Der formale Einfluss der Compliance Officer ist oft beschränkt. Er darf zwar den Code of Conduct verfassen oder Geschenke freigeben, darüber hinaus hat er aber oft keine großen Entscheidungsbefugnisse. Was ist dann eigentlich seine Funktion? Dient er in erster Linie der Außendarstellung? Als Feigenblatt? Oder nimmt er eine ganz andere Rolle wahr?
Fremd- und Selbstwahrnehmung des Compliance Officers
Als Compliance Officer bzw. als Compliance Abteilung hat man häufig nur einen eher vagen Auftrag wie beispielsweise „Korruption aus dem Unternehmen heraus verhindern!“ oder „Die Reputation des Unternehmens schützen!“. Die Stellenbeschreibung ist meist auch nicht viel aussagekräftiger und beschreibt oft – wenn überhaupt – nur ungenau die Einflusssphären oder Entscheidungsbefugnisse eines Compliance Officers und dessen Funktion. Das wird dann zum Problem, wenn die an Compliance Officer herangetragenen Erwartungen durch Unternehmen und deren Führungskräfte und die eigene Selbsteinschätzung weit auseinanderliegen. Befragt man Führungskräfte in Deutschland – so wie es der Berufsverband der Compliance Manager einmal getan hat – bzgl. der Funktion des Compliance Officers, antworten diese überwiegend: Bei einem Compliance Officer handelt es sich um einen Berater der obersten Leitungsebene wie Vorstand oder Geschäftsführung. Gefolgt wird diese Nennung von der Funktionsbeschreibung des Compliance Officers als Aufklärer sowie Übersetzer bezüglich rechtlicher und organisatorischer Anforderungen. Weit weniger relevant wird die Funktion angesehen, Mittler zwischen Leitern und Mitarbeitern zu sein oder interner Ermittler. Interessanterweise unterscheidet sich der Schwerpunkt ein wenig, wenn man die Compliance Officer selbst nach ihrem Rollenverständnis befragt. Dann sind die häufigsten drei Nennungen zwar noch immer dieselben. Ihre Reihenfolge ändert sich aber. Für die Compliance Officer selbst steht die Beratungsfunktion nicht mehr im Vordergrund, sondern der eher fachliche Aspekt der Aufklärung bzw. Übersetzung rechtlicher Anforderungen. Der Unterschied mag gering sein, lässt aber auf eine leichte Abweichung zwischen Fremd- und Selbstwahrnehmung schließen. Compliance Officer sollten sich dieser Diskrepanz bewusst sein.
Compliance Officer als interner Berater
Manager und natürlich auch Mitarbeiter in Unternehmen erwarten vom Compliance Officer in erster Linie Beratung für ihre tägliche Arbeit. Sie wollen zum Beispiel wissen, welche Kunden zu einem bestimmten Event eingeladen werden dürfen, und welche nicht. Sie wollen aber auch wissen, wie man eine solche Einladung gesichtswahrend ablehnen kann oder welche Formulierungen und Informationen auf einer Einladung stehen müssen, damit der eingeladene Kunde von seiner eigenen Compliance Abteilung eine Freigabe erhält. Diese Fragen sind nicht einfach zu beantworten und Manager und Mitarbeiter benötigen hierbei Beratung und jemanden, der die nötige Erfahrung, das Fingerspitzengefühl und auch die fachliche Expertise einbringen kann. Natürlich umfasst diese Beratung in erster Linie die Anwendung und Umsetzung rechtlicher und organisatorischer Anforderungen, der Fokus liegt aber auf der Beratung. Für Compliance Officer ist es eine wichtige Erkenntnis, zu verstehen, dass diese Beratung von ihnen erwartet wird. So können sie sich entsprechend positionieren und ihren Auftrag erfüllen. Dies erreichen sie nicht, indem sie selbst Prozesse steuern oder Entscheidungen treffen, sondern indem sie Entscheidungen von Führungskräften durch ihre fachliche und kompetente Beratung verbessern und so die Reputation des Unternehmens schützen bzw. seine Mitarbeiter vor Regelverstößen bewahren.
Der Compliance Officer ist ein interner Dienstleister
Was können Compliance Officer tun, um dieser Rolle auch tatsächlich auszufüllen?
- Sich dieser Erwartung bewusst zu sein.
- Sich das Mindset eines Dienstleisters anzueignen.
Fragen Sie sich: Wie kann ich helfen? Betrachten Sie die Mitarbeiter und Manager als Ihre Kunden, die Ihre Expertise nachfragen und denen Sie mit Ihrer Beratungsleistung einen Mehrwert stiften wollen. Das bedeutet konkret, dass Sie Anfragen meist nicht einfach mit „Ja“ oder „Nein“ beantworten sollten. Wenn Sie gefragt werden, ob ein Kunde aus dem öffentlichen Dienst zum jährlichen Kundentag eingeladen werden darf oder ob die Gründung einer Arbeitsgruppe zur Diskussion der Nachfrageunterschiede regionaler Absatzmärkte zusammen mit Wettbewerbern erlaubt ist oder nicht, sollte die Antwort nicht einfach nur „Nein“ sein. Sie sollten versuchen herauszufinden, warum genau diese Anfragen gestellt wurden und wie Sie den Kollegen evtl. gangbare Handlungsalternativen anbieten können. Zeigen Sie, dass Sie kein einfacher Nein-Sager sind. Suchen Sie zusammen mit dem Kollegen nach einer Lösung, die seine (z.B. Kundenbeziehung stärken) aber auch Ihre Interessen (Compliance und Integrität!) berücksichtigt. Dies könnte z.B. darin bestehen, dass Sie antworten: „Bevor Sie Kunden aus dem öffentlichen Dienst zu dem Event einladen, müssten Sie sicherstellen, dass derzeit kein Ausschreibungsverfahren mit diesem Kunden im Gange ist und das Einverständnis seiner Dienststelle einholen.“ Erfragen Sie das zugrundeliegende Bedürfnis hinter der Anfrage und überlegen Sie, wie Sie dabei helfen können, es zu befriedigen. Wenn Sie dies beherzigen, schaffen Sie nicht nur Vertrauen bei Managern und Mitarbeitern. Dann schaffen Sie auch Mehrwert und zeigen den Beitrag der Compliance Abteilung zum betriebswirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens auf.