Fallstudie: Dashboarding im industriellen Mittelstand

Ausgangssituation

So lässt sich das Reporting vor der Dashboarding-Initiative charakterisieren (s. Abb. 1 in der Bilderserie):

• Kein integriertes Reporting aufgrund vieler unterschiedlicher Datenquellen: ERP, Produktionsdaten (Ausschuss), CRM (Kunden, Kundenbesuche), … 
• In den jeweiligen Organisationseinheiten entstehen individuelle „Insellösungen“, die einen starken XLS-Fokus haben – kein einheitliches Reporting
• Der „Blick aufs Ganze“ fehlt – für ein bereichsübergreifendes Bild müssen Informationen aus den verschiedenen Teilbereichen zeitaufwendig zusammengesucht werden
• Hoher manueller Aufwand 
• Ad-hoc Berichte können nur langsam und ressourcenintensiv erstellt werden
• Fachabteilungen (Produktion und Vertrieb) arbeiten mit eigenen Auswertungen ohne Abstimmung mit Controlling (Ergebnis: mehrere Ergebnisversionen)

Zielsetzung des Projekts

Ziel des Projekts ist der Aufbau von unternehmensweiten Reporting-Dashboards, die alle wesentlichen Steuerungsinformationen abdecken. Das zugrunde liegende Datenmodell verbindet unterschiedliche Datenquellen und liefert moderne, nutzerorientierte Auswertungen in einem einheitlichen und CI-konformen Design.

Endnutzer können auf unterschiedlichen Endgeräten flexibel tagesaktuelle Daten abfragen und mit Hilfe von Drill-Down-Funktionalitäten individuelle Auswertungen erstellen.

1. Aufbau Datenmodell: Zuerst erfolgt die Anbindung & Verknüpfung unterschiedlicher Datenquellen direkt in der Software. Der richtige Aufbau des Datenmodells ermöglicht flexible Auswertungen und ermöglicht auch spätere Ergänzungen. 
2. Dashboarding – Rapid Prototyping: In einem interaktiven Prozess mit Management und Fachabteilungen werden die Dashboards in mehreren Workshops iterativ aufbereitet. So wird sichergestellt, dass die zukünftigen Dashboards genau den Erwartungen der Empfänger entsprechen. 
   In traditionellen Reporting Projekten werden Berichtsinhalte mittels langer Listen und das Layout durch mehrfache Excel-Blueprints in einem mühsamen Prozess abgeleitet. Dagegen ermöglicht der Rapid Prototyping-Ansatz schnell ersichtliche Ergebnisse. Gleichzeitig dienen die Workshops auch als erste Einschulung für die zukünftige Bedienung (S. Abb. 3 in der Bilderserie).
3. Unternehmensweiter Roll Out: Die Dashboards werden schrittweise zuerst ans Top-Management und danach an die einzelnen Fachabteilungen übergeben. Das Controlling übernimmt Schulungen und steht speziell in der ersten Phase als flexibler Ansprechpartner zur Verfügung. Wesentlicher Erfolgstreiber ist dabei der schnelle Support von Anwendern. Das Controlling übernimmt eine wesentliche Change Rolle und unterstützt die Empfänger dabei, sich in Zukunft bei Datennachfragen „selbst helfen zu können“. Soziale Kompetenz und Anwendungskenntnisse sind daher zeitlich in hohem Ausmaß gefragt.
4. Laufender Betrieb und Weiterentwicklung: Neben qualitätssichernden Maßnahmen hinsichtlich Datenqualität, Funktionalität und weiterer Anwenderbedarfe kümmert sich das Controlling speziell um das Thema Datengovernance und stimmt mit Fachabteilungen Weiterentwicklungsthemen ab. Das Controlling verfügt dabei über die „Reporting Leadership“ im Unternehmen. Es gibt Berichtsstandards, Prozesse und weitere Guidelines vor und agiert als Vermittler zwischen den einzelnen Bereichen. 
   Um der sich stetig veränderten Organisation und neuen Informationsbedarfen gerecht zu werden, werden die bestehenden Dashboards konstant weiterentwickelt. 

Ergebnis

Durch den Aufbau eines integrierten Reportings hat sich das Controlling als die wesentliche Informationsdrehscheibe im Unternehmen etabliert. In dem integrierten Reporting sind alle relevanten Informationen durch interaktive Dashboards verfügbar (S. Abb. 4 und 5 in der Bilderserie) Sowohl Management als auch Fachbereiche sind von den neuen Möglichkeiten überzeugt und schätzen die neu gewonnene Flexibilität in der Datenanalyse. Folgende Punkte stechen dabei besonders hervor:

• Modernes Design und leichte Bedienung
• Schnellere und detaillierte Auswertungsmöglichkeiten
• Neue Erkenntnisse durch die Integration unterschiedlicher Datenquellen
• Ermöglichter Aufbau individualisierter Auswertungen
• Geschärftes Rollenbild des Controllings erleichtert Abstimmungen 

Gleichzeitig sollten aber auch die wesentlichen erfolgskritischen Voraussetzungen erwähnt werden:

• Datenqualität: Saubere Daten (schon in den Vorsystemen) sind eine wesentliche Voraussetzung für die Akzeptanz der Dashboards
• Offenheit und Bereitschaft zur Nutzung von Seiten des Managements: Skepsis und fehlende Aufgeschlossenheit gegenüber den neuen technischen Möglichkeiten sollten am Anfang des Projekts gelöst werden. Eine frühe Einbindung von Management und Fachbereichen führen zu höherer Akzeptanz
• Berücksichtigen des „Change Aspekts“: Aufgrund der tiefgreifenden Änderungen, wie Empfänger mit Information versorgt werden, muss das Controlling von Beginn an mögliche organisatorische und prozessuale Änderungen mitdenken. Umfangreiche Projektmanagement-Kompetenzen und hohe soziale Kompetenz im Umgang mit den betroffenen Stakeholdern sind Schlüsselkompetenzen.

Um Ihnen ein besseres Gefühl für das neu erstellte Reporting zu geben, finden Sie einen Teil der Dashboards mit Dummydaten in einer Online-Version. Machen Sie sich selbst ein Bild über die interaktiven Auswertungsmöglichkeiten: 

Zum Beispiel für ein interaktives Dashboard hier klicken!