Fachbeiträge & Kommentare zu Personalakte

1 Begriff der Personalakte Eine Legaldefinition des Begriffs der Personalakte besteht nicht. Gesetzliche, aber auch tarifvertragliche Normen setzen den Begriff regelmäßig voraus (vgl. § 83 BetrVG, § 3 Abs. 5 TVöD-AT). Das BAG unterscheidet zwischen dem formellen und dem materiellen Personalaktenbegriff.[1] Personalakten im formellen Sinn sind danach die Schriftstücke, die der...mehr

1 Einleitung Eine gesetzliche oder tarifliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten besteht für Arbeitgeber in Deutschland grundsätzlich nicht. Gemäß § 106 Bundesbeamtengesetz (BBG) bzw. § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) besteht lediglich die rechtliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten für verbeamtete Beschäftigte. Gleichwohl wird man wohl kaum einen Arbeitge...mehr

Der Begriff der Personalakte ist weder gesetzlich noch tariflich definiert. Die Begriffsbestimmung der Personalakte ist daher anhand des Schutzzwecks des tariflich geregelten Einsichtsrechts zu entwickeln. Der Beschäftigte hat ein Interesse daran, dass die Personalakte ein möglichst wahres und vollständiges Bild seiner Person und seines Werdegangs wiedergibt und dass sie kei...mehr

Eine allgemeingültige gesetzliche Definition des Begriffs der Personalakte existiert nicht. Auch die Vorschriften der § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L führen den Begriff nicht näher aus. Hinsichtlich des Führens von Personalakten ist vor allem auf die durch die Rechtsprechung entwickelten Grundsätze zurückzugreifen. 4.1.1 Begriff und Definition "Personalakte" Der Begriff d...mehr

Den Inhalt der Personalakte bestimmt grundsätzlich der Arbeitgeber. Diese Gestaltungsfreiheit des Arbeitgebers findet ihre Grenzen in den datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO und des BDSG sowie in den grundrechtlichen Wertentscheidungen. Für die Frage, welche konkreten Vorgänge und Informationen aufbewahrt und damit zur materiellen Personalakte genommen werden dürfen, si...mehr

Nach § 3 Abs. 5 Satz 1 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 1 TV-L haben Beschäftigte des Öffentlichen Dienstes ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. 4.2.1 Geltendmachung Die Tarifregelungen sehen keine Bedingungen oder Einschränkungen für die Geltendmachung des Anspruchs vor. Das Recht kann daher durch den Beschäftigten jederzeit und anlasslos geltend gemacht werde...mehr

Dienstherren sind gemäß § 106 Abs. 1 BBG zum Führen von Personalakten für Bundesbeamte verpflichtet. Entsprechende Vorschriften können in den Beamtengesetzen der Länder geregelt sein. Für alle anderen Arbeitgeber existiert keine ausdrückliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten. Auch lässt sich keine Pflicht zum Führen von Personalakten aus § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Ab...mehr

Der Anspruch auf Entfernung nach §§ 242, 1004 Abs. 1 BGB (analog) hat nicht nur für die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte Bedeutung. Ein Entfernungsanspruch des Beschäftigten besteht auch bezüglich solcher Angaben aus der Personalakte, die nicht als rechtmäßige Bestandteile von Personalakten gelten und dennoch in die Personalakte des Beschäftigten gelangt sind (...mehr

Für das Führen von Personalakten haben sich basierend auf dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten (Art. 2 Abs. 1 GG i. V. m. Art. 1 Abs. 1 GG) die folgenden Grundsätze etabliert: Grundsatz der Richtigkeit Der Grundsatz der Richtigkeit bei der Personalaktenführung besagt, dass die in der Personalakte eines Beschäftigten enthaltenen Daten korrekt, aktuell und voll...mehr

Vor der Tarifreform des Öffentlichen Dienstes im Jahr 2005 beinhalteten die Vorschriften des § 13 BAT/-O bzw. § 13a MTArb/-O und § 11a BMT-G/-O Regelungen zur Personalakteneinsicht und zum Führen von Personalakten. Diese Vorschriften entsprachen bereits im Wesentlichen den heutigen Regelungen. Darüber hinaus sahen sie vor, dass der Arbeitgeber im Falle einer Einsichtnahme dur...mehr

Nach § 3 Abs. 6 Satz 4 und 5 TV-L müssen Beschäftigten über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für sie ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, vor Aufnahme in die Personalakten gehört werden. Ihre Äußerung ist zu den Personalakten zu nehmen. Eine entsprechende Regelung war bereits in § 13 Abs. 2 BAT/BAT-O vorgesehen. Bei den Verhandlungen zum TVöD ...mehr

Eine gesetzliche oder tarifliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten besteht für Arbeitgeber in Deutschland grundsätzlich nicht. Gemäß § 106 Bundesbeamtengesetz (BBG) bzw. § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) besteht lediglich die rechtliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten für verbeamtete Beschäftigte. Gleichwohl wird man wohl kaum einen Arbeitgeber in Deuts...mehr

Nach § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L nimmt entweder der Beschäftigte oder eine bevollmächtigte Person Einsicht in die Personalakten. Die tariflichen Regelungen sehen keine Hinzuziehung eines Dritten, der gemeinsam mit dem Beschäftigten Einsicht in die Personalakten nimmt, vor. In Betrieben mit einem Betriebsrat kann der Beschäftigte jedoch gemäß § 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG...mehr

Für verbeamtete Personen beinhalten die Vorschriften § 50 BeamtStG und §§ 106 – 115 BBG ausführliche Regelungen rund um die Personalakte. In der Regel haben die Bundesländer in ihren Beamtengesetzen und zugehörigen Erlassen entsprechende Regelungen getroffen. Nach § 50 Abs. 1 Satz 1 BeamtStG ist für jeden Beamten der Länder, Gemeinden und Gemeindeverbände sowie der sonstigen ...mehr

Der Beschäftigte kann vom Arbeitgeber jederzeit die Einsichtnahme in die Personalakten verlangen. Der Zeitpunkt der Einsichtnahme muss dem Arbeitgeber jedoch zumutbar sein. Er kann daher die Rücksichtnahme auf die betrieblichen Verhältnisse verlangen und muss die Personalakte nicht zur Unzeit bereitstellen. Die Einsichtnahme in die Personalakte findet in aller Regel während d...mehr

Bei der Frage, ob ein Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte besteht, ist grundsätzlich danach zu unterscheiden, ob die Abmahnung rechtmäßig oder unrechtmäßig ausgesprochen worden ist. Ein Arbeitnehmer kann auf Grundlage von §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB (analog) die Entfernung einer unrechtmäßig ausgesprochenen Abmahnung aus seiner Personalakte verlang...mehr

§ 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L regeln das Recht zur Einsichtnahme durch den Beschäftigten bzw. eine durch den Beschäftigten bevollmächtigte Person. Regelungen zur Einsichtnahme durch Dritte ohne Zustimmung des Beschäftigten sind in den Tarifverträgen nicht enthalten. Der Arbeitgeber darf Daten aus Personalakten seiner Beschäftigten nur unter den strengen Voraussetzunge...mehr

Hat der Arbeitgeber rechtmäßig eine Abmahnung ausgesprochen, kann der Arbeitnehmer nach §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB (analog) die Entfernung der Abmahnung verlangen, wenn seitens des Arbeitgebers kein schutzwürdiges Interesse am Verbleib der Abmahnung in der Personalakte besteht. Nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts lässt sich für das Recht auf Entfernung der an sich ...mehr

Für die Praxis von Bedeutung ist die Frage, ob der Anspruch auf Entfernung von Vorgängen aus der Personalakte bzw. Berichtigung der tariflichen Ausschlussfrist des § 37 TVöD bzw. § 37 TV-L unterliegt. Danach verfallen Ansprüche grundsätzlich, wenn sie nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten ab Fälligkeit bzw. Kenntnisnahme von dem Beschäftigten geltend gemacht we...mehr

§ 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L beinhalten für Beschäftigte des Öffentlichen Dienstes die folgenden Ansprüche: Einsicht in die vollständige Personalakte Einsicht durch einen Bevollmächtigten Erhalt von Auszügen oder Kopien Zusätzlich beinhaltet § 3 Abs. 6 TV-L für die Beschäftigten der Länder die folgenden Ansprüche: Anhörung des Beschäftigten vor der Aufnahme von Beschwerde...mehr

Personalakten beinhalten sensible personenbezogene Daten. Der Arbeitgeber hat bei der Personalaktenführung auf die Belange des Datenschutzes und des Persönlichkeitsrechts des Beschäftigten Rücksicht zu nehmen und den Grundsatz der Vertraulichkeit zu wahren (siehe dazu auch Abschnitt 4.1.5). Die Vorschriften der DSGVO sowie des BDSG – insbesondere § 26 BDSG – sind zu beachten...mehr

Die Angaben in der Personalakte müssen ein zutreffendes Bild über den Beschäftigten abgeben.[1] Der Beschäftigte kann daher in entsprechender Anwendung der §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB (analog) die Berichtigung bzw. Entfernung unzutreffender Angaben verlangen.[2] In der Praxis bezieht sich der Anspruch in aller Regel auf die Entfernung unzutreffender Abmahnungen aus der Pe...mehr

Neben dem Grundsatz der Richtigkeit gilt bei der Führung von Personalakten der Grundsatz der Vollständigkeit und Kontinuität (siehe dazu Abschnitt 4.1.5). Daher besteht nicht in jedem Fall Anspruch des Beschäftigten darauf, dass unzutreffende Angaben ersatzlos entfernt werden. Der Beschäftigte hat keinen Anspruch auf Entfernung, wenn dadurch die Personalakte lückenhaft oder ...mehr

Enthält die Personalakte unwahre Tatsachenbehauptungen oder unzutreffende Werturteile, so steht dem Beschäftigten unter Umständen ein Anspruch auf Schadensersatz aus §§ 611a, 280 Abs. 1, 241 Abs. 2 BGB zu. Der Schaden kann darin liegen, dass der Beschäftigte bei einer Beförderung übergangen wird oder z. B. tariflich vorgesehene Leistungszulagen nicht erhält, die er bei richt...mehr

Das Recht zur Einsichtnahme ist umfassend und bezieht sich auf sämtliche Personalakten im materiellen und formellen Sinne. Wichtig Der Anspruch auf Einsichtnahme nach § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L ist umfassend und bezieht sich auf die materielle Personalakte, also auf alle Unterlagen und Vorgänge, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters b...mehr

Beschäftigte können nach § 3 Abs. 5 Satz 3 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 3 TV-L Auszüge oder Kopien aus ihren Personalakten erhalten. Im Fall von elektronischen Personalakten, hat der Beschäftigte Anspruch auf den Ausdruck entsprechender Daten. Der Anspruch auf Erhalt von Auszügen oder Kopien ist zweistufig ausgestaltet. Der Beschäftigte nimmt zunächst Einsicht in seine Personala...mehr

Beim Führen von Personalakten stellt sich für Arbeitgeber regelmäßig die Frage, wie lange die Informationen und Unterlagen aufbewahrt werden dürfen bzw. müssen. Es besteht keine pauschale gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine personenbezogene Daten und Unterlagen im Arbeitsverhältnis. Ob und wann ein Arbeitgeber eine Information oder eine Unterlage aus der Personalak...mehr

Auch hinsichtlich der Form der Aktenführung gibt es keine Regelungen. Es liegt im Organisationsermessen des Arbeitgebers, in welcher Form er Personalakten führt.[1] Allein der Arbeitgeber entscheidet über die Art und Weise der Personalaktenführung.[2] War früher noch die Aktenführung in Papierform Standard, sind aufgrund der Digitalisierung elektronische Akten mittlerweile w...mehr

Die Tarifregelungen sehen keine Bedingungen oder Einschränkungen für die Geltendmachung des Anspruchs vor. Das Recht kann daher durch den Beschäftigten jederzeit und anlasslos geltend gemacht werden. Der Beschäftigte kann sein Recht ohne die Einhaltung besonderer Formvorschriften geltend machen, daher grundsätzlich auch mündlich. Der Arbeitgeber kann keinen schriftlichen Ant...mehr

5.1 Anspruch auf Entfernung bzw. Berichtigung Die Angaben in der Personalakte müssen ein zutreffendes Bild über den Beschäftigten abgeben.[1] Der Beschäftigte kann daher in entsprechender Anwendung der §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB (analog) die Berichtigung bzw. Entfernung unzutreffender Angaben verlangen.[2] In der Praxis bezieht sich der Anspruch in aller Regel auf die Ent...mehr

Nach § 3 Abs. 5 Satz 2 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 2 TV-L kann der Beschäftigte einen Dritten zur Einsichtnahme bevollmächtigen. Dabei ist der Beschäftigte frei in der Entscheidung, an wen er das Einsichtsrecht überträgt. Als Bevollmächtigte kommen sowohl betriebsangehörige als auch betriebsfremde Personen infrage. Der Beschäftigte kann jedoch nur eine bestimmte natürliche Per...mehr

Die möglichen Erscheinungsformen des Mobbings sind vielfältig. Die Einstufung als mobbing-relevanter Sachverhalt hängt ganz entscheidend von den Gesamtumständen und der auf die Vielzahl von Einzelvorfällen gestützten Gesamtwürdigung ab. Entscheidend ist dabei, ob sich aus der Gesamtbetrachtung ein systematisches Verhalten der Anfeindung, Schikane oder Diskriminierung ableite...mehr

Rz. 23 Der schwerbehinderte Mensch hat wie jeder Beschäftigte das Recht auf Einsicht in seine Personalakte. Hierbei ist die Hinzuziehung der betrieblichen Interessenvertretung, also des betriebs- oder Personalrats, sofern der Beschäftigte dies ausdrücklich wünscht, übliche Praxis. Abs. 3 Satz 1 räumt dem schwerbehinderten Menschen daneben ausdrücklich das Recht ein, die Schw...mehr

Rz. 1 Die Vorschrift ist durch das Gesetz zur Förderung der Ausbildung und Beschäftigung schwerbehinderter Menschen v. 23.4.2004 (BGBl. I S. 606) mit Wirkung v. 1.5.2004 in Abs. 1 ergänzt worden, Abs. 8 wurde angefügt. Durch das Vierte Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt (Art. 9 des Gesetzes) v. 24.12.2003 (BGBl. I S. 2954) werden in Abs. 1 Satz 3 und Abs. 2 S...mehr

In der Regel nein. Weil die Abmahnung selbst keine Rechtsfolgen auslöst, sondern nur androht, fehlt zumeist für eine selbstständige Anfechtung ein Rechtsschutzbedürfnis. Zwar ist der Beschluss über eine Abmahnung des störenden Wohnungseigentümers im Rahmen der Entziehung seines Wohnungseigentums grundsätzlich anfechtbar. Dieser Beschluss würde im Rahmen der Anfechtungsklage ...mehr

Rz. 118 Die Klage auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte ist eine vermögensrechtliche Streitigkeit[122] und im Allgemeinen mit einem Monatseinkommen des Arbeitnehmers zu bewerten (Abschnitt I.2.1 des Streitwertkatalogs); in einem Verfahren mit mehreren Abmahnungen soll maximal ein Vierteljahresverdienst in Ansatz zu bringen sein (Abschnitt I.2.2 des Streitwertka...mehr

Rz. 128 Der Wert hängt vom Interesse des Klägers an der Auskunftserteilung ab. Wenn der Kläger einen Zahlungsanspruch voraussichtlich ohne die Auskunft nicht weiterverfolgen kann, kann der Wert der Auskunft fast den Wert des Zahlungsanspruchs erreichen; ansonsten beträgt der Wert des Auskunftsanspruchs etwa 10 bis 25 % des zu schätzenden Leistungsanspruchs.[138] Nach Abschnit...mehr

Rz. 4 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 9.2: Schreiben an Rechtsschutzversicherung wegen DSGVO und Auskunftsansprüchen An die Rechtsschutzversicherung _________________________ Ort, Datum: _________________________ Bitte um Deckungszusage Ihr Versicherungsnehmer: _________________________ Versicherungsschein Nr.: _________________________ Sehr geehrte Damen u...mehr

Rz. 419 Der Arbeitnehmer kann mündliche und schriftliche Abmahnungen gerichtlich überprüfen lassen, ohne dass er hierzu verpflichtet wäre. Die Wirksamkeit einer Kündigung hängt nicht von der Beseitigung einer vorangegangenen Abmahnung ab, vielmehr ist im Kündigungsschutzprozess unabhängig davon zu prüfen, ob die in einer Abmahnung enthaltenen Vorwürfe tatsächlich gerechtfert...mehr

Sachverhalt Ein Mitarbeiter hatte in der Zeit vom 10.6. bis 23.8. eines Jahres Pflegezeit in Anspruch genommen für die Pflege seiner Mutter. Er beantragt eine weitere Pflegezeit für den Zeitraum vom 23.12. des Jahres bis 6.1. des Folgejahres und verlangt für diesen Zeitraum die Freistellung von der Arbeit. Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine 2. Pflegezeit? Ergebnis Der Mitarb...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer teilt seinem Arbeitgeber mit, dass er am 1.12. des aktuellen Jahres den Bescheid erhalten habe, dass er rückwirkend zum 1.6. desselben Jahres als Schwerbehinderter anerkannt worden sei. Er fordert vom Arbeitgeber jetzt den ihm zustehenden Zusatzurlaub für Schwerbehinderte. Der Arbeitgeber teilt ihm mit, dass er nur einen anteiligen Anspruch für ei...mehr

Rz. 448 Die Darlegungs- und Beweislast für das Vorliegen des verhaltensbedingten Kündigungsgrundes liegt beim Arbeitgeber, § 1 Abs. 2 Satz 4 KSchG. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber den gesamten Kündigungssachverhalt in einem gerichtlichen Verfahren nachvollziehbar und konkret beschreiben und im Streitfall auch geeigneten Beweis für seinen Vortrag anbieten muss. Schlagwort...mehr

Rz. 831 Seit Inkrafttreten des Gesetzes zu Reformen am Arbeitsmarkt am 1.1.2004 sind für die Sozialauswahl bei betriebsbedingten Kündigungen nach § 1 Abs. 3 KSchG 4 Kriterien allein maßgeblich: die Dauer der Betriebszugehörigkeit, das Lebensalter, die Unterhaltspflichten sowie die Schwerbehinderung des Arbeitnehmers (vgl. Rz. 801). Schon aus dem Wortlaut der Norm ergibt sich...mehr

Wenn Mitarbeiter im Rahmen von CSR-Aktivitäten für einen längeren Zeitraum bezahlt oder unbezahlt von der Arbeit freigestellt werden, sollte geprüft werden, welche Auswirkungen die Freistellung auf den sozialversicherungsrechtlichen Status der Mitarbeiter hat. Für den Sozialversicherungsschutz ist nicht maßgeblich, ob ein Arbeitsverhältnis zu Mitarbeitern besteht, sondern ein...mehr

Rz. 127 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 12.5: Datenschutzhinweise für Bewerber Datenschutzhinweise für Bewerber der _________________________ Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Bewerber oder Bewerberin auf ein Stellenangebot oder im Rahmen einer Initiativbewerbu...mehr

Rz. 37 Die Verpflichtung zur Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung trifft den Arbeitgeber. Die gesetzliche Pflicht ist an die Eigenschaft des Arbeitgebers geknüpft und unterliegt damit der Möglichkeit der Übertragung der Arbeitgeberpflichten. Betriebliche Führungskräfte können zur Übernahme von Arbeitgeberpflichten veranlasst werden, die sie im Rahmen der Zuständigkeit in...mehr

Auskünfte gegenüber dem neuen Arbeitgeber über jetzige oder frühere Arbeitnehmer braucht der Arbeitgeber, abgesehen vom Zeugnis, grundsätzlich nicht zu geben, auch nicht gegenüber sonstigen Dritten (gegenüber Behörden s. u.). Wichtig Datenschutz Bezüglich der Weitergabe von Daten aus dem Arbeitsverhältnis, insbesondere der Erteilung von Auskünften des Arbeitgebers gegenüber po...mehr

Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben immer dann einen Auskunftsanspruch gegeneinander, wenn im Rahmen ihrer Vertragsbeziehungen der Berechtigte entschuldbar über seine Rechte im Ungewissen ist, während der Verpflichtete die zur Klärung erforderliche Auskunft ohne Weiteres geben kann.[1] Der Arbeitgeber hat einen Arbeitnehmer, der eine Veränderung von Dauer und Lage seiner vertr...mehr

Nach § 3 Abs. 1 Satz 1 MuSchG dürfen werdende Mütter in den letzten 6 Wochen vor der Entbindung nicht beschäftigt werden, es sei denn, dass sie sich zur Arbeitsleistung ausdrücklich bereit erklären. Für die Festlegung des Beginns der Schutzfrist ist vom voraussichtlichen Tag der Entbindung auszugehen, wie er sich aus dem durch die Frau vorgelegten Zeugnis ihres Arztes oder ih...mehr

Rz. 89 Die Regelung[1] stellt klar, dass der Arbeitgeber nicht notwendigerweise selbst die erforderlichen Kenntnisse hinsichtlich des betrieblichen Gesundheitsschutzes für schwangere und stillende Frauen haben muss, sondern auch durch die Beauftragung einer zuverlässigen und fachkundigen Person (z. B. durch einen Betriebsarzt oder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit) sicher...mehr