Beschaffungscontrolling: Den Einkauf zielorientiert steuern / 7 Organisation des Beschaffungscontrollings

Zusammenspiel Controller und Manager

Wie auch das Unternehmenscontrolling ergibt sich das Beschaffungscontrolling aus dem Zusammenspiel mehrerer Personen, die nicht unbedingt Controller-Rollen innehaben müssen. Die Inhaber der Beschaffungscontrollingfunktion sind für die Existenz der Planungs-, Kontroll- und Informationsinstrumente und für die Durchführung von Planung, Abweichungsanalysen und Managementinformation verantwortlich, die Inhalte der Planung werden hingegen von den Führungskräften der Beschaffungsabteilung beigesteuert. Beschaffungscontrolling setzt aber nicht die Existenz einer eigenen Beschaffungscontrollingstelle im Unternehmen voraus. Die Controlling-Tätigkeiten werden häufig von Mitarbeitern der Beschaffung, vom Beschaffungsmanagement oder vom Unternehmenscontrolling ausgeführt.

Kontextfaktoren für eine Beschaffungscontrollingstelle

Ob eine eigene Beschaffungscontrollingstelle sinnvoll ist, kann deshalb nur unternehmensspezifisch festgelegt werden, da es insbesondere von folgenden Faktoren abhängt:^[1]

• Höhe des Beschaffungsvolumens,
• Bedeutung der Beschaffung für den Unternehmenserfolg,
• organisatorische Einordnung der Beschaffung in die Unternehmensorganisation,
• Anzahl der Mitarbeiter in der Beschaffung und
• Abgrenzung, welche beschaffungsrelevanten Tätigkeiten von der Beschaffung und welche von der Unternehmensführung wahrgenommen werden.

Die zunehmende Bedeutung der Beschaffung führt verstärkt zur Forderung, analog zu anderen Bereichs- bzw. Bindestrich-Controllingfunktionen auch eine eigene Beschaffungscontrollingstelle einzurichten. Die Forderung nach Unterstützung – als betriebswirtschaftlicher Berater oder kritischer Gegenpart – und Entlastung des Beschaffungsmanagements setzt eine Beschaffungscontrollingstelle voraus. Es ist aber auch möglich, dass der potenzielle Aufgabenumfang nicht ausreicht, um unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeitsaspekten die Einrichtung einer entsprechenden Stelle zu rechtfertigen. Vor- und Nachteile unterschiedlicher organisatorischer Ausprägungen finden sich in Abb. 5.

Abb. 5: Organisationsalternativen des Beschaffungscontrolling

[1] Vgl. Friedl, 1990, S. 104–116 und 120–129; Reinschmidt, 1989, S. 81 ff. und 152–168; Flatten, 1986, S. 177–196; Jahns, 2005, S. 340 f.