28.11.2016 | Private E-Mail-Nutzung

Kontrolle des E-Mail-Accounts des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber?

In der Frühzeit der Mail war es sehr verbreitet, die dienstliche E-Mail auch privat nutzen zu dürfen, mittlerweile sehen es viele Firmen kritischer
Bild: Haufe Online Redaktion

Ob ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die private Nutzung des Firmen-E-Mail-Accounts erlauben soll, ist eine heikle Frage, denn er bewegt sich damit in den Bereich des strafrechtlich geschützten Telekommunikationsgeheimnisses. Wie viel Schutz hat der Arbeitnehmer für die private Nutzung seines betrieblichen E-Mail-Accounts? Was riskiert der Arbeitgeber, mit der Erlaubnis privater Nutzung?

Erlaubt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern, den dienstlichen E-Mai-Account auch privat zu nutzen, handelt er sich damit einige Probleme ein.

Telekommunikationsgeheimnis wahren

Die sich aus der Gewerbeordnung und dem HGB ergebende Organisationsverpflichtung des Unternehmens fordert von ihm, bei der Organisation der Kommunikation innerhalb der Firma die Regeln des Datenschutzes und des Strafrechts zu beachten.

Die Problematik einer privaten Nutzung besteht u.a. darin, dass ein Arbeitgeber nach verbreiteter Ansicht "Dienste als Telekommunikationsanbieter" nach dem Telekommunikationsgesetz (§ 3 Nr. 6 TKG) erbringt, wenn er private E-Mails bei seinen Beschäftigten erlaubt.

  • Daraus folgt, dass er in Bezug auf alle (!) E-Mails seiner Mitarbeiter das Telekommunikationsgeheimnis (§ 88 TKG) beachten muss,
  • also keine Einsicht nehmen darf,
  • sonst macht er sich des Bruchs des Fernmeldegeheimnisses strafbar (§ 206 StGB).

Bei Beachtung des TKG leiden andere Pflichten

Die Folge aus TKG-konformem Verhalten bewirkt jedoch, dass die Einhaltung einiger anderer Gesetze für einen Unternehmer nicht mehr oder nur unter Eingehung von Haftungsrisiken möglich wäre. Darüber hinaus, sperrt er sich damit teilweise aus der betrieblichen Kommunikation aus.

  • So wäre z. B. die aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geforderte E-Mail-Archivierung fast sinnlos, wenn diese anschließend nicht mehr eingesehen werden dürfte.
  • Auch die Erfüllungen von Verpflichtungen des Unternehmers zur Risikoeinschätzung und -kontrolle werden deutlich erschwert, wenn sich der Unternehmer selbst davon ausschließt, Einblick in den E-Mail-Verkehr seines Unternehmens zu nehmen.

Er hat dann u.U. einen ganzen Unternehmensteil, den er nicht mehr kontrollieren darf bzw. kann.

Virenkontrolle leidet, Betriebshaftpflicht kann streiken

Ein weiteres Risiko kann sich im Rahmen der Betriebshaftpflichtversicherung ergeben: Durch das Zulassen privater Mails findet über die IT-Infrastruktur des Unternehmens ein Vorgang statt, der mit dem Geschäftszweck des Unternehmens nichts zu tun hat. Es entstehen Risiken, die häufig durch die Betriebshaftpflichtversicherung des Unternehmens nicht abgedeckt sind,

Praxisprobleme - unerreichbare Inhalte

Hinzu kommen Zugangsprobleme zu wichtigen Inhalten. Benötigt man im Unternehmen geschäftlich wichtige Inhalte, die im E-Mail-Account eines Mitarbeiters enthalten sind, wird es schwierig, wenn der Mitarbeiter nicht verfügbar ist.

Kann der Arbeitgeber im Ernstfall Zugriff bzw. Einblick in die Inhalte der E-Mails seiner Mitarbeiter nehmen, ohne sich der Verletzung des Fernmeldegeheimnisses strafbar zu machen?

Diese Probleme haben in vielen Unternehmen dazu geführt, die Privatnutzung des E-Mail-Accounts komplett zu untersagen.

Wege zu Zugriff trotz TKG?

Wie kann der Arbeitgeber trotz zugelassenen Privatnutzung des E-Mail-Accounts in wichtigen und Eilt-Fällen möglichst rechtlich "wasserdicht" Einblick in die E-Mails der Mitarbeiter nehmen? 

Folgende Lösungsansätzen zu einem rechtskonformen Umgang mit einer Kontrolle des E-Mail-Acounts können mangels einer obergerichtlichen Entscheidung keine abschließende Rechtssicherheit bieten. Sie zeigen aber das das Vorgehen mit dem geringst möglichen Risiko auf:.

  • Vor Öffnung des Accounts Rücksprache zum individuellen Fall mit dem Datenschutzbeauftragten und ggf. dem Compliance-Beauftragten und dem Betriebsrat halten.
  • Prüfung der Dringlichkeit: Kann eine Rückkehr des Betroffenen wirklich nicht abgewartet werden? Kann er auch nicht erreicht werden, um eine zumindest mündliche Einwilligung zu erlangen?
  • Öffnung des Accounts mindestens im 4-Augen-Prinzip unter Beteiligung des Datenschutzbeauftragten und/oder des Betriebsrates und der Unternehmensleitung
  • Öffnung des Accounts sollte über das Administrator-Passwort erfolgen, nicht mit dem Passwort des Mitarbeiters
  • Sichtung der Inhalte sollte erfolgen (a) unter Vermeidung der Öffnung offensichtlich privater E-Mails und (b) unter möglicher Beschränkung auf das Thema, das Anlass der Öffnung ist.
  • Verwendung – also Weiterleitung bzw. Ausdrucken – nur von dienstlichen E-Mails, die im Kontext mit der dringlichen Angelegenheit stehen.
  • Das Vorgehen nach dieser Checkliste sollte von allen Anwesenden schriftlich bestätigt bzw. unterschrieben werden oder eine Betriebsvereinbarung dazu abgeschlossen werden.

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Hinweis: Zu Problemen kann es auch kommen, wenn der Arbeitgeber den Browserverlauf des Arbeitnehmers überprüft oder Internetüberwachung am Arbeitsplatz stattfindet.

Wichtig: Arbeitsrechtlich ist zu beachten, dass vom Arbeitnehmer bei einer (umfangreichen) privaten Nutzung des E-Mail-Accounts Arbeitszeit verbracht wird, deren Nutzung eigentlich dem Arbeitgeber zusteht.

Schlagworte zum Thema:  Überwachung, E-Mail, Arbeitgeber

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