Aufbewahrungsfristen/Aufbewahrungspflichten: Räumen Sie ... / Zusammenfassung

Neben Handelsbüchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüssen müssen Unternehmer auch Buchungsbelege und sonstige Buchungs- und Organisationsunterlagen, die Grundlage für die Buchführung sind, sowohl nach handels- als auch nach steuerrechtlichen Vorschriften aufbewahren. Eine genaue Kenntnis der Aufbewahrungsfristen und deren Berechnung ist daher unerlässlich. Die Aufbewahrungspflicht wird insbesondere dadurch verletzt, wenn Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden. Eine Verletzung der Aufbewahrungspflichten führt zu Strafen. Zudem muss im Besteuerungsverfahren mit einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen gerechnet werden.

Handelsrechtlich stellen die Aufbewahrungsfristen in erster Linie sicher, dass Belege in einem Zivilprozess^[1] bzw. in einer zivilrechtlichen Auseinandersetzung^[2] als Beweismittel vorgelegt werden können. Die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen, die aus praktischen Gründen den handelsrechtlichen weitgehend angepasst sind, dienen dem Finanzamt zur Überprüfung der Besteuerungsgrundlagen.

Belege müssen mindestens 6 Jahre, teilweise auch sogar 10 Jahre lang aufbewahrt werden.^[3] Auch Privatpersonen erhalten im Laufe der Zeit zahlreiche Dokumente (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Darlehens-, Miet- oder Arbeitsverträge, Renten- und Steuerbescheide). Wenn die angesammelten Belege überhandnehmen, stehen viele vor der Frage: Was muss noch aufbewahrt werden?

Nichtunternehmer sind gesetzlich verpflichtet, Handwerkerrechnungen und Kontoauszüge für Werkleistungen, Wartungs- oder Reparaturarbeiten an einer Immobilie oder einem Grundstück mindestens 2 Jahre aufzubewahren.^[4] Diese Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die Handwerkerrechnung ausgestellt wurde. Lesen Sie, welche Unterlagen im Jahr 2021 vernichtet werden können.

Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten sind im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt und betreffen ausschließlich Kaufleute.^[5] Das Steuerrecht enthält in der Abgabenordnung (AO) Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, die Unternehmer, die keine Kaufleute sind,^[6] und auch Privatpersonen.^[7] beachten müssen.

Zudem wurde durch das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz von 2004 eine Aufbewahrungspflicht von Rechnungen in das Umsatzsteuergesetz aufgenommen.^[8] Diese Aufbewahrungspflicht ist zum Teil auch von Privatpersonen zu beachten.^[9]

Weitere Regelungen zur Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen sind zu finden in:

• Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB); diese gelten für das Handelsrecht^[10] und werden durch § 140 AO in das Steuerrecht übernommen
• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003). Für Veranlagungszeiträume ab 2020 gilt ein neues BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001. In Rz. 184 dieses Schreibens wird es aber nicht beanstandet, wenn diese Grundsätze auch schon vorab angewendet werden.