Personalakten richtig führen

Dr. Constanze Oberkirch

Zusammenfassung

Überblick

Trotz der weiten Verbreitung von Personalakten besteht in der Praxis häufig Unsicherheit über Fragen wie: Was gehört überhaupt zur Personalakte? Wer darf sie einsehen? Was gilt für sensible Daten? Kann der Mitarbeiter verlangen, dass seiner Akte ein Inhaltsverzeichnis beigefügt oder der Inhalt mit Seitenzahlen versehen wird? Welche Auswirkungen ergeben sich aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und aus der aktuellen Rechtsprechung, insbesondere des BAG?

In der nachfolgenden Darstellung wird die aktuelle Rechtslage für die Praxis erläutert, verbunden mit praktischen Hinweisen, auch zur elektronischen Personalakte.

1 Begriff der Personalakte

Eine gesetzliche Definition der Personalakte gibt es nur für den öffentlichen Dienst. Danach umfasst sie "alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, (…), soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen".^{^[1]}

Das BetrVG 1972 brachte in § 83 erstmals eine – auch in Betrieben ohne Betriebsrat zu beachtende – gesetzliche Regelung zum Personalaktenrecht der Privatwirtschaft. Die Vorschrift lautet:

§ 83 Einsicht in die Personalakten

(1) Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird.

(2) Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen.

Bei dieser Formulierung fällt auf, dass von den "Personalakten" (Mehrzahl) die Rede ist, während doch in der betrieblichen Praxis immer nur von der "Personalakte" (Einzahl) eines Mitarbeiters gesproc...

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