Konflikte in der Geschäftsführung: vorbeugen, erkennen, ... / 2 10 Regeln zum richtigen Umgang zwischen Gesellschaftern und Geschäftsführern

Ist das Vertrauen zwischen mehreren Gesellschafter-Geschäftsführern erst einmal gestört, ist eine Verständigung kaum mehr möglich. Auch nicht darüber, wie eine Konfliktsituation gemeinsam und konstruktiv gelöst werden kann. Wichtig ist, dass Sie sich vorab – also vor dem Entstehen von Konflikten – bereits auf Regelungen und Instrumente geeinigt haben, mit denen Konfliktsituationen angegangen werden, ohne dass sofort schwere Geschütze wie Anwälte oder sogar gerichtliche Maßnahmen angedroht oder eingesetzt werden.

In der Praxis bewährt sind die folgenden 10 Regeln zur Zusammenarbeit zwischen den (Gesellschafter-) Geschäftsführern eines Unternehmens.

1. Regel: Arbeiten mit Zielvereinbarungen

In der Zielvereinbarung legen alle Gesellschafter/Geschäftsführer gemeinsam fest,

• wer
• welche Ziele
• bis wann
• mit welchen Ressourcen

erreichen will. Sobald ein Gesellschafter/Geschäftsführer Anzeichen dafür sieht, ein vereinbartes Ziel nicht zu erreichen, muss er seine Mit-Gesellschafter/Geschäftsführer darüber informieren.

Alle Zielvereinbarungen werden in einem Katalog zusammengefasst, laufend aktualisiert und allen Gesellschaftern/Gesellschafter-Geschäftsführern zur Verfügung gestellt.

Praxis-Beispiel

Katalog der Zielvereinbarungen

Nr.	Ziel/Budget	Status	Zuständig	Termin
01	Personalbeschaffung/30.000 EUR	Stellenanzeige schalten	A	30.6.20xx
02	neue Kunden akquirieren/2.500 EUR	Besuche bei Firma Meier und Firma Schulze	B	31.7.20xx

2. Regel: Zuständigkeiten klar abgrenzen

Die Aufgabenbereiche der Geschäftsführer müssen klar abgegrenzt werden. Dabei kann man sich an der fachlichen Qualifikation orientieren, aber auch an der betriebswirtschaftlich gängigen Verteilung der Ressorts (kaufmännische Leitung, Produktion/Entwicklung, Marketing/Vertrieb, Personal, IT).

Der jeweilige Gesellschafter/Geschäftsführer ist dabei für alle üblicherweise im Ressort anfallenden Aufgaben zuständig. Zur Aufgabe gehört es auch, das Ressort ständig an die sich ändernden Bedürfnisse der Gesamtorganisation anzupassen.

Praxis-Tipp

Muster Stellenbeschreibungen für Geschäftsführer

Nutzen Sie auch unsere Musterstellenbeschreibungen für Geschäftsführer der verschiedenen Ressorts:

• Stellenbeschreibung: Technischer Geschäftsführer
• Stellenbeschreibung: Kaufmännischer Geschäftsführer
• Stellenbeschreibung: Geschäftsführer Produktion/Technik
• Stellenbeschreibung: Geschäftsführer/in Marketing/Vertrieb
• Stellenbeschreibung: Geschäftsführer Finanzen/Rechnungswesen/Controlling

3. Regel: Transparenz und Offenheit

Jeder Gesellschafter/Geschäftsführer muss die Mit-Gesellschafter über sein Ressort so gut wie möglich informieren. Probleme, die in einem Ressort auftreten, sollten offen besprochen und der Rat der Kollegen dazu eingeholt werden.

Der Geschäftsführer sollte lieber zu viel als zu wenig informieren. Informationen sind grundsätzlich immer in den dazugehörenden Informationszusammenhang zu stellen, damit die Mit-Gesellschafter/Geschäftsführer jederzeit die Bedeutung der Information richtig einschätzen können.

4. Regel: Absprachen und Vereinbarungen vollständig dokumentieren

Trotz des Aufwands müssen grundsätzlich alle geschäftsbezogenen Absprachen und Vereinbarungen zwischen den GmbH-Chefs vollständig und inhaltlich nachvollziehbar dokumentiert werden. Das betrifft Gesellschafterversammlungen, Ressortsitzungen, aber auch Abteilungen und abteilungsübergreifende Projektarbeit.

Damit ist sichergestellt, dass im Konfliktfall oder bei späteren gerichtlichen Auseinandersetzungen auf eine lückenlose Dokumentation der betrieblichen Abläufe zurückgegriffen werden kann.

Praxis-Tipp

Aus Lücken lernen

Fehlende Protokolle geben Hinweise auf Pflichtversäumnisse und eine fehlerhafte Ausübung des Amts. Haken Sie hier ein, wenn Sie auf Lücken in der Dokumentation stoßen.

5. Regel: Arbeitstechniken ständig verbessern

Man sollte sich nicht auf einer einmal gewohnten Arbeitstechnik ausruhen. Die technische Entwicklung ermöglicht laufend neue Kommunikations- und Arbeitstechniken im Betrieb, z.B. Intranet, oder BLOGs etc. Das Thema Arbeitstechnik ist ein ständiges, persönliches Weiterbildungsthema. Alle Mitarbeiter des Ressorts/der Abteilung müssen in diesen Prozess einbezogen werden.

6. Regel: Kontrolle muss sein

Zielvereinbarungen dürfen und müssen gegenseitig kontrolliert werden können. Dies ist kein Ausdruck von Misstrauen, sondern wichtiger Bestandteil gemeinsamen Handelns. Kontrollen beinhalten Verständnisfragen, gezielte Zusatzfragen, aber auch Einsicht in Unterlagen und Dokumente, die für die eigene Meinungsbildung wichtig sind. Zu beachten ist aber, dass überzogene Kontrollen als Gängelung verstanden werden können und immer im Verhältnis zum damit verbundenen Aufwand gesehen werden müssen.

7. Regel: Konflikte offen ansprechen

Meinungsverschiedenheiten gehören zur Arbeits- bzw. Ressortteilung. Wichtig ist, dass diese zeitnah, direkt und ohne Polemik angesprochen werden. Dazu gehört auch, Fehler und Pannen offen anzusprechen und Maßnahmen zur Abhilfe vorzuschlagen. Die meisten Konflikte lassen sich ent...