Gerade im Berichtswesen, einem Herzstück des Controllings, ist die Lesbarkeit immens wichtig. Was nutzt die Information, wenn die Transformation - also die Umsetzung - am Ende ausbleibt? Meine Erfahrungen zeigen, dass gesprochene Texte häufig in der Lesbarkeit angenehmer und leichter eingestuft werden als geschriebene Texte. Was ist damit gemeint?
Dreiklang aus Informtion, Dekoration und Transformation
Wenn Texte diktiert und transkribiert, also automatisiert von Sprache in Text gewandelt werden, dann sind sie – im Vergleich zu geschriebenen Texten – häufig etwas leichter in der Wortwahl. Letztlich basiert diese Idee auf der Umsetzung der 1950 - 1970ger Jahre, als Sekretariatsbüros die gesprochenen Kassetten quasi abschrieben. Vor geraumer Zeit brachte mich auf diese wirklich alte Idee eine Schule in Skandinavien, die zunächst mit dem deutlichen Sprechen und entsprechenden digitalen Tools, dann dem Transkribieren und zuletzt erst mit dem Schreiben begonnen hat. Diesen Dreiklang verfolgte ich vor einigen Jahren bei einer Abschlussarbeit-Erstellung in einer ausgewählten Studierendengruppe von Bachelor- und Masterstudierenden in einem Wintersemester an der Beuth Hochschule für Technik Berlin. Es durfte nicht geschrieben, sondern nur diktiert und automatisiert transkribiert werden. Neben der besseren Lesbarkeit ging es mir auch um die Begeisterung und Umsetzung der Digitalisierung. Zu Beginn waren die Klagen sehr, sehr, (...), sehr, sehr groß. Doch am Ende waren die Studierenden von dem Prozess und ihrem Ergebnis wortwörtlich richtig geflasht. Es waren sehr schöne Texte: InFORMation, Dekoration und TransFORMation stimmten gleichrangig.
Standard-Software muss trainiert werden
Dieser Dreiklang ist in der Praxis für eine Führungskraft allerdings unglaublich aufwendig einzufordern und auch zu kontrollieren. Sie brauchen ein äußerst stabiles Nervenkostüm und wollen einfach Ihrer Idee treu bleiben. Denken Sie an das Ende – alles wird gut und die Texte werden sogar noch besser als gut: sogar sehr gut! Ich empfehle, diesen Schritt zunächst einmal selbst konsequent zu testen. In einigen Berufsgruppen ist diese Übung schon fast ein Standard: Steuerberater und Ärzte transkribieren bereits schon. Die Software Dragon Naturally Speaking gibt es beispielsweise auch speziell mit den Vokabeln für diese Berufsgruppen. Allerdings empfehle ich, sich lieber einen Standard zu nehmen und das System selbst mit den speziellen Berufsvokabeln zu trainieren.
Körperliche Dynamik färbt auf die Texte ab
Wenn ich in der Öffentlichkeit unterwegs bin, z. B. im Zug, dann schreibe ich (leider) wieder und diktiere nicht, um die anderen nicht zu stören und ggfs. die Vertraulichkeit der Texte zu wahren. Wer spricht und die Worte transkribiert, bewegt sich manchmal bei der Texterstellung, indem hin- und hergegangen wird. Diese Bewegung hilft auch der Sprachwahl. Probieren Sie es doch einfach einmal aus, noch bewegendere Botschaften zu formulieren.
Heute gibt es diverse Tools: Zu meinen Lieblingstools zählen Dragon Naturally Speaking, bei Word und auch Excel die integrierte Diktierfunktion oder über mein iPhone Handy Dictate Pro. Diese Tools können auch im Rahmen von Vorträgen, Meetings & Co. genutzt werden, um die Texte automatisiert zu transkribieren. Hier ist natürlich zuvor an den Datenschutz zu denken und das Einverständnis aller Anwesenden einzuholen, wenn es sich nicht nur um Ihre eigene Transkription handeln sollte. Nach etwas Übung werden Ihre gesprochenen Sätze immer besser und vollständiger. Auch dies bedarf Übung.
Automatische Übersetzung als nächste Stufe
Die Texte lasse ich dann manchmal auch über – beispielsweise – das Übersetzungstool DeepL in andere Sprachen übersetzen. Im Rahmen von internationalen Master-Studierenden zum Wirtschaftsingenieur Maschinenbau habe ich Texte einmal von Deutsch ins Englische, dann ins Französische, ins Russische und zurück ins Deutsche übersetzen lassen. Die Ergebnisse überzeugen und flashen. Mit der DeepL-Bezahlfunktion lassen sich sogar komplette Texte auf Knopfdruck in eine andere Sprache übersetzen und die Druckformatvorlage bleibt sogar bestehen.
Schon seit geraumer Zeit suche ich nach einem Tool, das mir automatisiert die relevanten Informationen aus Artikeln zusammenfasst: Resoomer kommt diesem Anspruch bei einigen Texten bereits recht nah. Es stellt eine Zusammenfassung als einen kurzen, verdichteten Text dar, der die Kernidee eines Textes ohne jegliche Interpretation aufzeigt.
Nun sind Sie an der Reihe und dürfen Ihre Berichtstexte auf die Lesbarkeit hin prüfen.
To Go’s:
- Texte sprechen und transkribieren, also eine automatische Sprache-Text-Wandlung,
- dann automatisiert Texte zusammenfassen lassen als weitere Handlung und
- ... Controlling rockt Ihre Woche!
Vorherige Controlling rockt! Kolumnen: