisierten KPIs und Kennzahlen. Zentrale Vision ist die Schaffung eines „single point of truth“, z. B. eines einheitlichen und verlässlichen Datenbestandes für die Unternehmenssteuerung. Um dabei den Herausforderungen eines dezentral und global organisierten Unternehmens gerecht zu werden, wurden für alle Prozesse regelmäßige und übergreifende „Round Tables“ mit Vertretern aller Business Units eingeführt. Diese Round Tables sollen die einheitliche Governance für die Prozesse sicherstellen, Best Practices konzernweit erkennen und fördern sowie Aktivitäten des Programms „PROVE“ koordinieren. Diese Aktivitäten orientierten sich an folgenden Prinzipien:

1. Information follows responsibility: Alle Kennzahlen und KPIs müssen steuerungsrelevant sein.
2. Information has to be decision-oriented rather than detailed driven: Es sollen ausschließlich entscheidungsrelevante Informationen bereitgestellt werden.
3. Standardization follows business requirements: Gleiche Geschäftsvorfälle sollen weltweit auch gleich abgebildet werden.

Heterogenität bei SAP-Systemen, Business Warehouses und KPIs
Anfangs stellte sich die Situation bei Evonik Industries sehr herausfordernd dar. Es gab konzernweit mehrere verschiedene SAP-Systeme und diverse Business-Warehouse-Systeme. Hinzu kam, dass es keine einheitlichen und verbindlichen Definitionen von KPIs und Kennzahlen gab. Entsprechend erstellte jede Business Unit individuelle Reports, was die Vergleichbarkeit und Aggregation der einzelnen Berichte auf höheren Ebenen erschwerte. Vor diesem Hintergrund wurde im Jahr 2011 das Projekt Business Analytics Excellence (BAE) ins Leben gerufen, um ein einheitliches Reporting- und BW- System im Unternehmen zu etablieren. Besonderen Wert legte man auf die Balance von Standardisierung und individuellen Anforderungen der einzelnen Unternehmensbereiche. Um trotz der angestrebten Standardisierung auch die unterschiedlichen Geschäftsbereiche zufriedenzustellen, wurden individuelle KPIs sowie korrespondierende Berichte für spezifische Fragegestellung im System angelegt und bereitgestellt.

Effizientes und schlankes Berichtswesen mit der Reporting Plattform BAE
Insgesamt wurden im neu eingeführten Reporting- und BW-System 290 Standard-Queries implementiert. Diese decken den Informationsbedarf der unterschiedlichen Berichtsempfänger qualitätsgesichert ab. Der Ansatz, eine relativ breite Query-Definition zu wählen, um flexible Auswertungsmöglichkeiten im System zuzulassen, stellte sich im Nachhinein für die Akzeptanz des neuen Systems als sehr förderlich heraus. Einen Überblick über die BAE Plattform gibt die Abbildung 1 in der Bilderserie. Zentraler Kern der Plattform sind zum einen die weltweit standardisierten Core KPIs und Financials, zum anderen das prozessorientierte Reporting, welches sich an den unterschiedlichen Bedürfnissen der einzelnen Bereiche orientiert. Dabei sind beide Bestandteile in einheitliche Kommentierungs- und Visualisierungsrichtlinien sowie in die verbindlichen Guiding Principles eingebettet. 

Der Report Navigator als nützliches Change Management Tool
Nach der Bereitstellung des Systems zeichnete sich schnell der Bedarf nach einer unterstützenden Lösung heraus, mit der die Anwender durch die Gesamtheit der standardisierten Berichte geführt werden. Die User benötigten Unterstützung, um je nach Fragestellung den richtigen Report zu finden. Neben der Reporting-Plattform selbst wurde daher zusätzlich der „Report Navigator“ etabliert. Dieser hat zum Ziel, einen Überblick über die Möglichkeiten und Funktionen der neu definierten KPIs und Berichte auf der BAE-Plattform zu geben. Menü-geführt wird der Analysezweck des Benutzers abgefragt und dann eine Übersicht über jeweils zwei bis drei relevanten Reports für die jeweilige Fragestellung ausgegeben. „Der Report Navigator“, so Michael Wilkes rückblickend, „hat sich als zwingende Unterstützung für die Fachbereiche ergeben und trägt nun maßgeblich zur Nutzung der zentralen Berichte bei“.

Lessons learned für das Controlling
Während der Projektlaufzeit hat sich neben der inhaltlichen Arbeit insbesondere ein funktionierendes Change-Management-Konzept als zentraler Erfolgsfaktor herausgestellt. So wurde viel Wert darauf gelegt, dass schon bei der Definition der zu erarbeitenden Konzepte sogenannte „Regional Tandem Partners“ der einzelnen Business Units im Projekt beteiligt waren, um einerseits die Anforderungen der Business Units an das neue System klar zu kommunizieren, andererseits auch die Veränderungen durch das neue System in die regionalen Einheiten zu tragen und zu etablieren. Zusätzlich haben auch der oben beschriebene Report Navigator und Anwenderschulungen durch den Fachbereich wesentlich dazu beigetragen, die wert- und ergebnisorientierte Steuerung im Reporting erfolgreich zu implementieren.

Kurzvorstellung Evonik Industries
Die Evonik Industries AG ist ein weltweit führendes Spezialchemie-Unternehmen. Mit Produktionsanalgen in 24 Ländern und einer Marktpräsenz in mehr als 100 Ländern ist Evonik Industries überall auf dem Globus vertreten. 33.650 Angestellte erwirtschafteten im Jahr 2013 einen Umsatz von ca. 12,7 Mrd. Euro. Gemessen am return on capital employed (ROCE) wurde eine Rentabilität von 14,5% erreicht. Strukturell ist Evonik Industries in die vier Hauptsegmente „Consumer, Health & Nutrition“, „Resource Efficiency“, „Specialty Materials“ und „Services“ aufgeteilt. Mit Ausnahme des Bereichs „Services“ untergliedern sich die Segmente jeweils in zwei Business Units.