So wird die Überweisung zum SEPA-Credit-Transfer / 2.3 Überweisungen in der Kreditorenbuchhaltung mit Onlinebanking

Für kleine Unternehmen ist es zu aufwendig, mit Zahlungsläufen aus der Buchhaltungssoftware heraus zu arbeiten. Die Zahl der zu tätigenden Überweisungen ist nicht groß genug. Oft wird die Buchhaltung vom Steuerberater erledigt, Überweisungen werden mit der Software für das Onlinebanking auf den Weg gebracht. Für diese Fälle ist die Umstellung der Überweisungen auf den SEPA-Credit-Transfer weniger aufwendig als bei der Nutzung einer Buchhaltungssoftware zur Erzeugung von Zahlungsdateien.

Ab dem 01.02.2014 können auch im Onlinebanking nur noch SEPA-konforme Kontoidentifikationen verwendet werden, wenn der Absender kein privater Verbraucher ist. Um das zu gewährleisten, muss auch die Software zum Onlinebanking an SEPA angepasst werden. Das geschieht durch ein Update der Programme, oft sogar automatisch während des Kontakts über das Internet.

IBAN und BIC müssen spätestens ab dem Stichtag vorhanden sein, um eine Überweisung auszufüllen. Wer Überweisungen jeweils neu erfasst, hat keine Probleme. Er findet IBAN und ggf. BIC auf der Rechnung des Geldempfängers. Wer auf Stammdaten im Onlinebanking zurückgreift, in denen u a. die Kontoinformationen der Geldempfänger gespeichert sind, muss diese auf IBAN und BIC umstellen.

• Die Umstellung erfolgt in fast allen Programmen zum Onlinebanking automatisch. Die bereits im System vorhandenen Daten der Geldempfänger werden mit dem Update umgestellt.
• Wurden die vorhandenen Kontoinformationen nicht automatisch umgestellt, muss dies manuell geschehen.
• Auch die Software für Onlinebanking verfügt in der Regel über Funktionen zum Export und zum Import von Informationen. Diese können für eine automatische Umstellung mithilfe eines externen Partners verwendet werden, wenn ausreichende IT-Kenntnisse für die Dateiformatierung vorhanden sind.
• Bei neuen Partnern wird gleich die IBAN bzw. der BIC erfasst.

Wichtig: Grundsätzliche Prüfung

Wer im Onlinebanking so viele Geldempfänger verwaltet, dass eine manuelle Änderung der Kontoinformationen nicht mehr sinnvoll ist, sollte eine grundsätzliche Überprüfung der Vorgehensweise durchführen. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Abläufe zur Zahlung mit einer Buchhaltungssoftware kostengünstiger gestaltet werden können als bisher.

Wenn der Steuerberater die Buchhaltung des Unternehmens als Dienstleistung erbringt, erstreckt sich die SEPA-Umstellung auch auf dessen Strukturen. In der Regel wird der Berater keine Zahlungen ausführen, dennoch speichert er im Kreditorenstamm die Kontoinformationen. Der Unternehmer muss mit seinem Steuerberater klären, ob und bis wann er Informationen aus der Buchhaltung des Unternehmens benötigt.

Checkliste: Umstellung von Überweisungen in der Kreditorenbuchhaltung mit Onlinebanking
Schritt
1	Prüfen der Software zum Onlinebanking und, falls noch nicht geschehen, Update der Software
2	Prüfen, ob alle Kontodaten der Geldempfänger automatisch umgestellt wurden.
3	Falls notwendig, die Felder IBAN und BIC mit den ermittelten Kontoinformationen füllen
4	Neue Geldempfänger werden bis zur Umstellung mit beiden Konto­informationen (Kontonummer + Bankleitzahl und IBAN + BIC) erfasst.
5	Umstellung der Zahlung auf SEPA-Überweisung (Absprache mit der Bank nicht notwendig, da getrennte Funktionen für SEPA und bisherige Überweisungen in Onlinebankingsoftware vorhanden)