Akzeptanz für nachhaltige Prozessveränderungen durch Change Ambassadors schaffen

Nachhaltige Sicherung von Veränderungseffekten

Eine zentrale Fragestellung, welche jede Organisation beachten sollte wenn sie Prozessoptimierungen oder ganzheitliche Restrukturierungen vorantreibt, dreht sich um den Aspekt, wie Veränderungen langfristig und nachhaltig wirken. Eine erste Antwort auf diese Frage gab Herbert Willerth, Gründer und Eigentümer von Willerth Coaching & Consulting, während seines Vortrags zum Thema „Foundation for Excellence: Process Excellence nachhaltig absichern“. Herr Willerth blickte auf seine langjährigen Erfahrungen als Vorstandsmitglied der Borealis AG zurück und gab so einen interessanten Einblick in einen erfolgreichen Ansatz zur Change Absicherung eines internationalen Großkonzerns.

Was zeichnet erfolgreiche Organisationen aus?

Was unterscheidet ein Unternehmen mit Top Performance im Absichern von Veränderungseffekten von in dieser Hinsicht, weniger erfolgreichen Firmen? Gibt es hier grundlegende Unterschiede und besondere Charakteristiken, welche die Top Performer besitzen? Aus Sicht der Willerth Coaching & Consulting ist dies in der Tat der Fall, sodass sich fünf Eigenschaften feststellen lassen:

• Leadership
  Führungskräfte und Leiter von Prozessoptimierungsprojekten suchen proaktiv den Kontakt auf Augenhöhe zu ihren Mitarbeitern, um so direktes Feedback zu erhalten und gleichzeitig die Ziele und Notwendigkeit eines Projektes zu kommunizieren und zu erklären.
• Design
  Es gibt eine klar definierte Struktur zur Durchführung des Change Projekts. Mitarbeiter und Führungskräfte wissen, was der aktuelle Arbeitsstand ist, wo welche Verantwortlichkeiten liegen und wie sie unterstützen können.
• People
  Mitarbeiter sind von Beginn an in Organisations- oder Prozessveränderungen integriert. Dabei wird niemand „im Dunkeln“ gelassen und frühzeitiges Feedback von der Basis gefördert. Die Personalabteilung wird in diesem Zuge als enger Partner für das Projekt angesehen, um zum Beispiel gemeinsame Events zur Aufklärung oder Mitarbeit zu fördern.
• Change Management
  Teils basierend auf den vorherigen Faktoren gibt es ein definiertes Change Management-Konzept, welches genutzt wird um die Meilensteine des Veränderungsprojekts zu strukturieren, zu kommunizieren und auf kontinuierlicher Basis anzupassen. In diesem Zusammenhang ist es ebenfalls wichtig Schnittstellen zu kreieren, die „Bottom-Up“-Initiativen der Mitarbeiter aufnehmen und in den Gesamtkontext optimal integrieren.
• Culture & Engagement
  Es sollte eine Unternehmenskultur herrschen und gefördert werden, in welcher zentrale Werte des Unternehmens aktiv gelebt werden, um so eine gemeinsame Identität der Mitarbeiter zu schaffen. Zur nachhaltigen Absicherung von Prozessveränderungen ist es essentiell, dass eine offene Atmosphäre herrscht, in welcher Feedback, Kritik und auch Fehler gefördert und nicht bestraft werden.

Change Ambassadors sollen Viral Change Effect auslösen

Herausstechender Faktor ist die Bildung eines soliden und breit getragenen Fundaments, auf welchem sich das Unternehmen sowie Optimierungen und Veränderungen breit entfalten können. Ein Fundament, welches sich um zentrale Werte und Visionen des Unternehmens wie Offenheit oder Kundenverantwortung bildet, kann es schaffen eine emotionale Verbindung von Teams und Mitarbeitern untereinander zu kreieren, sodass ein „Wir-Gefühl“ entsteht von welchem sich Veränderungen durch die breite Mitarbeitermotivation gemeinsam leiten lassen.

Um eine breite Mitarbeiterakzeptanz zu schaffen, können sogenannte „Change Ambassadors“ sehr hilfreich sein. Diese Botschafter sind Mitarbeiter oder Führungskräfte, welche im Unternehmen zum einen eine hohe Akzeptanz und Ansehen über Hierarchiestufen hinaus besitzen und zeitgleich auf ein weites internes Netzwerk zurückgreifen können. Ziel der Botschafter ist es, die breite Basis der Mitarbeiter zu erreichen und die Unterstützung für ein Projekt zur Prozessoptimierung zu sichern, indem die Mitarbeiter durch eine vertraute Person informiert und abgeholt werden.

Greift dieser Ansatz, so kann die Unterstützung und Motivation von zunächst kleinen Teilen der Mitarbeiterschaft zu einem „Viral Change Effect“ – einer internen Virusinfektion der Organisation – führen. Im Detail bedeutet dies, dass motivierte Mitarbeiter, in ihren jeweils kleineren internen Netzwerken, Change Projekte promoten und sich die Begeisterung für ein Projekt so in der breiten Mitarbeitermasse schnell und nachhaltig verbreitet, da Mitarbeiter einander für ein Projekt werben und dies nicht allein „Top-Down“ von oben herab durch Führungskräfte geschieht.

Kontinuierliche Revision als der Schlüssel für Nachhaltigkeit

Ist ein Change Projekt gestartet, hat die breite Akzeptanz und Förderung der Mitarbeiter erfahren und erzielt positive Resultate, so bedeutet dies keineswegs den nahenden Abschluss eines Veränderungsprozesses. Der entscheidende Schlüssel für nachhaltig gute Performance und Anpassung liegt vielmehr in der kontinuierlichen Revision und kritischen Analyse von Implementierungsfortschritten im Gesamtkontext. Hierdurch können Lehren für zukünftige sowie ähnliche bestehende Verfahren gezogen werden und möglicherweise weitere Potenziale und Fehler aufgedeckt werden. Der Change Prozess zum Erreichen von Process Excellence sollte somit nicht als gradlinige, einmalige Veränderung, sondern vielmehr als ein sich kontinuierlich wiederholender Prozesskreis betrachtet werden.

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