Konsequentes Forderungsmanagement

Einführung

Durch die anhaltende Wirtschaftskrise wird die Zahl der Unternehmenspleiten in diesem Jahr voraussichtlich deutlich ansteigen. Entsprechend schlecht ist es auch um die Zahlungsmoral bestellt; diese nimmt national wie international weiter ab. Um dieser Entwicklung zu begegnen, sollten Unternehmen ein konsequentes Forderungsmanagement betreiben. Dieser Beitrag informiert über mögliche Vorgehensweisen und gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen.

1 Ausgangssituation

Jedes Unternehmen, sei es nun Produktions- oder Dienstleistungsunternehmen, erstellt eine Leistung, die am Markt abgesetzt werden muss. Grundsätzlich gibt es dabei zwei Möglichkeiten: Leistung gegen Geld (Zug um Zug) und Leistung gegen Rechnung. Erst durch die Leistung auf Rechnung, also auf Ziel, wird das Problem der Streckung des Zahlungsziels und des Risikos des Zahlungsausfalls durch die Kunden relevant.

Die Sicherung des Forderungseingangs sowie die Einflussnahme auf Höhe und Dauer der Kundenforderungen (Debitoren) sind wichtige unternehmerische Funktionen, die nicht nur den Erfolg, sondern in vielen Fällen sogar den Bestand des Unternehmens tangieren. Mit einem konsequenten Forderungsmanagement, vom Kunden-Check über die zügige Rechnungsstellung und das konsequente Mahnwesen bis hin zur gerichtlichen Durchsetzung der Forderungen können Unternehmen die Risiken minimieren und schneller zu ihrem Geld kommen.

2 Ermittlung der Debitoren

Erste Voraussetzung zur Beeinflussung der Debitoren ist die genaue Kenntnis über Art und Höhe der jeweiligen Debitoren-Einzelposten. Jeder Einzelposten ist nach dem einzelnen Kunden, seiner Höhe und dem Entstehungstag zu ermitteln. Diese Aufstellung kann durch weitere Daten ergänzt sein, z. B. Zahlungsziele, Sicherungsmittel usw.

In kleineren Unternehmen wird diese Ermittlung vielfach noch manuell vorgenommen, immer häufiger jedoch – wie auch in mittleren und großen Unternehmen – mithilfe der Datenverarbeitung. Bei der Auswahl von Finanzbuchführungsprogrammen sollte daher unbedingt darauf geachtet werden, dass eine Auswertung der Debitoren (sowohl als Bildschirmauskunft wie als Listenausdruck) möglich ist.

Kennzahlen

Um zu einer schnellen Einschätzung der aktuellen Debitorensituation im Unternehmen zu gelangen, ist die Verwendung von Kennzahlen hilfreich. Mögliche und praxisrelevante Kennzahlen sind z. B.

• die Debitorenumschlagshäufigkeit (durchschnittlicher Umsatz : durchschnittliche Debitoren) und
• das durchschnittliche Zahlungsziel in Monaten (durchschnittliche Debitoren : durchschnittlicher Umsatz).

Um zu besseren Erkenntnissen zu gelangen, werden gleitende Mittelwerte angesetzt. Dabei werden die monatlichen Endbestände der Debitoren sowie die monatlichen Umsätze ermittelt. Die Werte von drei aufeinanderfolgenden Monaten werden addiert und daraus der durchschnittliche Wert gebildet.

ABC-Analyse der Kunden

Ein weiteres Hilfsmittel zur Analyse der Debitoren bietet die ABC-Analyse. Durch die Auflistung der Debitoren der Einzelkunden lassen sich deren prozentuale Anteile an den Gesamt-Debitoren ermitteln. Je größer der Anteil eines Einzeldebitors (A-Debitor) an den Gesamtdebitoren ist, desto höher ist das Ausfallrisiko einzuschätzen. Aus Sicht der Debitorenanalyse ist es daher ratsam, in der Buchhaltung keine Diversen-Konten zu führen, sondern grundsätzlich für jeden Kunden ein eigenes Konto einzurichten.

Der Erkenntniswert lässt sich weiter steigern, wenn zu den Debitoren auch die Umsätze der Einzelkunden herangezogen werden. Darüber hinaus lässt sich noch der Debitorenfaktor ermitteln, der den Anteil der Debitoren am Umsatz aufzeigt. Ein hoher Debitorenfaktor bedeutet, dass bei diesem Kunden entweder längere Zahlungsziele oder eine schleppende Zahlungsweise vorliegen.

Vor allem bei den A-Debitoren ist eine Insolvenzbeobachtung dringend erforderlich, da der Forderungsausfall dieser Kunden den Bestand des eigenen Unternehmens stark beeinträchtigen bzw. sogar direkt zur eigenen Insolvenz führen kann.

Praxis-Tipp

Insolvenzen kommen nicht über Nacht und haben regelmäßig eine Vorgeschichte. Auf nachfolgende Warnsignale sollte geachtet werden:

• häufige Umbesetzung und steigende Fluktuation bei den Führungskräften, insbesondere bei der Unternehmensleitung,
• Verlagerung des Geschäftssitzes,
• Schließung von Niederlassungen,
• bisherige Zahlungsgepflogenheiten ändern sich negativ,
• steigende Zahl unberechtigter Reklamationen,
• ständig wechselnde Ansprechpartner und/oder Zuständigkeiten,
• sich verschlechternde Auftragsabwicklung.

Liegen ein oder mehrere dieser Warnsignale vor, dann ist äußerste Vorsicht geboten. In diesem Fall sind die Sicherungsmaßnahmen zu verstärken. Dabei sollte auch die Möglichkeit in Betracht gezogen werden, auf ein Geschäft ganz zu verzichten.

3 Branchenvergleiche

Der Vergleich der unternehmensspezifischen Werte mit denen von anderen Unternehmen derselben Branche bringt ebenfalls interessante Erkenntnisse. In vielen Branchen ermitteln Verbände oder Kammern derartige Vergleichszahlen. Gibt es Vergleichszahlen, sollten diese unbedingt für eine unternehmensspezifische Risikoanalyse herangezo...