GoBD: Von A wie Aufzeichnungen bis Z wie Zwangsgeld

Zusammenfassung

 

Überblick

In der Buchhaltung treten immer wieder Fragen zur Buchführung, Aufzeichnungen und Aufbewahrung auf. In unserem Beitrag haben wir die Vorschriften des BMF-Schreibens (GoBD) aus 2014, Vorschriften zur Kassenführung und Einnahmen-Überschussrechnung unter Einbeziehung weiterer BMF-Schreiben und Rechtsprechung zum Stand 1.1.2018 zusammengefasst und nach Praxisthemen geordnet.

Im Glossar finden Sie einen Schnelleinstieg in die einschlägigen (EDV-) Begriffe, deren Bedeutung und Verweise zu Rechtsvorschriften.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§§ 140 bis 148, 158 AO

§§ 4, 5, 41 EStG

§§ 14, 14b, 22 UStG

§§ 238,239, 257, 261 HGB

  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD[1]
  • Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften[2]
  • Einzelhandel, Bargeschäfte[3]

1 Buchführungs-Aufzeichnungsvorschriften

1.1 Beweiskraft der Buchführung

Buchführung und Aufzeichnungen, die den Vorschriften der §§ 140-148 AO entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden.[1]

1.2 Formelle Vorschriften

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit[1]

  • Belegprinzip
  • Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen können.[2]
  • Progressive und retrograde Prüfbarkeit
  • Vorhalten der Verfahrensdokumentation

Vollständigkeit[3]

  • Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden.
  • Verdichtungen müssen aufschlüsselbar sein.[4]
  • Lückenlose Aufzeichnungen über Wert, Inhalt und Geschäftspartner
  • Aufbewahrungspflicht für Schichtzettel im Taxigewerbe
  • Name des Geschäftspartners bei Taxibetrieben entbehrlich
  • Keine Einzelaufzeichnungen bei Barverkäufen über den Ladentisch mit offener Ladenkasse
  • Einzelaufzeichnungspflicht bei Barverkäufen über Ladentisch mit PC-Kasse erforderlich (= Digitale Daten der PC-Kasse)
  • Einzelaufzeichnungen bei Bargeschäften ab 10.000 EUR erforderlich[5]
  • Keine mehrmalige Verbuchung ein und desselben Geschäftsvorfalls

Richtigkeit[6]

  • Geschäftsvorfälle sind nach den tatsächlichen Verhältnissen abzubilden.

Zeitgerechtigkeit[7]

  • Laufende Verbuchung.
  • Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden.
  • Erfassung von unbaren Geschäftsverfällen innerhalb von 10 Tagen ist unbedenklich.
  • Monatliche Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen möglich, wenn Vollständigkeit durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt ist.
  • Periodengerechte Verbuchung (Rechnungsabgrenzungen)

Ordnung[8]

  • Systematische Erfassung und nachvollziehbare Buchungen
  • Getrennte Aufzeichnung von baren und unbaren Geschäften
  • Getrennte Aufzeichnung von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen
  • Einheitliche Aufzeichnung von ermäßigt und voll versteuerten Umsätzen ist möglich (Stichwort: Trennung der Entgelte)
  • Zeitliche Ordnung (Grundbuch, Journal) und sachliche Ordnung (Hauptbuch, Kontenfunktion)

Unveränderbarkeit[9]

  • Protokollierung von Änderungen und Löschungen[10]
  • Durchgehende Protokollkette von Beleg, Grundaufzeichnung und Buchung[11]
  • Historie sowohl für Bewegungsdaten (Buchungen) als auch für Stammdaten, Metadaten oder Schlüssel) erforderlich (Tz 89 GoBD)
  • Auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.[12]
  • Die Vorgaben sind durch eine Verfahrensdokumentation und Verarbeitungsprotokolle zu verifizieren.

Belegwesen/Belegfunktion

  • Die Belegfunktion ist Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Gewinnermittlung.[13]
  • Sofern kein Fremdbeleg vorhanden ist, muss ein Eigenbeleg erstellt werden.[14]
  • Kontierung erforderlich;[15] bei digitalen Belegen elektronische Verknüpfung mit digitalem Beleg
  • Belegsicherung durch fortlaufende Nummerierung oder Scannen mit anschließender Barcodevergabe
  • Verknüpfung des Belegs mit Grundaufzeichnung mittels eindeutiger Primanota[16]

    • Mindestanforderungen an einen Beleg[17]
    • Eindeutige Belegnummer, Index, Rechnungsnummer
    • Belegaussteller/-empfänger, soweit branchenüblich
    • Buchungsbetrag
    • Währung, Wechselkurs bei Fremdwährung
    • Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls
    • Belegdatum
    • Aussteller (soweit nicht vom System kreiert)
    • Ggf. weitere Angaben für Umsatzsteuerzwecke (Steuersatz, Steuerbetrag etc.[18])[19]
    • Sonstige zur Besteuerung notwendige Angaben

      Einzelpreis (wg. Bewertung)

      Valuta Fälligkeit (wg. Bewertung)

      Skonti, Rabatte (wg. Bewertung, USt)

      Zahlungsart

      Angaben zur Steuerbefreiung

  • Bei datenverarbeitungsgestützten Prozessen kann die Belegfunktion auch durch die Generierung der Buchung in einem dem GoBD entsprechenden Programm erfüllt werden.

Bei Dauersachverhalten sind die Ursprungsbelege Basis für die Belegfunktion.

  • Buchführungspflicht der Kaufleute[20]
  • Aufbewahrungspflicht für abgesandte Handelsbriefe[21]
  • Aufbewahrungsfristen[22]
  • Lesbarmachung[23]
  • Verfügbarkeit[24]
  • Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass sie die Besteuerung ermöglichen.[25]
  • Kassenaufzeichnungen sind täglich zu erfassen.[26]
  • Buchführung und Aufbewahrung in Deutschland[27]
  • Buchführung ...

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt ProFirma Professional. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich ProFirma Professional 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Artikel.



Meistgelesen