Standardisierte Reporting- und Visualisierungskonzepte i ... / 3.1 Rahmenbedingungen klären

Bestehende Tools und Berichte analysieren

Eine Reporting-Richtlinie muss sich an die Gegebenheiten des Unternehmens anpassen. In vielen Unternehmen gibt es bereits Business Intelligence-Werkzeuge und etablierte Berichte und Dashboards. Auch ohne vorherige Richtlinie ist es nicht sinnvoll diese komplett abzuschaffen oder zu ersetzen. Dennoch ist es lohnenswert sich Gedanken über eine vereinheitlichte Darstellungsweise zu machen.

Sollte sich das Unternehmen noch für kein BI-Werkzeug entschieden haben, so ist es empfehlenswert die Themen Visualisierung und Standardisierung in der Tool-Auswahl zu berücksichtigen. Unternehmen sollten klar ihre Anforderungen dokumentieren und Beispielberichte und Dashboards erstellen. Notfalls geht das auf einem Blatt Papier und kann dann den Herstellern von BI-Anwendungen vorgelegt werden. Dies hat den Vorteil, dass es im Gespräch mit den Herstellern nur um die dokumentierten Anforderungen und deren Umsetzung im Tool geht und nicht um die prinzipiellen Möglichkeiten des Tools.

Add-Ons zu den großen Herstellern, die sich auf Visualisierung spezialisiert haben, sind oftmals eine gute Investition. Diese ermöglichen es dem Ersteller schneller gute Berichte und Dashboards zu gestalten. Zudem sind sie in der Regel günstiger als ein komplett neues BI-Werkzeug anzuschaffen.

Bei der Überprüfung der Rahmenbedingungen bietet sich auch die Gelegenheit, die Empfänger zu interviewen, wie und ob sie mit ihren Berichten und Dashboards zufrieden sind. Oftmals stellen Unternehmen dann fest, dass eine Vielzahl an bereitgestellten Informationen gar nicht mehr von Bedeutung ist. Außerdem ist es hilfreich in diesem Zusammenhang nach bestehenden Konzepten im Unternehmen Ausschau zu halten, wie Usability Richtlinien oder PowerPoint Guides, die eine Reporting-Richtlinie ergänzen können. Die Integration von Bestehendem hilft für die spätere Akzeptanz und Motivation der Richtlinie im Unternehmen.