Fachbeiträge & Kommentare zu Personalakte

Generell lassen sich die Aufgaben des HR-Bereichs mit Hilfe einer HR-Prozesslandkarte gliedern in HR-Unterstützungsprozesse, worin alle administrativen Aufgaben enthalten sind (Entgeltabrechnung, Vertragswesen, Bescheinigungen, Personalakte), HR-Kernprozesse mit allen Aspekten der lebenszyklusorientierten Personalarbeit von der Einstellung bis zum Ausscheiden von Mitarbeiter...mehr

Die HR-Organisation kann eine Vielzahl von Aufgaben wahrnehmen. Die HR-Aufgaben werden im unternehmerischen Sprachgebrauch auch als HR-Dienstleistung, HR-Aufgabe oder HR-Produkt im HR-Produktportfolio bezeichnet. Die Aufgaben zielen darauf ab, durch passende Initiativen die Menschen im Unternehmen für ihre Aufgaben zu befähigen. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, über ein...mehr

Rz. 25 Spätestens eine Woche vor Einleitung der Wahlen hat der Vermittler erneut eine Verständigung der beiden Wahlvorstände über die Zuordnung der strittigen Personen zu versuchen (§ 18a Abs. 2 Satz 1 BetrVG). Der Arbeitgeber hat den Vermittler dabei auf Verlangen zu unterstützen. Das heißt: Der Arbeitgeber hat erforderliche Auskünfte zu erteilen und erforderliche Unterlage...mehr

Rz. 5 Die Schweigepflicht gilt grundsätzlich gegenüber jedermann, auch gegenüber Arbeitnehmern des Betriebs.[1] Keine Pflicht zum Stillschweigen besteht jedoch in folgenden Fällen: Gegenüber Mitgliedern der Institution, der das jeweilige Mitglied angehört, also z. B. Betriebsrat oder Gesamt- und Konzernbetriebsrat und den Mitgliedern der anderen in Abs. 1 genannten Institutio...mehr

Einvernehmliche Änderungen des Arbeitsvertrags nach Vertragsschluss sind jederzeit und ohne Probleme möglich. Formerfordernisse sind nicht zu beachten. Vertragsänderungen können auch stillschweigend, durch schlüssiges Verhalten zustande kommen. Voraussetzung ist, dass die tatsächliche Leistungsgewährung zugleich für die andere Partei (regelmäßig der Arbeitnehmer) einen Vertr...mehr

Am 1.11.2024 trat das Gesetz über die Selbstbestimmung (SBGG) in Kraft.[1] § 10 Abs. 2 SBGG regelt einen Anspruch des Arbeitnehmers gegen den Arbeitgeber auf Änderung des Geschlechts bzw. Namens im Dienst- oder Ausbildungsvertrag, sowie bestehenden Zeugnissen und anderen Leistungsnachweisen. Voraussetzung für die Änderung sind: Die bereits erfolgte Änderung des Geschlechtseint...mehr

Die HR-Arbeit ist stark dokumentenabhängig. Die Personalakte sammelt alle relevanten Vorgänge bezüglich einer beschäftigten Person und ist Nachweis aller Aktivitäten in Bezug auf diese Person. Verträge und Vertragsanpassungen, Personalentwicklung, Versetzung, disziplinarische Maßnahmen, Zeugnisse – alles muss in der Personalakte transparent zugänglich sein. Die Digitalisierun...mehr

Zunächst der Versuch einer Begriffsklärung: Was verstehen wir unter Human Ressource Management? Alle geplanten und gesteuerten Aktivitäten einer Organisation zur Gestaltung der Beziehung zwischen Mitarbeiter und Organisation, um die Ziele der Organisation zu erreichen und den Mitarbeitererwartungen gerecht zu werden. Dabei bestimmen die Megatrends aktuell schon die Herausfor...mehr

Bei Dokumenten, für welche die Schriftform gilt, stellt sich die Frage, ob diese im Original in der analogen Personalakte aufbewahrt werden müssen, oder ob diese auch in der digitalen Personalakte gespeichert sein müssen. Der Vorteil von Dokumenten, die im Original aufbewahrt werden, ist lediglich, dass diese im Gerichtsverfahren, z. B. bei einem Kündigungsschutzstreit, den U...mehr

Die Textform im Sinne des § 126b BGB stellt wesentlich geringere Anforderungen an die Form der Erklärung. Ist durch ein Gesetz die Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das es dem Empfänger ermöglicht, eine auf de...mehr

Auch im Zusammenhang mit dem konkreten Auskunftsanspruch bestimmt § 10 Abs. 4 EntgTranspG ausdrücklich, dass Auskunftsansprüche aus anderen arbeitsrechtlichen Gesetzen z. B. das Einsichtsrecht in die Personalakte nach § 83 BetrVG, von dieser Regelung unberührt bleiben. Das bedeutet, dass auf der Grundlage solcher gesetzlichen Vorschriften auch dann Auskunft zu erteilen ist, ...mehr

Das EntgTranspG regelt den individuellen Auskunftsanspruch des Beschäftigten bezüglich der Entgelte, ohne jedoch sonstige Auskunftsansprüche oder Rechte des Beschäftigten aus anderen Gesetzen damit auszuschließen. So bestimmt § 10 Abs. 4 EntgTranspG ausdrücklich, dass Auskunftsansprüche aus anderen Gesetzen unberührt bleiben. Zu denken ist hier z. B. an das Einsichtsrecht in...mehr

Rz. 1179 Die Personalaktenführung muss den Grundsätzen der Richtigkeit, Vollständigkeit, Transparenz und Vertraulichkeit entsprechen. Der Grundsatz der Richtigkeit der Personalakte fordert, dass alle in der Personalakte enthaltenen Tatsachen wahr und aktuell sind.[2780] Was "unrichtig" ist, wirft bisweilen objektiv Probleme auf. Im Falle der Entfernung einer Abmahnung aus de...mehr

Rz. 1193 Um dem Grundsatz der Wahrheit der Personalakte gerecht zu werden, kann der Arbeitgeber jederzeit Teile der Personalakte, die entweder nach seiner erneuten Beurteilung zu Unrecht aufgenommen worden sind oder mittlerweile überholt oder unwahr geworden sind, eigeninitiativ beseitigen. Ihn trifft keine Verpflichtung, den Arbeitnehmer über eine solche Bereinigung der Per...mehr

Rz. 1195 Jeder Beschäftigte hat einen individuellen Anspruch auf Einsichtnahme in die ihn betreffende Personalakte. Dieser Anspruch ist in § 83 Abs. 1 BetrVG normiert, und er besteht unabhängig davon, ob im Betrieb ein Betriebsrat gewählt ist oder nicht.[2799] Das Einsichtsrecht besteht während der Arbeitszeit und ist grundsätzlich höchstpersönlich. Allerdings kann der Besch...mehr

Rz. 1175 Der zulässige Inhalt der Personalakte bestimmt sich sowohl unter dem Aspekt des Persönlichkeitsrechtes als auch unter dem Aspekt des Datenschutzes nach dem Zweck der Speicherung. Die Aufnahme in die Personalakte ist insoweit zulässig, als dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnis...mehr

Rz. 1202 Der Arbeitgeber ist grundsätzlich berechtigt, die Personalakte auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren. Die im Eigentum des Arbeitnehmers stehenden Originalunterlagen sind diesem auszuhändigen. Eine Pflicht zur Fortführung der Personalakte besteht aber nur insoweit, als spezialgesetzliche Bestimmungen dies vorsehen. Solche Bestimmungen sind § 257 H...mehr

Rz. 1185 Sämtliche Einträge in die Personalakte müssen aktuell gehalten werden, um zum Zwecke der Abwicklung des Arbeitsverhältnisses nutzbar zu sein. Der Arbeitgeber benötigt zur Abwicklung des Anstellungsverhältnisses obligatorisch soziale Daten des Arbeitnehmers, z.B. zur Anmeldung bei der Sozialversicherung, der steuerlichen Behandlung usw. Darüber hinaus benötigt der Ar...mehr

Rz. 1198 Jedem Beschäftigten steht unabhängig von seinen Rechten aus § 83 BetrVG ein Recht auf Entfernung unrichtiger Angaben aus der Personalakte zu. Dies folgt aus der allgemeinen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, die auf dem Gedanken von Treu und Glauben beruht.[2802] Rz. 1199 Im Ausnahmefall kann der Arbeitgeber auch verpflichtet sein, solche Vorgänge aus der Personalakte...mehr

a) Hintergrund Rz. 1169 Der Begriff der Personalakte ist gesetzlich nicht definiert. Unter Personalakten im formellen Sinn sind diejenigen Schriftstücke und Unterlagen zu verstehen, welche der Arbeitgeber als "Personalakte" führt und die diesen als Bei-, Neben- oder Sonderakten zugeordnet sind. Personalakten im materiellen Sinne sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, ...mehr

Rz. 1205 Beschäftigte sind gem. Art. 14 DSGVO, § 33 BDSG über die Erhebung personenbezogener Daten zu informieren, sofern sie nicht bereits auf andere Weise Kenntnis hiervon erlangt haben. Es empfiehlt sich, in den Arbeitsvertrag einen entsprechenden Hinweis aufzunehmen, um den datenschutzrechtlichen Pflichten gerecht zu werden. Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm überneh...mehr

Rz. 1169 Der Begriff der Personalakte ist gesetzlich nicht definiert. Unter Personalakten im formellen Sinn sind diejenigen Schriftstücke und Unterlagen zu verstehen, welche der Arbeitgeber als "Personalakte" führt und die diesen als Bei-, Neben- oder Sonderakten zugeordnet sind. Personalakten im materiellen Sinne sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persön...mehr

Rz. 1201 Jeder Arbeitnehmer hat gem. § 83 Abs. 2 BetrVG einen Anspruch darauf, dass schriftliche Erklärungen von ihm zum Inhalt der Personalakte gemacht werden. Voraussetzung ist, dass sich diese auf den Inhalt der Personalakten beziehen. Der typische Anwendungsfall ist die Aufnahme einer Gegendarstellung zu einer in die Personalakte aufgenommenen Ermahnung oder Abmahnung. A...mehr

Rz. 1186 Bestimmte Daten benötigt der Arbeitgeber zur ordnungsgemäßen An- und Abmeldung des Arbeitnehmers zur Sozialversicherung sowie zur ordnungsgemäßen steuerlichen Abwicklung. Aus diesem Grunde verpflichtet § 28o SGB IV den Arbeitnehmer ausdrücklich, seine Sozialdaten mitzuteilen. Rz. 1187 Da der Arbeitnehmer bereits aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zur Mitteilung der D...mehr

Rz. 775 Nach § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG muss die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses, für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich sein. Die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Arbeitnehmerdaten zur Erfüllung gesetzlicher, kollektivrechtlicher oder einzelvertraglicher Pflichten oder zur Wahrnehmung vertraglicher...mehr

Rz. 219 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 1a.16: Arbeitsvertrag für leitende Angestelltemehr

Rz. 1188 Neben der sozialversicherungsrechtlichen Abwicklung des Anstellungsverhältnisses benötigt der Arbeitgeber noch für andere Zwecke Daten des Arbeitnehmers. Dies gilt insbesondere für eventuelle Anhörungen des Betriebsrats, z.B. nach § 102 BetrVG, sowie für die Durchführung der Sozialauswahl im Vorfeld von Kündigungen. Rz. 1189 Gemäß § 102 BetrVG hat der Arbeitgeber dem...mehr

Rz. 216 Vertiefende und ergänzende Formulierungsbeispiele, weitere Formulierungsalternativen sowie Erläuterungen finden sich bei den einzelnen Arbeitsvertragsklauseln in § 1a B. IV (siehe Rdn 214 ff.). Rz. 217 Sofern mit dem Abschluss des Arbeitsvertrags zugleich die Anforderungen des NachwG erfüllt werden sollen, sind entsprechende Ergänzungen vorzunehmen (z.B. Informationen...mehr

Rz. 48 Der Arbeitnehmer wahrt durch die Einlegung einer Kündigungsschutzklage nach § 4 KSchG sowohl die erste als auch die zweite Stufe einer zweistufigen Ausschlussfrist bezogen auf die vom Ausgang der Bestandsschutzklage abhängigen Vergütungsansprüche. Das gilt für in allgemeinen Geschäftsbedingungen vereinbarte Ausschlussfristen[124] ebenso wie für tarifliche Ausschlussfr...mehr

aa) Inhalte der Personalakte Rz. 1175 Der zulässige Inhalt der Personalakte bestimmt sich sowohl unter dem Aspekt des Persönlichkeitsrechtes als auch unter dem Aspekt des Datenschutzes nach dem Zweck der Speicherung. Die Aufnahme in die Personalakte ist insoweit zulässig, als dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung ...mehr

Rz. 156 Formulierungsbeispiel Auf die Berufung des Klägers wird das Urteil des Arbeitsgerichts (…) vom (…), Az.: (…) teilweise abgeändert. Die Beklagte wird verurteilt, die Abmahnung vom (…) aus der Personalakte des Klägers zu entfernen. oder Die Beklagte wird verurteilt, an den Kläger (…) nebst Zinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz seit dem (…) ...mehr

Rz. 791 Im Folgenden ist ein Muster für eine Rahmenbetriebsvereinbarung[1859] abgedruckt. Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 1a.45: Rahmenbetriebsvereinbarung Präambel Die Betriebspartner sind sich einig, dass elektronische Datenverarbeitungs- und Kommunikationssysteme für die Erfüllung dienstlicher und betrieblicher Aufgaben unerlässlich sind. Beim Einsa...mehr

Rz. 1721 § 10 HinSchG befugt die internen und externen Meldestellen zur Verarbeitung personenbezogener Daten einschließlich besonderer Kategorien personenbezogener Daten, soweit dies zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. Bei internen Meldestellen eingehende Meldungen sind nach § 11 HinSchG durch die für die Entgegennahme zuständigen Personen in dauerhaf...mehr

Rz. 124 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 3.8: Klageerwiderung bei personenbedingter Kündigung An das Arbeitsgericht _________________________ Aktenzeichen _________________________ In dem Rechtsstreit _________________________ – Klägerin – Prozessbevollmächtigte: _________________________ gegen _________________________ GmbH, vertreten durch den Geschäftsführ...mehr

Rz. 693 Der Betriebsrat ist in Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern vor jeder Versetzung anzuhören. Bei der Versetzung leitender Angestellter muss der Betriebsrat dagegen nur informiert werden, § 105 BetrVG. Versetzung i.S.v. § 99 BetrVG ist unabhängig von dem arbeitsvertraglichen Versetzungsbegriff und der arbeitsvertraglichen Möglichkeit ...mehr

Rz. 451 In der Praxis werden die Begriffe Arbeits- und Betriebsordnung oft synonym verwendet und dieselben Regelungen mal unter der Bezeichnung Arbeitsordnung, ein anderes Mal unter der Bezeichnung Betriebsordnung getroffen. Hier wird wie folgt unterschieden: Die Betriebsordnung enthält in erster Linie Regelungen über das (Ordnungs-)Verhalten der Arbeitnehmer im Betrieb; es ...mehr

Rz. 102 § 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 6 TzBfG erlaubt die Befristung wegen eines in der Person des Arbeitnehmers liegenden Grundes. Dieser darf jedoch nicht etwa im Geschlecht des Arbeitnehmers begründet sein.[337] Auch eine unterschiedliche Befristungsdauer aufgrund des Alters bedarf einer Rechtfertigung.[338] Rz. 103 Eine individual- oder kollektivrechtliche Altersgrenze ist auch un...mehr

Rz. 579 Die Vollstreckung zur Erwirkung von Handlungen richtet sich nach den §§ 887, 888 ZPO, wobei zwischen vertretbaren und nicht vertretbaren Handlungen zu unterscheiden ist. Vertretbare Handlungen sind nach § 887 ZPO zu vollstrecken. Dies betrifft Handlungen, bei deren Vornahme ein Dritter den Schuldner vertreten und die gleichen rechtlichen und wirtschaftlichen Folgen h...mehr

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Rz. 135 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 1a.1: Checkliste zur Erstellung eines Anforderungsprofils für einen zu besetzenden Arbeitsplatzmehr

Rz. 1160 Die gesetzlich vorgeschriebene Nachweiserbringung kann durch den Arbeitsvertrag geleistet werden (sofern er, wie dargelegt, der Original-Schriftform entspricht, § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG). Diese auf den ersten Blick effiziente Vorgehensweise bringt allerdings verschiedene Nachteile mit sich. Macht der Arbeitgeber die Auskünfte gemäß Nachweisgesetz zum Inhalt des Arbeits...mehr

Rz. 124 Aus früheren Arbeitszeugnissen des Bewerbers kann der Arbeitgeber wegen der verklausulierten Zeugnissprache und dem Zwang zu wohlwollenden Formulierungen oft nur beschränkte Informationen gewinnen. Ein direkter Kontakt zum Zeugnisaussteller liegt nahe und wird in der Praxis oft gesucht und auch gewährt, zumal ein früherer Arbeitgeber – nach bestrittener Auffassung[28...mehr

Die Regelung des Datenschutzes ist das zentrale Thema zur Vertrauensbildung im BEM und noch vor der eigentlichen Einleitung des BEM-Verfahrens zu bearbeiten bzw. zu klären. Der Datenschutz ist auf der Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sicherzustellen. Die Anforderungen der DSGVO sowie des BDSG verlangen eine Konkretisi...mehr

Zur Erstellung eines Arbeitsvertrags gibt es zahlreiche Softwaresysteme, welche innerhalb kurzer Zeit einen rechtlich sicheren und personalisierten Vertrag erstellen.[1] Hierbei ist es auch aus Sicht der Candidate Journey lohnend, die Zeit für den manuellen Aufwand der Vertragserstellung sowie die hohe Fehleranfälligkeit genau zu betrachten. In vielen Fällen kann ein entspre...mehr

Mithilfe der fallbezogenen Verlaufsdokumentation belegt das BEM-Team, dass der Arbeitgeber seine Verpflichtung nach § 167 Abs. 2 SGB IX erfüllt hat, ein ordnungsgemäßes, rechtssicheres und den Vereinbarungen in der Betriebsvereinbarung entsprechendes BEM durchzuführen. Da das Gesetz keine Personen oder Stellen benennt, denen die Leitung des BEM anzuvertrauen ist, geht es um ...mehr

Der Arbeitnehmer kann die Ausstellung eines neuen Zeugnisses (nicht nur Korrektur) verlangen, wenn es falsche Tatsachen oder unrichtige Beurteilungen enthält und dadurch die Möglichkeit besteht, dass das berufliche Fortkommen des – ehemaligen – Mitarbeiters beeinträchtigt werden könnte. Die Arbeitsgerichte sind befugt, das gesamte Zeugnis zu überprüfen und u. U. selbst neu zu...mehr

Nach erfolgreicher Qualifizierung sind die Ersthelfer im Unternehmen öffentlich zu benennen. Am besten eignet sich dazu ein Aushang oder die Bekanntgabe auf Dienstberatungen, Mitarbeiterbesprechungen etc. Für die Bestellung gibt es keine Formvorschriften. Sie sollte allerdings schriftlich erfolgen. Sinnvoll wäre es außerdem, einen entsprechenden Vermerk in die Personalakte bz...mehr

Wortprotokolle dienen der Dokumentation von Informationen, Absprachen und Entscheidungsfindungen. Sie ermöglichen effizientes Nachhalten besprochener Inhalte und fördern Transparenz, Rechenschaft und Verbindlichkeit. Konkrete Vorteile für Unternehmen können beispielsweise sein: Steigerung der Rechtssicherheit und Vermeidung rechtlicher Auseinandersetzungen durch Dokumentation...mehr

Das Fähigkeitsprofil des Betroffenen muss einerseits den Anforderungen des entsprechenden Arbeitsplatzes bzw. der Arbeitsaufgabe und des organisatorischen Umfelds entsprechen. Andererseits sind aber in vielen Fällen Fertigkeiten bzw. Qualifikationen beinhaltet, die bei der Ausführung der Tätigkeit nicht abgerufen werden, jedoch vorhanden sind. Hierzu gehören z. B. Aspekte wi...mehr

Es handelt sich bei der Einwilligung des Arbeitnehmers nicht um eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag, sondern um eine einseitige arbeitszeitschutzrechtliche Erklärung des Arbeitnehmers. Die Voraussetzung der individuellen Zustimmung bedeutet auch, dass diese nicht durch eine kollektivrechtliche Regelung (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Regelungsabrede) ersetzt ...mehr