Fachbeiträge & Kommentare zu Personalakte

Der TV-V enthält – im Gegensatz zu § 3 Abs. 5 TVöD – keine Regelungen zu den Personalakten. Insofern gelten die allgemeinen Vorgaben, die nach der Rechtsprechung sowie den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere auch zum Datenschutz, zu beachten sind. Nach § 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG hat der Arbeitnehmer das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Nac...mehr

Die weitgehenden Sanktions- und Schadensersatzvorschriften verdeutlichen die Notwendigkeit eines gut strukturierten Löschmanagementkonzepts, das einerseits die gesetzlich normierten oder zur Wahrung der Interessen notwendigen Aufbewahrungspflichten berücksichtigt, andererseits aber auch den Löschzeitpunkt bestimmt, ab dem die Daten nicht mehr für die Abwicklung des Arbeitsve...mehr

Unklar ist, wie lange der Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren darf bzw. wann er die Daten spätestens zu löschen hat. Hierzu werden verschiedene Ansichten vertreten. Ausgangsüberlegung ist dabei, dass es dem Arbeitgeber zu gestatten ist, Unterlagen des Arbeitnehmers so lange aufzubewahren, bis er nicht mehr mit der Geltendmachung von Ansprüchen des Arbeitnehmers oder Dritt...mehr

Fraglich ist, ob die Vorgaben der DSGVO und des BDSG auch für noch traditionell in Papierform geführte Personalakten gilt. Die Rechtsprechung äußerte Zweifel. "In Art. 2 Abs. 1 und Art. 4 Nr. 6 DSGVO wird der Begriff der Dateisysteme zugrunde gelegt. Unabhängig von der Frage, ob dieser Begriff zwischen automatisierten und nicht automatisierten Vorgängen unterscheidet (dazu et...mehr

Überblick Das Thema Datenschutz stellt in der Arbeitswelt einen Dauerbrenner dar. Insbesondere durch die Verabschiedung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und erweiterten Pflichten nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), muss der Arbeitgeber bei der Führung der Personalakten zahlreiche gesetzliche Vorgaben berücksichtigen. Ein wesentlicher Teilbereich dieser Vorgaben si...mehr

Im Datenschutz maßgeblich sind vor allem die Regelungen der DSGVO sowie das BDSG. In § 26 BDSG wird dabei speziell die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses geregelt. Zu beachten ist allerdings, dass der EuGH § 26 BDSG für europarechtswidrig erklärt hat, demzufolge sind sämtliche Maßnahmen im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes zumindest auch auf Art...mehr

Gesetzestitel: Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) Stand im Gesetzgebungsverfahren Wesentliche Inhalte Erleichterung des Schriftformerfordernisses: für den Nachweis über die wesentlichen ...mehr

Eine Verhaltensbeeinflussung bzw. -veränderung kann bewirkt werden, indem die Vor- und Nachteile von arbeitssicherem und sicherheitswidrigem Verhalten herausgestellt und erlebbar gemacht werden oder – anders gesagt – indem erwünschtes Verhalten gezielt "belohnt" und unerwünschtes Verhalten gezielt "behindert" wird. 2 Strategien machen arbeitssicheres Verhalten wahrscheinlich...mehr

Nun ist es soweit: die Bestandsaufnahme bis hierher mit Reifegrad, Prozessen und Pain Points kann einmal in einen Überblick gebracht werden. Hier werden die bisher als hoch bewerteten Handlungsschritte gesammelt. Der Überblick kann wie folgt aussehen und im nachfolgenden Prozess wieder herangezogen werden:mehr

Die vorhergehenden Überlegungen zum Umgang mit KI lassen sich nun ebenfalls als Gestaltungsprinzipien für die eigene HR-Digitalisierung heranziehen. Praxis-Beispiel Designprinzip mit Blick auf KI Designprinzip: Wir gestalten HR-Prozesse so, dass sie durch KI unterstützt, aber nicht ersetzt werden. Wir nehmen ein Kriterium in unsere Digitalisierungsroadmap mit auf, die das KI-Po...mehr

Nachdem in den letzten Schritten ein Blick auf das Zukunftsbild von HR sowie die übergeordnete Strategie geworfen wurde und zudem die Potentiale moderner IT-Systeme und KI analysiert sind, können die bisherigen Erkenntnisse aus Reifegrad, Pain Points und Nutzen systematisch mit diesen Ergänzungen verknüpft werden. Gezeigt wird das beispielhaft anhand folgender Tabelle.mehr

Im Folgenden werden Kompetenzen eines digitalisierten HR-Teams beispielhaft dargestellt, denn gerade die Qualifikationslücken mit Blick auf HR sind als Umsetzungshürde zu betrachten, die dem Entwicklungstempo auf der technologischen Seite entgegensteht. Digitale Prozesskompetenz Fähigkeit, Prozesse zu analysieren, zu vereinfachen und digital abzubilden, das Verständnis von HR...mehr

In der heutigen Unternehmenslandschaft wimmelt es nur so von unterschiedlichen Projekten. Für jedes Projekt gibt es einen Kick-off-Termin, einen Zeitplan, einen Projektverantwortlichen und letztendlich auch ein Budget, das es einzuhalten und über das es zu berichten gilt. Kennen wir doch alle die Zielvorgaben "in time, in quality and in budget". Dies begegnet uns in allen We...mehr

Betrachtet man Digitalisierungsstrategien in den Organisationen, werden in den meisten Unternehmen die folgenden Handlungsfelder umgesetzt:[1] Digitale Personalakte: Sie erlaubt zeitlich und räumlich unbegrenzten und revisionssicheren Zugriff auf die Mitarbeiterdokumente. Dies ist entscheidend dafür, die Zusammenarbeit in HR-Teams grundlegend zu ermöglichen. Auch Ablageprozes...mehr

Ab dem Startschuss des Projekts sollten Sie konsequent regelmäßige Feedback Loops installieren. Was im Workshop am Reißbrett stimmig erschien, kann sich in der Praxis als nicht zielführend erweisen. Je früher Korrekturen vorgenommen werden, desto weniger aufwändig! Nicht nur das Feedback der Führungskräfte ist wichtig: Gerade aktuelle Onboardees, die den neuen Onboarding-Pro...mehr

Mitarbeiterbezogene Maßnahmen vor einer Trennung prüfen Vor jeder Trennung sollte geprüft werden, ob bereits das gesamte Repertoire an mitarbeiterbezogenen Maßnahmen ausgeschöpft worden ist. Dazu gehören neben (kritischen-) konstruktivem Feedback vor allem Ermahnungen und Abmahnungen. Diese Maßnahmen werden in der folgenden Tabelle erklärt. Disziplinarische Maßnahmen vor eine...mehr

Die Aufstellung allgemeiner Beurteilungsgrundsätze bedarf der Zustimmung des Betriebsrats.[1] Darunter sind Regelungen zu verstehen, die die Bewertung des Verhaltens oder der Leistung der Arbeitnehmer objektivieren und sich nach einheitlichen, für die Beurteilung jeweils erheblichen Kriterien ausrichten sollen. Mit ihnen soll ein einheitliches Vorgehen bei der Beurteilung u...mehr

Ebenso wie bei der Einführung von Personalfragebögen und Formulararbeitsverträgen kann der Betriebsrat die Aufstellung von Beurteilungsgrundsätzen nicht erzwingen. Ihm fehlt das Initiativrecht.[1] Wenn jedoch der Arbeitgeber solche Beurteilungsgrundsätze einführen will, hat der Betriebsrat sowohl darüber mitzubestimmen, ob allgemeine Beurteilungsgrundsätze überhaupt eingefüh...mehr

Rz. 2 Der Personalfragebogen wird als Formular definiert, in dem personenbezogene Fragen nach einem bestimmten Schema gestellt werden.[1] Der Fragebogen kann an einen Bewerber oder an einen bereits beschäftigten Arbeitnehmer gerichtet sein. Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats besteht in beiden Fällen, sofern die eingeforderten Antworten geeignet sind, Aufschluss über di...mehr

Die Praktikantinnen/Praktikanten haben nach § 6 Satz 1 TVPöD ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. Hierzu zählen auch die sogenannten Personalbeiakten oder Personalnebenakten, nicht dagegen die Prozessakten, die Rechtsstreitigkeiten der Praktikantinnen/Praktikanten mit dem Arbeitgeber betreffen. Die Einsichtnahme können die Praktikantinnen/Praktikanten ...mehr

Der TVPöD findet ebenso wie die ehemals gültigen Tarifverträge vor allem für berufsnotwendige Praktika in typischerweise sozialen und pflegerischen Berufsgruppen im öffentlichen Dienst Anwendung. Er regelt sowohl die Vergütung als auch eine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall für die Praktikanten. Die Verpflichtungen des Praktikanten hinsichtlich der Arbeitszeit (§ 7 TVPöD)...mehr

Rz. 4 Während § 1 Abs. 1 den sachlichen Anwendungsbereich beschreibt, legt § 1 Abs. 2 den persönlichen Anwendungsbereich fest. Das EFZG gilt für alle Arbeitnehmer. Nach § 1 Abs. 2 sind dies Arbeiter und Angestellte sowie die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten. Rz. 5 Die Regelung des § 1 Abs. 2 definiert den Begriff des Arbeitnehmers aber nur scheinbar, denn er gibt keine Hi...mehr

Die HR-Arbeit ist stark dokumentenabhängig. Die Personalakte sammelt alle relevanten Vorgänge bezüglich einer beschäftigten Person und ist Nachweis aller Aktivitäten in Bezug auf diese Person. Verträge und Vertragsanpassungen, Personalentwicklung, Versetzung, disziplinarische Maßnahmen, Zeugnisse – alles muss in der Personalakte transparent zugänglich sein. Die Digitalisierun...mehr

Generell lassen sich die Aufgaben des HR-Bereichs mit Hilfe einer HR-Prozesslandkarte gliedern in HR-Unterstützungsprozesse, worin alle administrativen Aufgaben enthalten sind (Entgeltabrechnung, Vertragswesen, Bescheinigungen, Personalakte), HR-Kernprozesse mit allen Aspekten der lebenszyklusorientierten Personalarbeit von der Einstellung bis zum Ausscheiden von Mitarbeiter...mehr

Die HR-Organisation kann eine Vielzahl von Aufgaben wahrnehmen. Die HR-Aufgaben werden im unternehmerischen Sprachgebrauch auch als HR-Dienstleistung, HR-Aufgabe oder HR-Produkt im HR-Produktportfolio bezeichnet. Die Aufgaben zielen darauf ab, durch passende Initiativen die Menschen im Unternehmen für ihre Aufgaben zu befähigen. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, über ein...mehr

Ein betriebliches Eingliederungsmanagement besteht aus mehreren Schritten: Erstgespräch Besprechung der Situation Erstellen eines Maßnahmenplans Umsetzen der Maßnahmen Evaluierung der Maßnahmen Das bedeutet im Einzelnen: Erstgespräch Das Erstgespräch findet durch telefonischen, schriftlichen oder mündlichen Kontakt mit dem Mitarbeiter statt. In dem Gespräch wird der Mitarbeiter über...mehr

Die Einführung digitaler Personalakten bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, wie effizientere Prozesse, eine bessere Nachvollziehbarkeit und eine ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeit. Gleichzeitig stellt sie erhöhte Anforderungen an den Datenschutz, da die darin enthaltenen personenbezogenen Informationen oftmals besonders sensibel sind. Demnach sind die oben skizzierten Gr...mehr

Das Jugendarbeitsschutzgesetz sieht eine Reihe ärztlicher Untersuchungen für Jugendliche (15-17 Jahre) vor (§§ 32 ff. JArbSchG). Nach § 32 Abs. 1 JArbSchG darf ein Jugendlicher, der in das Berufsleben eintritt, nur beschäftigt werden, wenn er innerhalb der letzten 14 Monate von einem Arzt untersucht worden ist (Erstuntersuchung) und dem Arbeitgeber eine entsprechende Beschein...mehr

Praktikantinnen und Praktikanten i. S. d. § 26 BBiG werden grundsätzlich vom MiLoG erfasst.[1] Hintergrund ist die Vermeidung von Missbrauch, den manche Unternehmen in der Vergangenheit mit Praktikanten betrieben haben. Da ein Praktikantenverhältnis je nach Ausgestaltung Arbeitsverhältnis und Berufsausbildungsverhältnis sein kann, hat der Gesetzgeber im MiLoG bestimmte Prakti...mehr

Anwendungsfälle/Voraussetzungen Ist demgegenüber ein Arbeitszeugnis nicht ordnungs- oder wahrheitsgemäß, beispielsweise weil wesentliche vom Arbeitnehmer durchgeführte Tätigkeiten nicht enthalten sind oder weil die Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung nicht zutreffend ist, kann und muss der Arbeitgeber das bereits ausgestellte Arbeitszeugnis berichtigen. Schreibfehler sind zu...mehr

Leitsatz Zwei Abmahnungen und eine fristlose Kündigung gegenüber einer Strahlenschutzbeauftragten, die sich entgegen den Aufforderungen ihrer Vorgesetzten geweigert hatte, eine von ihr entworfene Strahlenschutzanweisung vollständig zu gendern bzw. an einer Stelle entgegen der Anweisung eine Konkretisierung nicht in den Entwurf einarbeitet hatte, sind unwirksam. Sachverhalt Die Klägerin ist seit 2012 als Diplom-Chemikerin im Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie (BSH) tätig. Zudem ist sie ...mehr

Rz. 3 Nach § 81 Abs. 1 Satz 2 BetrVG ist der Arbeitnehmer vor Beginn der Beschäftigung über die Unfall- und Gesundheitsgefahren, denen er bei der Beschäftigung ausgesetzt ist, sowie über die Maßnahmen und Einrichtungen zur Abwehr solcher Gefahren zu belehren. Die Regelung dient dem besonderen Schutz des Arbeitnehmers. „Belehrung” erfordert bereits begrifflich eine intensiver...mehr

Informationsrecht des Auskünfte suchenden Arbeitgebers Ist der Bewerber beim vorherigen Arbeitgeber bereits ausgeschieden oder ist das Arbeitsverhältnis gekündigt, darf der an Auskunft interessierte Arbeitgeber generell auch ohne Einwilligung des Bewerbers Auskünfte einholen, es sei denn, der Bewerber hätte ausdrücklich um Vertraulichkeit gebeten. Befindet sich hingegen der Be...mehr

Damit der Personalrat sein Mitbestimmungsrecht wahrnehmen kann, muss er von der beabsichtigten Einstellungsmaßnahme "rechtzeitig und umfassend" unterrichtet werden; außerdem sind ihm die "hierfür erforderlichen Unterlagen" vorzulegen (§§ 66 Abs. 2, 70 Abs. 2 BPersVG). Die Dienststelle hat dem Personalrat somit alle Informationen zu geben, die für die Meinungsbildung nötig si...mehr

Einstellung Einstellung im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes bedeutet nicht allein der Abschluss eines Arbeitsvertrages, sondern jede Eingliederung, um zusammen mit den im Betrieb schon beschäftigten Arbeitnehmern den arbeitstechnischen Zweck des Betriebs durch weisungsgebundene Tätigkeit zu verwirklichen.[1] Auf das konkrete Rechtsverhältnis zum Arbeitgeber kommt es dabe...mehr

Ordnet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer arbeits- oder dienstrechtlich einer bestimmten Tätigkeitsstätte dauerhaft zu, befindet sich dort seine "erste Tätigkeitsstätte". Diese Zuordnung kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Der Arbeitgeber kann z. B. aus organisatorischen Gründen eine bestimmte Betriebsstätte (Dienststelle) als erste Tätigkeitsstätte festlegen, er muss ...mehr

Rz. 44 Damit der Betriebsrat seine Überwachungspflichten umfassend erfüllen kann, muss der Arbeitgeber „auf Verlangen” die zur Durchführung der Betriebsratsaufgaben erforderlichen Unterlagen zur Verfügung stellen, d. h. ggf. auch aushändigen (§ 80 Abs. 2 Satz. 2 BetrVG). Nach Auffassung des BAG erstreckt sich dies auch auf Betriebsgeheimnisse.[1] Das Gesetz geht davon aus, d...mehr

Bei Dokumenten, für welche die Schriftform gilt, stellt sich die Frage, ob diese im Original in der analogen Personalakte aufbewahrt werden müssen, oder ob diese auch in der digitalen Personalakte gespeichert sein müssen. Der Vorteil von Dokumenten, die im Original aufbewahrt werden, ist lediglich, dass diese im Gerichtsverfahren, z. B. bei einem Kündigungsschutzstreit, den U...mehr

Die Textform im Sinne des § 126b BGB stellt wesentlich geringere Anforderungen an die Form der Erklärung. Ist durch ein Gesetz die Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das es dem Empfänger ermöglicht, eine auf de...mehr

Stufengespräche sind Bestandteil von Stufenplänen (s. u.). Daran nehmen i. d. R. mehrere betrieblich Verantwortliche und Betriebs-/Personalrat teil. Themen sind: offensichtlich suchtbedingte Pflichtverletzungen (Ausfallzeiten, Leistungsabfälle, Alkoholvorräte usw.), ein bestimmtes Verhalten fordern und Sanktionen, abgestimmt mit Hilfsangeboten und Beobachtungszeiträumen, festl...mehr

Eine wichtige Bedeutung kommt der Personalakte zu. Diese beinhaltet alle Daten über beschäftigte Personen, angefangen von der Bewerbung bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen. Der Datenschutz gilt unabhängig davon, ob die Akten elektronisch oder konventionell in Papierform geführt werden. Personalakten müssen vertraulich geführt und aufbewahrt werden. Damit ist ein wirksamer...mehr

Mitglieder und Ersatzmitglieder des Sprecherausschusses sind verpflichtet, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, die ihnen wegen ihrer Zugehörigkeit zum Sprecherausschuss bekannt geworden und vom Arbeitgeber ausdrücklich als geheimhaltungsbedürftig bezeichnet worden sind, nicht zu offenbaren und nicht zu verwerten; dies gilt auch nach dem Ausscheiden aus dem Sprecherausschuss...mehr

Nach der Protokollnotiz Nr. 1 zu § 12 Abs. 2 TVöD (Bund) sind die Arbeitsvorgänge wie folgt definiert: Zitat Arbeitsvorgänge sind Arbeitsleistungen (einschließlich Zusammenhangsarbeiten), die, bezogen auf den Aufgabenkreis der/des Beschäftigten, zu einem bei natürlicher Betrachtung abgrenzbaren Arbeitsergebnis führen (z. B. unterschriftsreife Bearbeitung eines Aktenvorgangs, e...mehr

Sollen Zielvereinbarungs-Systeme erfolgreich sein, müssen sie konsequent angewendet, kontinuierlich betreut, bei nachhaltigen Umsetzungsproblemen angepasst oder verbessert werden. Üblicherweise ist die Zielvereinbarung in einen Mitarbeitergesprächsprozess eingebettet, der sich neben der Zielvereinbarung auch mit der Personalentwicklung beschäftigt. Prozess Zielvereinbarungen D...mehr

Angestellte haben nach DSGVO dieselben Rechte in Bezug auf Datenschutz wie alle anderen Personen auch. Notwendig sind nach Art. 88 Abs. 2 DSGVO angemessene Maßnahmen zur Wahrung der menschlichen Würde, der berechtigten Interessen und der Grundrechte der betroffenen Person. Zu berücksichtigen sind dabei die Transparenz der Verarbeitung, die Übermittlung personenbezogener Date...mehr

Rz. 376 Arbeitnehmer können in entsprechender Anwendung von §§ 242, 1004 Abs. 1 S. 1 BGB die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus ihrer Personalakte verlangen. Der Anspruch besteht, wenn die Abmahnung inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder ...mehr

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Rz. 734 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 4.65: Klage auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte An das Arbeitsgericht _________________________ Klage des _________________________ (Vorname, Nachname, Adresse) – Kläger – gegen die xy-GmbH _________________________ (Bezeichnung des Arbeitgebers, Name und Vorname der Vertretungsberechtigten, Adresse)...mehr

Rz. 725 Das BAG hat in ständiger Rechtsprechung ein Recht des Arbeitnehmers anerkannt, gegen eine Abmahnung auch gerichtlich vorzugehen.[1241] Anspruchsgrundlage:mehr

1. Typischer Sachverhalt Rz. 724 Der Arbeitnehmer hat ein Abmahnschreiben erhalten, in dem ihm neben verschiedenen Leistungsmängeln auch Unpünktlichkeit generell und an bestimmten Tagen vorgeworfen wird. Der Arbeitnehmer will beraten werden, ob und ggf. wie er gegen die Abmahnung vorgehen kann. 2. Rechtliche Grundlagen a) Anspruch auf Beseitigung der Abmahnung, Entfernung aus d...mehr