Fachbeiträge & Kommentare zu Personalakte

Den Beschäftigten stehen im Rahmen der DSGVO zahlreiche Betroffenenrechte zu. Hierzu zählen z. B. das Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO). Gerade im Rahmen der Einführung einer digitalen Personalakte müssen diese Betroffenenrechte berücksichtigt werden und es muss sichergestellt sein, dass die...mehr

§ 26 BDSG bildet die primäre Grundlage, auf der die Erhebung von personenbezogenen Daten eines Beschäftigten gestützt werden kann. Personenbezogene Daten in diesem Zusammenhang sind u. a. das Stammdatenblatt, Urlaubsanträge, interne Leistungsbeurteilungen, Lohnabrechnungen, Unterlagen über die betriebliche Altersvorsorge, Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen und Abmahnunge...mehr

Sollen Informationen aus digitalen Personalakten im gerichtlichen Prozess verwendet werden, so z. B. in einem Kündigungsprozess, ist darauf zu achten, dass die vorgelegten Informationen nicht unter Verstoß des Datenschutzrechts erlangt worden sind. Dies hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) ausdrücklich in seinem sog. Spind-Urteil festgestellt, welches allerdings vor Inkrafttre...mehr

Vor der Inbetriebnahme eines digitalisierten Personalaktensystems sollte eine Risikoanalyse durchgeführt werden, um Risiken für die Rechte und Freiheiten der Beschäftigten zu identifizieren. Im Rahmen dieser Risikoanalyse muss zunächst der geplante Verarbeitungsvorgang zusammengefasst und beschrieben werden. Anschließend wird evaluiert, welche spezifischen Risiken mit der en...mehr

Die gesteigerten Auswertungsmöglichkeiten, die sich aus vollständig digitalisierten Akten ergeben, bieten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer Möglichkeiten zur optimalen Nutzung eigener (betrieblicher und privater) Potenziale. Grundsätzlich ist es dem Arbeitgeber deshalb erlaubt, sog. Skilldatenbanken über seine Beschäftigten oder Bewerber zu erstellen. Für die Zulässigkeit sol...mehr

Grundsätzlich ist das Digitalisieren von Dokumenten mit rechtlichen Risiken verbunden, da sich der Beweiswert im Rechtsstreit verringert oder zumindest ungeklärt ist. Vor Gericht gilt eine Urkunde dann als vollständig und richtig, wenn sie im Original unterzeichnet ist.[1] Das Gericht kann allerdings durch Inaugenscheinnahme eines ausgedruckten Dokuments dessen Inhalt im Rah...mehr

Die DSGVO, konkretisiert durch das BDSG, gilt gemäß Art. 2 Abs. 1 DSGVO für die Verarbeitung von Daten, soweit Daten ganz oder teilweise automatisiert verarbeitet werden. Sofern die Daten nicht automatisiert verarbeitet werden, aber in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen, gelten die Vorschriften der DSGVO und des BDSG ebenfalls. Für die Praxis g...mehr

Rz. 36 Die Mitteilung kann schriftlich oder mündlich erfolgen.[1] Aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch die schriftliche Form. Der Arbeitgeber muss die Gründe nur mitteilen; er ist nicht verpflichtet, Beweismaterial vorzulegen oder Einsicht in die Personalakten des betroffenen Arbeitnehmers zu gewähren.[2]mehr

Soweit der Arbeitgeber befugt zum Besitz von Gesundheitsdaten ist, darf er diese auch speichern und im Rahmen der Zweckbindung nutzen. Sie dürfen in der Personalabteilung gespeichert werden und unterliegen dann nicht mehr dem Patientengeheimnis. Die Zweckbindung und damit die Verwendung der Daten richtet sich entweder nach der Einwilligung des Beschäftigten oder dem Zweck de...mehr

In der Praxis im Rahmen der präventiven Vermeidung von Arbeitsunfällen bzw. -krankheiten sowie der Wiederherstellung der Gesundheit und Arbeitsfähigkeit von Mitarbeitern vielfach eingesetztes Mittel ist das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM). Die spezialgesetzliche Grundlage hierfür findet sich in § 167 Abs. 2 SGB IX. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet sein, ein ...mehr

Aufgabe des Betriebsarztes ist die Förderung von Gesundheit und Arbeitssicherheit im Unternehmen. Dabei schützt er die Gesundheit der Arbeitnehmer, seine Tätigkeit dient aber gleichzeitig auch den Interessen des Arbeitgebers. Angesichts der Notwendigkeit der Durchführung bestimmter betriebsärztlichen Untersuchungen und Vorsorgen kann hinsichtlich der Legitimation auf Art. 9 ...mehr

1.1 Bestehendes Arbeitsverhältnis Sachverhalt Der Arbeitgeber führt für seine Arbeitnehmer Personalakten. Welche Daten darf und welche muss er darin aufbewahren? Muss er die Unterlagen in besonderer Weise aufbewahren? Ergebnis In der Praxis empfiehlt es sich, Personalakten zu Dokumentations- sowie zu Nach- und Beweiszwecken zu führen. Teils wird unter Verweis auf die Fürsorgepf...mehr

Sachverhalt Der Arbeitnehmer verlangt vom Arbeitgeber die Löschung einer weit zurückliegenden Abmahnung. Kann bzw. muss der Arbeitgeber diese aus der Personalakte entfernen oder besteht noch eine Aufbewahrungspflicht? Ergebnis Das Entfernen von (berechtigten) Abmahnungen ist in der Praxis ein umstrittenes Thema. Es bestehen keine Verjährungsregelungen oder ein festes Ablaufdat...mehr

Sachverhalt Der Arbeitgeber führt für seine Arbeitnehmer Personalakten. Welche Daten darf und welche muss er darin aufbewahren? Muss er die Unterlagen in besonderer Weise aufbewahren? Ergebnis In der Praxis empfiehlt es sich, Personalakten zu Dokumentations- sowie zu Nach- und Beweiszwecken zu führen. Teils wird unter Verweis auf die Fürsorgepflichten des Arbeitgebers nach § 2...mehr

Sachverhalt Welche Unterlagen in den Personalakten muss der Arbeitgeber auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren? Ergebnis Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht grundsätzlich keine Verpflichtung des Arbeitgebers zu einer vollständigen Aufbewahrung der Personalakte. Allerdings ist eine Aufbewahrung für die Dauer von Ausschluss- und Verjährungsfristen...mehr

Sachverhalt Der Arbeitgeber möchte die Personalakten aus Gründen der Übersichtlichkeit, Platzersparnis und Arbeitserleichterung digitalisieren. Muss er gewisse Daten trotzdem in Papierform behalten oder kann er bestehende Papierakten vernichten? Ergebnis Aus rechtlicher Sicht sollten Arbeitgeber zumindest wichtige Dokumente, bei denen gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ...mehr

Arbeitgeber sind verpflichtet, im Rahmen des Arbeitsverhältnisses einzelne Dokumente und Informationen für eine gewisse Dauer aufzubewahren. Entsprechende Aufbewahrungspflichten können sich aus Gesetz, Satzung, Tarif- oder Individualvertrag ergeben. Sinn und Zweck ist in erster Linie die Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden. Für ...mehr

Eine gesetzliche Definition der Personalakte gibt es nur für den öffentlichen Dienst. Danach umfasst sie "alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, (…), soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen".[1] Das BetrVG 1972 brachte in § 83 erstmals eine – auch in Betrieben ohne Betriebsrat zu beachtende – gesetzlic...mehr

Aus nachwirkender Fürsorgepflicht kann sich ein Recht des Arbeitnehmers auf Einsicht in seine Personalakten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ergeben. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse darlegt. Erforderlich ist dann eine Interessenabwägung. Angesichts der Anerkennung des informationellen Selbstbestimmungsrechts durch das Bundesverfass...mehr

Ein unzutreffender Vermerk in der Personalakte ist auf Verlangen des Mitarbeiters aus der Akte zu entfernen. Bei der Geltendmachung des aus § 78 Satz 1 BetrVG folgenden Anspruchs auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte handelt es sich um ein höchstpersönliches Recht. Der Betriebsrat kann daher keine Ansprüche für ein betroffenes Betriebsratsmitglied geltend machen...mehr

Die Umstellung auf digitale (auch: elektronische) Personalakten ist im Rahmen des Art. 6 DSGVO zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Jedoch kann nach Maßgabe des § 34 BDSG i. V. m. Art. 15 DSGVO der Arbeitnehmer Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen. Ob bei Einführung und Anwendung digitaler Personalakten das Mitbestimmungsrecht...mehr

7.1 Vorbemerkung Das Recht des Arbeitnehmers auf Achtung seiner gesetzlich geschützten Eigensphäre wäre verletzt, wenn eine unbestimmte Zahl von Betriebsangehörigen in die Personalunterlagen Einblick nehmen könnte oder wenn die Personalakte gar an Betriebsfremde ohne Zustimmung des Betroffenen weitergegeben würde. Auch einer Behörde muss die Akteneinsicht oder die Aushändigun...mehr

Personalakten sollten gut handhabbar sein, derart, dass sie nur die wichtigsten Vorgänge enthalten und diese schnell auffindbar sind. Die Praxis sieht oft ganz anders aus: Die Personalakten sind übervoll, unhandlich, und der gesuchte Vorgang ist im Zweifel doch nicht aufzufinden. Deshalb sollte die Anlage bzw. Weiterführung von Personalakten streng nach folgenden Kriterien überpr...mehr

8.1 Gegenerklärung Nach § 83 Abs. 2 BetrVG ist der Mitarbeiter berechtigt, der Personalakte Erklärungen zu ihrem Inhalt beizufügen. Der Gesetzgeber räumt dem Mitarbeiter auf diese Weise die Gelegenheit ein, die Personalakte so zu ergänzen, dass die darin enthaltenen Vorgänge ein seines Erachtens objektiv richtiges Bild widerspiegeln. Stößt deshalb ein Mitarbeiter bei der Akte...mehr

Hier ist ein Ausgleich widerstreitender Interessen und Grundsätze herbeizuführen. 2.3.1 Vollständigkeit und Lückenlosigkeit Dazu hat das BAG vor längerer Zeit entschieden, es sei ein legitimes Anliegen des Arbeitgebers, dass die von ihm geführten Personalakten vollständig seien. Sie sollten nicht nur möglichst lückenlos über die Person des Mitarbeiters Auskunft geben. Sie müss...mehr

1. Bewerbungsunterlagen Lichtbild, Bewerbungsunterlagen, Bewerbungsbogen, Einladung, Vorstellungsgespräch, Fahrgelderstattung Vorstellungsgespräch; 2. Arbeitsvertrag Arbeitsvertrag, Zusatzvertrag, Ende Probezeit, Darlehen, Rückzahlungsverpflichtung, Handlungsvollmacht/Prokura, Versetzung, Kündigung, Aufhebungsvereinbarung, Arbeitsgerichtsunterlagen; 3. Entgelt Lohn- und Gehaltsve...mehr

Folgende konkrete Anforderungen aufgrund der datenschutzrechtlichen Vorschriften sind beispielsweise zu beachten: Die Personalakten müssen in verschließbaren Schränken bzw. in gesondert gesicherten Räumen aufbewahrt werden. Die Personalakte muss in verschiedene "Datenarten" (z. B. Stammdaten, Gesundheitsdaten etc.) gegliedert sein. Besonders sensible Daten wie beispielsweise G...mehr

Natürlich muss jeder Arbeitgeber die für jeden seiner Arbeitnehmer gesetzlich (in erster Linie steuer- und sozialversicherungsrechtlich, daneben arbeitsschutzrechtlich) vorgeschriebenen Aufzeichnungen führen. Auch aus tariflichen Regelungen kann sich eine Verpflichtung des Arbeitgebers zur Führung bestimmter Unterlagen über die Mitarbeiter ergeben. All dies wird auch als ein...mehr

Nach § 83 Abs. 2 BetrVG ist der Mitarbeiter berechtigt, der Personalakte Erklärungen zu ihrem Inhalt beizufügen. Der Gesetzgeber räumt dem Mitarbeiter auf diese Weise die Gelegenheit ein, die Personalakte so zu ergänzen, dass die darin enthaltenen Vorgänge ein seines Erachtens objektiv richtiges Bild widerspiegeln. Stößt deshalb ein Mitarbeiter bei der Akteneinsicht auf Schr...mehr

Es ist grundsätzlich unerheblich, ob die zur Personalakte im Rechtssinne zählenden Unterlagen vor oder nach der Einstellung des Arbeitnehmers entstanden sind. Deshalb gehören zur Personalakte: Bewerbungsunterlagen, Auskünfte von Dritten, graphologische und testpsychologische Gutachten. Für die Praxis dürfte es sich empfehlen, vertrauliche Mitteilungen Dritter sowie die grapholog...mehr

Gegenstand des Einsichtsrechts Das Einsichtsrecht erstreckt sich nur auf solche Akten, die einen bestimmten Arbeitnehmer in seinem individuellen Arbeitsverhältnis unmittelbar berühren. Deshalb ist keine Einsicht in Gemeinschaftsakten zu gewähren, die ausschließlich im betrieblichen Interesse und zu betrieblichen Zwecken angelegt sind und dabei auch Mitarbeiter namentlich erwä...mehr

Das Recht des Arbeitnehmers auf Achtung seiner gesetzlich geschützten Eigensphäre wäre verletzt, wenn eine unbestimmte Zahl von Betriebsangehörigen in die Personalunterlagen Einblick nehmen könnte oder wenn die Personalakte gar an Betriebsfremde ohne Zustimmung des Betroffenen weitergegeben würde. Auch einer Behörde muss die Akteneinsicht oder die Aushändigung verweigert wer...mehr

Die Regelung des Einblicksrechts dient dem Schutz der Persönlichkeitssphäre des Mitarbeiters. Daher ist die Personalakte grundsätzlich vertraulich zu behandeln. Dies bedeutet, dass innerhalb des Betriebs der Kreis der Einsichtsberechtigten so klein wie möglich sein muss: zuständige Mitarbeiter der Personalabteilung Vorgesetzte, die zur Vorbereitung von Personalentscheidungen b...mehr

Ohne Zustimmung des Betroffenen darf die Personalakte nicht an Betriebsfremde weitergegeben werden. Der Arbeitgeber verletzt das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers, wenn er dessen Personalakten einem Dritten ohne Wissen des Betroffenen zugänglich macht. Das ist z. B. dann der Fall, wenn der Arbeitsvertrag und ein Personalkreditvertrag einem anderen Arbeitgeber g...mehr

§ 83 Abs. 1 BetrVG enthält bezüglich der Personalakten eine das allgemeine Persönlichkeitsrecht des einzelnen Arbeitnehmers berücksichtigende und schützende Sonderregelung, die hinsichtlich der Personalakten grundsätzlich einem eigenständigen und jederzeitigen Vorlageanspruch des Betriebsrats gemäß § 80 Abs. 2 Satz 2 BetrVG entgegensteht. Der Arbeitgeber hat es zu unterlasse...mehr

Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich keinen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber der Personalakte ein vom Arbeitnehmer gefertigtes Inhaltsverzeichnis beifügt. Etwas anderes kann dann gelten, wenn die Befürchtung begründet ist, dass der Arbeitgeber in den Bestand der Personalakte ohne sachlichen Grund eingreift, um das dort gezeichnete Bild des Arbeitnehmers zu dessen Nachteil...mehr

Die Personalakte ist nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts "eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen". Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verh...mehr

Das Interesse des Arbeitnehmers am Schutz seiner Privatsphäre begrenzt den Umfang der legitim aufzunehmenden Unterlagen. Ihr Kreis deckt sich in etwa mit dem Katalog der Fragen, die dem Arbeitnehmer bei seiner Bewerbung zulässigerweise gestellt werden dürfen. Die Verwahrung graphologischer Gutachten und Eignungstests setzt sein Einverständnis voraus. Weitere Schranke ist die...mehr

Die elektronische Personalakte hat folgende Vorteile[1]: sehr schneller Zugriff an jedem Ort und durch mehrere Personen gleichzeitig; Datenzugriff organisatorisch ohne Aufwand, da Akte per Knopfdruck aufrufbar; Wegfall ständigen Ein- und Auslagerns der Akte, dadurch Minimierung von Verwaltungskosten; inhaltlich einheitliche Aktenführung; optimierter Datenschutz; Einsparung von Bür...mehr

Überblick Trotz der weiten Verbreitung von Personalakten besteht in der Praxis häufig Unsicherheit über Fragen wie: Was gehört überhaupt zur Personalakte? Wer darf sie einsehen? Was gilt für sensible Daten? Kann der Mitarbeiter verlangen, dass seiner Akte ein Inhaltsverzeichnis beigefügt oder der Inhalt mit Seitenzahlen versehen wird? Welche Auswirkungen ergeben sich aus der...mehr

In Betrieben werden Akten ausgeschiedener Mitarbeiter häufig jahrzehntelang aufbewahrt. Die Auffassung, hierzu sei der Arbeitgeber verpflichtet, ist weit verbreitet. Hier ist zu differenzieren: Abrechnungsunterlagen Dieselben Vorschriften vorwiegend steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Natur, die den Arbeitgeber verpflichten, überhaupt (Abrechnungs-) Unterlagen über den ...mehr

Dazu hat das BAG vor längerer Zeit entschieden, es sei ein legitimes Anliegen des Arbeitgebers, dass die von ihm geführten Personalakten vollständig seien. Sie sollten nicht nur möglichst lückenlos über die Person des Mitarbeiters Auskunft geben. Sie müssten vor allem seine Laufbahn (im Betrieb und der Beschäftigungsbehörde) verlässlich nachweisen. Die in die Personalakte au...mehr

Nach Art. 5 Abs. 1c DSGVO gilt das Prinzip der Datenminimierung, d. h. personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein. In der Zusammenschau mit Art. 25 DSGVO tritt der Grundsatz der Datenminimierung an die Stelle der bisherigen Maxime der Datenvermeidung und Datensparsamkeit.[1] Nac...mehr

Aus dem Fehlen einer Rechtspflicht zur Anlage und Führung von Personalakten folgt auch, dass der Arbeitgeber nach seinem Organisationsermessen frei entscheidet, ob er die Unterlagen konventionell ablegt, in Karteiform führt oder elektronisch speichert oder auf andere Weise sammelt. Existieren neben der Hauptpersonalakte noch Neben- und/oder Sonderakten, dann kann der Mitarbei...mehr

Unter den Voraussetzungen von Art. 9 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG ist die Erhebung und Verarbeitung von Gesundheitsdaten des Arbeitnehmers möglich. Sie ist hiernach insbesondere dann zulässig, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und...mehr

Der Datenschutz im weiteren Sinne ist allgemeiner Ausdruck des Persönlichkeitsschutzes des Arbeitnehmers. Rechtsprechung und Rechtslehre haben mit Zustimmung des BVerfG aus Art. 2 Abs. 1 Satz 1 GG i. V. m. Art. 1 GG das Recht auf Achtung und Entfaltung der Persönlichkeit entwickelt (Allgemeines Persönlichkeitsrecht). Im Arbeitsverhältnis hat das allgemeine Persönlichkeitsrec...mehr

Zusammenfassung Überblick Trotz der weiten Verbreitung von Personalakten besteht in der Praxis häufig Unsicherheit über Fragen wie: Was gehört überhaupt zur Personalakte? Wer darf sie einsehen? Was gilt für sensible Daten? Kann der Mitarbeiter verlangen, dass seiner Akte ein Inhaltsverzeichnis beigefügt oder der Inhalt mit Seitenzahlen versehen wird? Welche Auswirkungen ergeb...mehr

Gemäß § 83 Abs. 1 BetrVG hat der Arbeitnehmer ein Recht auf Einsicht in die über ihn geführten Personalakten; hierzu gehören auch alle Angaben über die Person sowie die vertraglichen Vereinbarungen und Unterlagen über das Arbeitsverhältnis. Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers umfasst auch die Verpflichtung des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer entschlüsselte Angaben verschlüss...mehr

Der Arbeitnehmer bedarf zur Wahrung seines allgemeinen Persönlichkeitsrechts[1] des Schutzes vor der Personaldatenverarbeitung durch den Arbeitgeber. Diesem Schutz dienen: individualrechtlich das Vertrags- und Deliktsrecht, das Eingriffe in das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers verbietet; die DSGVO, die unmittelbar geltendes Recht in den Mitgliedsstaaten der Eu...mehr

2.1 Keine Rechtspflicht zur Führung von qualifizierten Personalakten Natürlich muss jeder Arbeitgeber die für jeden seiner Arbeitnehmer gesetzlich (in erster Linie steuer- und sozialversicherungsrechtlich, daneben arbeitsschutzrechtlich) vorgeschriebenen Aufzeichnungen führen. Auch aus tariflichen Regelungen kann sich eine Verpflichtung des Arbeitgebers zur Führung bestimmter...mehr