Potenzial- und Wettbewerbsanalyse für Unternehmen: Stärk ... / 2.1 10 Punkte zur Planung und Vorbereitung

Im Vorfeld muss das Unternehmen die notwendigen Rahmenbedingungen schaffen. Folgende Aspekte sind dabei vor allem zu beachten:

1.	Unterstützung des Geschäftsführers oder Inhabers sicherstellen: Dieser muss vollständig hinter der Durchführung und Umsetzung der Potenzialanalyse stehen. Ohne diesen Rückhalt kann das Instrument nicht erfolgreich eingesetzt werden.
2.	Team zusammenstellen: Die Durchführung einer Potenzialanalyse sollte möglichst von mehreren Mitarbeitern (Faustregel: soweit möglich 2–3 Personen plus Geschäftsführer) unterschiedlicher Abteilungen oder Arbeitsbereiche vorgenommen werden. So sichert man sich möglichst viel Wissen und Ansichten aus verschiedenen Bereichen.
3.	Leitung der Führungsspitze übertragen: Die Leitung sollte dem Geschäftsführer oder seinem Stellvertreter obliegen, und darf nicht an einzelne Beschäftigte delegiert werden.
4.	Starttermin und Dauer festlegen: Stehen die an der Durchführung der Analyse beteiligten Personen fest, sollte man Starttermin und geplante Dauer der Analyse festlegen. Die Erfahrungen zeigen, dass die Durchführung der Analyse mehrere Wochen dauern kann. Konkrete Angaben zum Zeitansatz sind an dieser Stelle schwierig, da die Dauer auch davon abhängig ist, welche Erfahrungen mit strategischen Instrumenten vorhanden sind, wie groß der Diskussionsbedarf bei den Beteiligten ist, welche Daten bereits vorliegen usw. Faustregel: Realistisch ist ein Zeitraum von etwa 4–6 Wochen, wobei natürlich nicht alle Beteilitgen täglich an der Analyse arbeiten. Unternehmen, die noch keine Erfahrung mit der Potenzialanalyse besitzen, sollten lieber großzügiger planen. Für die notwendigen Wiederholungen können sie dann auf Grund des Lerneffekts einen kürzeren Zeitraum vorsehen.
5.	Offiziellen Startschuss geben: Der Projektstart sollte möglichst in Form eines gemeinsamen Meetings stattfinden, falls möglich an einem Ort, an dem Störungen weitgehend ausgeschlossen sind. Zeitraum hierfür: ein halber bis ganzer Tag. Der Vorteil ist, dass man sich länger und intensiver austauschen kann, und nicht durch Angelegenheiten des Tagesgeschäfts gestört wird. Oft ergeben sich schon während des Meetings Ansätze für Verbesserungen.
6.	Umsetzung im Tagesgeschäft: Für die operative Umsetzung sollte möglichst ein Mitarbeiter zuständig sein, der über profundes betriebswirtschaftliches Wissen verfügt. Wird die Potenzialanalyse erstmalig durchgeführt, sollte überlegt werden, einen Berater hinzuzuziehen, der als neutraler Moderator fungiert. Dass dies sinnvoll ist, zeigt die Praxis: Vor allem in den Phasen, in denen über Kriterien und deren Bewertung diskutiert wird, geht es oft "hoch her", da jeder Beteiligte andere Ansichten hat und tendenziell zunächst versuchen wird, das eigene "Revier zu verteidigen". Ein guter Moderator kann die Wogen glätten und dafür sorgen, dass ein für alle Beteiligten günstiges Ergebnis erreicht wird.
7.	Finanzielle Aufwendungen berücksichtigen: Zur Durchführung gehört auch, dass der Betrieb prüft, ob und in welchem Umfang er ggf. zusätzliche Finanzmittel und andere Ressourcen benötigt, etwa für Reisen, Kundenumfragen, Produkttests oder den Moderator. Sollen Erhebungen oder Befragungen durchgeführt werden, ist es unter Umständen erforderlich, hierfür Mitarbeiter zu beauftragen, die dann ihre Tagesarbeit aufgrund dieser Zusatzaufgabe(n) möglicherweise nicht in vollem Umfang erledigen können.
8.	Mitarbeiter informieren: Auch in kleinen Unternehmen mit nur wenig Beschäftigten ist es wichtig, alle Mitarbeiter umfassend und ehrlich über das Vorhaben zu informieren. Nur so lässt sich verhindern, dass Gerüchte, etwa über bevorstehenden Stellenabbau oder Unsicherheiten, etwa bezüglich veränderter Aufgaben, auftreten.
9.	Funktionsweise und Ziele erläutern: Zusätzlich müssen Funktionsweise, Ziele, Hintergründe und Aufgaben der Potenzialanalyse ausführlich erläutert werden, damit klar ist, was am Ende erreicht werden soll und wer welche Arbeiten übernehmen soll.
10.	Keine "harten Zahlen" nötig: Bei der Bewertung genügen meist frei zugängliche Daten, Informationen oder eigene Schätzungen. In den meisten Fällen ist es für die Durchführung der Analyse nicht erforderlich, mit "harten" Zahlen, etwa Finanz- oder Kalkulationsdaten, zu arbeiten.

Praxis-Tipp

Potenzialanalyse auch für Unternehmensbereiche oder Produkte möglich

Sie müssten die Potenzialanalyse nicht für das gesamte Unternehmen durchführen, sondern können diese (zunächst) für einzelne Produkte, Sparten oder Abteilungen umsetzen. Vor allem Betriebe, die keine Erfahrungen mit dem Werkzeug besitzen, sollten überlegen, ob sie nicht mit der Analyse eines Produktes beginnen.