Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterla ... / 4 Praxis-Beispiel

4.1 Grundinformationen

Die RST Aufbewahr GmbH hat ihren Sitz und ihre Geschäftsleitung in Freiburg und ist gemäß § 267 Abs. 2 HGB als mittelgroße Kapitalgesellschaft eingestuft. Das Geschäftsjahr der Gesellschaft geht vom 1. Januar bis zum 31. Dezember; zum Bilanzstichtag 31.12.00 soll erstmalig eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in der Handels- und Steuerbilanz gebildet werden.

Hierfür wurden von der Finanzbuchhaltung folgende Daten zur Verfügung gestellt:

Die Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen erfolgt in den angemieteten Räumen; hierfür steht ein separater, abgetrennter Archivraum mit 40 m² zur Verfügung. Die Gesamtmietfläche beträgt 800 m²; die Jahresmietkosten belaufen sich auf 66.000 EUR.

Folgende jährliche Mietnebenkosten fallen für die angemieteten Geschäftsräume an:

• Heizkosten: 6.000 EUR
• Reinigungskosten: 2.000 EUR
• Hausmeisterkosten: 2.000 EUR

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen werden im Archivraum in Aktenordnern in abschließbaren Schränken aufbewahrt. Die Schränke werden noch über einen längeren Zeitraum mit 200 EUR im Jahr abgeschrieben.

Für die Archivierung der Unterlagen entstehen pro Jahr einmalige Kosten für Digitalisierung, Ablage und Datensicherung in Höhe von 300 EUR.

Die Gesellschaft rechnet mit einer jährlichen Steigerung der Kosten in Höhe von 2 %. Latente Steuern werden zur Vereinfachung außer Acht gelassen.

4.2 Ermittlung der rückstellungsfähigen Kosten

Die Fläche der Archivräume beträgt 40 m²; im Verhältnis zur gesamten Fläche von 800 m² entspricht dies einem prozentualen Anteil von 5 %. Dieser Anteil ist bei der Ermittlung der rückstellungsfähigen Kosten auf die Jahresgesamtkosten anzuwenden.

Kostenart	Berechnung	Kosten	prozentualer Anteil
Mietkosten	5 % von 66.000 EUR	3.300 EUR	82,5 %
Heizkosten	5 % von 6.000 EUR	300 EUR	7,5 %
Reinigung (Lohn)	5 % von 2.000 EUR	100 EUR	2,5 %
Hausmeister (Lohn)	5 % von 2.000 EUR	100 EUR	2,5 %
Schränke (Abschreibung)	Jahresabschreibung	200 EUR	5,0 %
	Summe jährl. Kosten	4.000 EUR	100,0 %

Zu diesen laufenden Kosten sind die einmaligen Kosten für Digitalisierung, Ablage und Datensicherung in Höhe von 300 EUR separat hinzuzurechnen.

4.3 Steuerbilanz: Zugangsbewertung

Für die Ermittlung der Rückstellungshöhe wird in der Steuerbilanz auf die Multiplikator-Methode zurückgegriffen. Hierfür werden die laufenden Kosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert. Einmalige Kosten für die Digitalisierung oder Datensicherung fallen nicht laufend an und dürfen daher nicht vervielfältigt werden.

Berechnung	Betrag
4.000 EUR jährl. Kosten x Faktor 5,5	22.000 EUR
zuzüglich einmalige Kosten	300 EUR
Rückstellung in der Steuerbilanz	22.300 EUR

Da bei Rückstellungen in der Steuerbilanz die Wertverhältnisse am Bilanzstichtag maßgebend sind, dürfen keine Kosten- und Preissteigerungen berücksichtigt werden. Eine Abzinsung der Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist in der Steuerbilanz nicht vorzunehmen. Daher kann der mittels Multiplikator-Methode ermittelte Rückstellungsbetrag direkt in die Steuerbilanz eingebucht werden.

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4210	Miete (Anteil 82,5 %)	18.150
4230	Heizung (Anteil 7,5 %)	1.650
4110	Löhne (Anteil 2 x 2,5 %)	1.100
4830	Abschr. auf Sachanl. (Anteil 5 %)	1.100
4900	sonst. betriebl. Aufw. (einmalige Kosten)	300	0966	Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten	22.300

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
6310	Miete (Anteil 82,5 %)	18.150
6320	Heizung (Anteil 7,5 %)	1.650
6010	Löhne (Anteil 2 x 2,5 %)	1.100
6220	Abschr. auf Sachanl. (Anteil 5 %)	1.100
6300	sonst. betriebl. Aufw. (einmalige Kosten)	300	3096	Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten	22.300

4.4 Steuerbilanz: Folgebewertung

Da die Rückstellung im Vorjahr erstmalig gebucht wurde, ist im Folgejahr und in den folgenden Jahren lediglich eine Anpassung hinsichtlich der Änderungen der Bewertungsparameter vorzunehmen. Unter der Annahme, dass keine Veränderungen in den Grunddaten vorliegen, werden im Beispielsfall lediglich gestiegene Kosten im Folgejahr berücksichtigt.

Sollten jedoch grundlegende Veränderungen vorliegen, wie beispielsweise die Vergrößerung der Archivfläche, Ausweitung der Nebenkosten durch Inanspruchnahme eines Sicherheitsdienstes oder die Anschaffung weiterer Schränke und Regale, ist die Kosten- und Rückstellungsermittlung neu aufzusetzen und zu verbuchen.

Im vorliegenden Beispielsfall wird eine Kostensteigerung von 2 % angenommen. Somit sind die laufenden Kosten von 4.000 EUR im Vorjahr auf 4.080 EUR (4.000 EUR x 1,02) gestiegen. Die Neuberechnung der Rückstellung sieht wie folgt aus:

Berechnung	Betrag
4.080 EUR jährl. Kosten x Faktor 5,5	22.440 EUR
einmalige Kosten	300 EUR
Rückstellung in der Steuerbilanz	22.740 EUR

Im Vergleich zur Zugangsbewertung im Vorjahr ergibt sich ein Zuführungsbetrag im Rahmen der Folgebewertung in Höhe von 440 EUR (22.740 EUR – 22.300 EUR = 440 EUR). Dieser Zuführungsbetrag ist gemäß den prozentualen Anteilen auf die verschiedene...