Fachbeiträge & Kommentare zu Personalakte

Der Stufenplan ist Bestandteil eines strukturierten Interventionsprozesses. Er regelt gestufte Interventionsschritte mit zunehmender arbeitsrechtlicher Konsequenz. Fürsorge- und Klärungsgespräch sind ihm vorgelagert: Sie dienen der frühzeitigen Ansprache von Auffälligkeiten, bevor eine Pflichtverletzung mit Suchtbezug feststeht und haben keinen disziplinarischen Charakter. D...mehr

Das Fördergespräch ist ein zentrales Instrument der Mitarbeiterförderung und wird vor allen mit den Mitarbeitern geführt, die über das Potenzial für die weitere berufliche Laufbahn verfügen. Alternativ wird aus diesem Grund das Fördergespräch in vielen Unternehmen auch als Mitarbeiterentwicklungsgespräch oder Entwicklungsgespräch bezeichnet. Praxis-Tipp Raum für persönliche W...mehr

Gesetzestitel: Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) Stand im Gesetzgebungsverfahren Wesentliche Inhalte Erleichterung des Schriftformerfordernisses: für den Nachweis über die wesentlichen ...mehr

Das Beurteilungsgespräch ist ein unerlässlicher Bestandteil jeder Mitarbeiterbeurteilung. In vielen Unternehmen dient das jährliche Beurteilungsgespräch weiterhin als wichtige Grundlage für Gehalts- und Entwicklungsentscheidungen. Zunehmend wird es jedoch durch kontinuierliche Feedbackformate, kürzere Performance-Zyklen (z. B. quartalsweise OKR-Reviews) und datenbasierte HR-...mehr

Das Zielvereinbarungsgespräch basiert auf dem "Management by Objectives" — Ansatz (MbO), der Führungskonzeption durch Zielsetzungen. Grundidee dieser Konzeption ist der Dialog zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter, der der Abstimmung der Unternehmensziele, Bereichsziele, Abteilungsziele, Team- und Mitarbeiterziele Rechnung trägt und dazu führt, dass Verantwortung dele...mehr

Die Studierenden haben nach § 6 Abs. 2 Satz 1 ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. Hierzu zählen gem. § 6 Abs. 1 Satz 1 TVSöD auch die Leistungsnachweise aus dem Studienteil des ausbildungsintegrierten Studiums, ebenso die sogenannten Personalbeiakten oder Personalnebenakten, nicht dagegen die Prozessakten, die Rechtsstreitigkeiten des Studierenden mit...mehr

Sofern im Ausbildungsteil eine Ausbildung nach dem BBiG oder dem PflBG absolviert wird, sind Studierende dazu verpflichtet, einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis zu führen (§ 13 Satz 2 BBiG, § 17 Satz 2 Nr. 3 PflBG). Die Form des Ausbildungsnachweises ist in die Vertragsniederschrift aufzunehmen (§ 11 Abs. 1 Satz 2 Nr. 12 BBiG, § 16 Abs. 2 Nr. 12 PflBGB...mehr

Nach der Protokollerklärung zu § 12 Abs. 2 TVöD (VKA) sind die Arbeitsvorgänge wie folgt definiert: Zitat Arbeitsvorgänge sind Arbeitsleistungen (einschließlich Zusammenhangsarbeiten), die, bezogen auf den Aufgabenkreis der/des Beschäftigten, zu einem bei natürlicher Betrachtung abgrenzbaren Arbeitsergebnis führen (z. B. unterschriftsreife Bearbeitung eines Aktenvorgangs, eine...mehr

Die Auszubildenden haben nach § 6 Abs. 1 Satz 1 TVAöD ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. Hierzu zählen auch die sogenannten Personalbeiakten oder Personalnebenakten, nicht dagegen die Prozessakten, die Rechtsstreitigkeiten des Auszubildenden mit dem Ausbildenden betreffen. Die Einsichtnahme kann der Auszubildende formlos beantragen, d. h. er braucht ...mehr

Rz. 53 Pensionsverpflichtungen entstehen i. d. R. durch vertragliche Vereinbarungen. Diese sog. Direktzusagen können entstanden sein durch: Einzelzusage (Pensionszusage), Gesamtzusage (Pensions- oder Versorgungsordnung), Betriebsvereinbarung (§ 87 BetrVG), Tarifvertrag, Besoldungsordnung (unmittelbare Versorgungszusage durch den Arbeitgeber), Gesetz (z. B. Beamtenversorgungsgesetz...mehr

Die Notwendigkeit der Mitarbeiterbeurteilung hat auch der Gesetzgeber erkannt. Der Arbeitgeber hat nach § 81 Abs. 1 BetrVG den Arbeitnehmer über dessen Aufgabe und Verantwortung sowie über die Art seiner Tätigkeit und ihre Einordnung in den Arbeitsablauf des Unternehmens zu unterrichten. Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer nach § 82 Abs. 2 BetrVG verlangen, dass ihm die Bere...mehr

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Wortprotokolle dienen der Dokumentation von Informationen, Absprachen und Entscheidungsfindungen. Sie ermöglichen effizientes Nachhalten besprochener Inhalte und fördern Transparenz, Rechenschaft und Verbindlichkeit. Konkrete Vorteile für Unternehmen können beispielsweise sein: Steigerung der Rechtssicherheit und Vermeidung rechtlicher Auseinandersetzungen durch Dokumentation...mehr

An sonstigen Einzelpflichten, die aus der Fürsorgepflicht hergeleitet werden, sind zu nennen: Beschaffung von Schutzkleidung durch den Arbeitgeber, Belehrung über Krankenversicherung oder die Möglichkeit betrieblicher Altersversorgung, Verhinderung der Überanstrengung des Arbeitnehmers, Entbindung von Schweigepflichten zur Rechtsverfolgung durch den Arbeitnehmer, Wiedereinst...mehr

Der Gesetzgeber hat in § 8 Abs. 2 BVV geregelt, welche ergänzenden Unterlagen spätestens ab 1.1.2027 in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Zu den begleitenden Entgeltunterlagen gehören Unterlagen zur Versicherungspflicht/Versicherungsfreiheit, zur Staatsangehörigkeit, zur Mitgliedschaft bei der Krankenkasse, zur Entsendung und auch Stundenaufzeichnun...mehr

Viele Tätigkeitsmerkmale enthalten das Tatbestandsmerkmal "sonstige Beschäftigte", die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und ihrer Erfahrungen entsprechende Tätigkeiten ausüben. Der Begriff des "sonstigen Beschäftigten" wurde im Vergleich zur Vergütungsordnung materiell nicht verändert, daher sind die hierzu von der Rechtsprechung in Jahrzehnten entwickelten (strengen) Maß...mehr

Wird ein Bewerber eingestellt, dürfen dessen Daten aus dem Bewerbungsprozess in die nunmehr zu führende Personalakte in dem zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen Umfang übernommen werden, soweit sie für das begründete Beschäftigungsverhältnis benötigt werden. Führt das Bewerbungsverfahren dagegen nicht zum Abschluss eines Arbeitsvertrags, sind die B...mehr

Rz. 25 Spätestens eine Woche vor Einleitung der Wahlen hat der Vermittler erneut eine Verständigung der beiden Wahlvorstände über die Zuordnung der strittigen Personen zu versuchen.[1] Der Arbeitgeber hat den Vermittler dabei auf Verlangen zu unterstützen. Das heißt: Der Arbeitgeber hat erforderliche Auskünfte zu erteilen und erforderliche Unterlagen zur Verfügung zu stellen...mehr

Der Betriebsrat ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG bei Maßnahmen zur Regelung des Ordnungsverhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb zu beteiligen. Maßnahmen, die lediglich das Arbeitsverhalten – also die Erfüllung der arbeitsvertraglichen Pflichten – konkretisieren, unterliegen demgegenüber nicht der Mitbestimmung.[1] Für die Praxis bedeutet dies: Betriebsvereinbarungen, die pers...mehr

Der TV-V enthält – im Gegensatz zu § 3 Abs. 5 TVöD – keine Regelungen zu den Personalakten. Insofern gelten die allgemeinen Vorgaben, die nach der Rechtsprechung sowie den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere auch zum Datenschutz, zu beachten sind. Nach § 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG hat der Arbeitnehmer das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Nac...mehr

Für die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte gibt es keine gesetzliche Frist. Während des Bestehens des Arbeitsverhältnisses wird man bei leichten Pflichtverstößen eine Entfernungspflicht nach 3 Jahren annehmen können, wenn keine weiteren Verstöße hinzugekommen sind. Allerdings kann eine Abmahnung für eine spätere Interessenabwägung bei einer verhaltensbedingten K...mehr

Hinweis Defintion: Aufbewahrungspflicht Aufbewahrungspflicht meint die Pflicht des Arbeitgebers, bestimmte geschäftliche Unterlagen in einer geordneten Form aufzubewahren, um diese bei einem berechtigten Verlangen Dritter, beispielsweise einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, vorlegen zu können.[1] Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses trifft den Arbeitgeber neben d...mehr

Die weitgehenden Sanktions- und Schadensersatzvorschriften verdeutlichen die Notwendigkeit eines gut strukturierten Löschmanagementkonzepts, das einerseits die gesetzlich normierten oder zur Wahrung der Interessen notwendigen Aufbewahrungspflichten berücksichtigt, andererseits aber auch den Löschzeitpunkt bestimmt, ab dem die Daten nicht mehr für die Abwicklung des Arbeitsve...mehr

Unklar ist, wie lange der Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren darf bzw. wann er die Daten spätestens zu löschen hat. Hierzu werden verschiedene Ansichten vertreten. Ausgangsüberlegung ist dabei, dass es dem Arbeitgeber zu gestatten ist, Unterlagen des Arbeitnehmers so lange aufzubewahren, bis er nicht mehr mit der Geltendmachung von Ansprüchen des Arbeitnehmers oder Dritt...mehr

Fraglich ist, ob die Vorgaben der DSGVO und des BDSG auch für noch traditionell in Papierform geführte Personalakten gilt. Die Rechtsprechung äußerte Zweifel. "In Art. 2 Abs. 1 und Art. 4 Nr. 6 DSGVO wird der Begriff der Dateisysteme zugrunde gelegt. Unabhängig von der Frage, ob dieser Begriff zwischen automatisierten und nicht automatisierten Vorgängen unterscheidet (dazu et...mehr

Im Datenschutz maßgeblich sind vor allem die Regelungen der DSGVO sowie das BDSG. In § 26 BDSG wird dabei speziell die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses geregelt. Zu beachten ist allerdings, dass der EuGH § 26 BDSG für europarechtswidrig erklärt hat, demzufolge sind sämtliche Maßnahmen im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes zumindest auch auf Art...mehr

Überblick Das Thema Datenschutz stellt in der Arbeitswelt einen Dauerbrenner dar. Insbesondere durch die Verabschiedung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und erweiterten Pflichten nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), muss der Arbeitgeber bei der Führung der Personalakten zahlreiche gesetzliche Vorgaben berücksichtigen. Ein wesentlicher Teilbereich dieser Vorgaben si...mehr

Eine Verhaltensbeeinflussung bzw. -veränderung kann bewirkt werden, indem die Vor- und Nachteile von arbeitssicherem und sicherheitswidrigem Verhalten herausgestellt und erlebbar gemacht werden oder – anders gesagt – indem erwünschtes Verhalten gezielt "belohnt" und unerwünschtes Verhalten gezielt "behindert" wird. 2 Strategien machen arbeitssicheres Verhalten wahrscheinlich...mehr

Nachdem in den letzten Schritten ein Blick auf das Zukunftsbild von HR sowie die übergeordnete Strategie geworfen wurde und zudem die Potentiale moderner IT-Systeme und KI analysiert sind, können die bisherigen Erkenntnisse aus Reifegrad, Pain Points und Nutzen systematisch mit diesen Ergänzungen verknüpft werden. Gezeigt wird das beispielhaft anhand folgender Tabelle.mehr

Nun ist es soweit: die Bestandsaufnahme bis hierher mit Reifegrad, Prozessen und Pain Points kann einmal in einen Überblick gebracht werden. Hier werden die bisher als hoch bewerteten Handlungsschritte gesammelt. Der Überblick kann wie folgt aussehen und im nachfolgenden Prozess wieder herangezogen werden:mehr

Die vorhergehenden Überlegungen zum Umgang mit KI lassen sich nun ebenfalls als Gestaltungsprinzipien für die eigene HR-Digitalisierung heranziehen. Praxis-Beispiel Designprinzip mit Blick auf KI Designprinzip: Wir gestalten HR-Prozesse so, dass sie durch KI unterstützt, aber nicht ersetzt werden. Wir nehmen ein Kriterium in unsere Digitalisierungsroadmap mit auf, die das KI-Po...mehr

Ab dem Startschuss des Projekts sollten Sie konsequent regelmäßige Feedback Loops installieren. Was im Workshop am Reißbrett stimmig erschien, kann sich in der Praxis als nicht zielführend erweisen. Je früher Korrekturen vorgenommen werden, desto weniger aufwändig! Nicht nur das Feedback der Führungskräfte ist wichtig: Gerade aktuelle Onboardees, die den neuen Onboarding-Pro...mehr

Im Folgenden werden Kompetenzen eines digitalisierten HR-Teams beispielhaft dargestellt, denn gerade die Qualifikationslücken mit Blick auf HR sind als Umsetzungshürde zu betrachten, die dem Entwicklungstempo auf der technologischen Seite entgegensteht. Digitale Prozesskompetenz Fähigkeit, Prozesse zu analysieren, zu vereinfachen und digital abzubilden, das Verständnis von HR...mehr

In der heutigen Unternehmenslandschaft wimmelt es nur so von unterschiedlichen Projekten. Für jedes Projekt gibt es einen Kick-off-Termin, einen Zeitplan, einen Projektverantwortlichen und letztendlich auch ein Budget, das es einzuhalten und über das es zu berichten gilt. Kennen wir doch alle die Zielvorgaben "in time, in quality and in budget". Dies begegnet uns in allen We...mehr

Betrachtet man Digitalisierungsstrategien in den Organisationen, werden in den meisten Unternehmen die folgenden Handlungsfelder umgesetzt:[1] Digitale Personalakte: Sie erlaubt zeitlich und räumlich unbegrenzten und revisionssicheren Zugriff auf die Mitarbeiterdokumente. Dies ist entscheidend dafür, die Zusammenarbeit in HR-Teams grundlegend zu ermöglichen. Auch Ablageprozes...mehr

Mitarbeiterbezogene Maßnahmen vor einer Trennung prüfen Vor jeder Trennung sollte geprüft werden, ob bereits das gesamte Repertoire an mitarbeiterbezogenen Maßnahmen ausgeschöpft worden ist. Dazu gehören neben (kritischen-) konstruktivem Feedback vor allem Ermahnungen und Abmahnungen. Diese Maßnahmen werden in der folgenden Tabelle erklärt. Disziplinarische Maßnahmen vor eine...mehr

Die Aufstellung allgemeiner Beurteilungsgrundsätze bedarf der Zustimmung des Betriebsrats.[1] Darunter sind Regelungen zu verstehen, die die Bewertung des Verhaltens oder der Leistung der Arbeitnehmer objektivieren und sich nach einheitlichen, für die Beurteilung jeweils erheblichen Kriterien ausrichten sollen. Mit ihnen soll ein einheitliches Vorgehen bei der Beurteilung u...mehr

Ebenso wie bei der Einführung von Personalfragebögen und Formulararbeitsverträgen kann der Betriebsrat die Aufstellung von Beurteilungsgrundsätzen nicht erzwingen. Ihm fehlt das Initiativrecht.[1] Wenn jedoch der Arbeitgeber solche Beurteilungsgrundsätze einführen will, hat der Betriebsrat sowohl darüber mitzubestimmen, ob allgemeine Beurteilungsgrundsätze überhaupt eingefüh...mehr

Rz. 2 Der Personalfragebogen wird als Formular definiert, in dem personenbezogene Fragen nach einem bestimmten Schema gestellt werden.[1] Der Fragebogen kann an einen Bewerber oder an einen bereits beschäftigten Arbeitnehmer gerichtet sein. Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats besteht in beiden Fällen, sofern die eingeforderten Antworten geeignet sind, Aufschluss über di...mehr

Die Praktikantinnen/Praktikanten haben nach § 6 Satz 1 TVPöD ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. Hierzu zählen auch die sogenannten Personalbeiakten oder Personalnebenakten, nicht dagegen die Prozessakten, die Rechtsstreitigkeiten der Praktikantinnen/Praktikanten mit dem Arbeitgeber betreffen. Die Einsichtnahme können die Praktikantinnen/Praktikanten ...mehr

Der TVPöD findet ebenso wie die ehemals gültigen Tarifverträge vor allem für berufsnotwendige Praktika in typischerweise sozialen und pflegerischen Berufsgruppen im öffentlichen Dienst Anwendung. Er regelt sowohl die Vergütung als auch eine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall für die Praktikanten. Die Verpflichtungen des Praktikanten hinsichtlich der Arbeitszeit (§ 7 TVPöD)...mehr

Rz. 4 Während § 1 Abs. 1 den sachlichen Anwendungsbereich beschreibt, legt § 1 Abs. 2 den persönlichen Anwendungsbereich fest. Das EFZG gilt für alle Arbeitnehmer. Nach § 1 Abs. 2 sind dies Arbeiter und Angestellte sowie die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten. Rz. 5 Die Regelung des § 1 Abs. 2 definiert den Begriff des Arbeitnehmers aber nur scheinbar, denn er gibt keine Hi...mehr

Die HR-Arbeit ist stark dokumentenabhängig. Die Personalakte sammelt alle relevanten Vorgänge bezüglich einer beschäftigten Person und ist Nachweis aller Aktivitäten in Bezug auf diese Person. Verträge und Vertragsanpassungen, Personalentwicklung, Versetzung, disziplinarische Maßnahmen, Zeugnisse – alles muss in der Personalakte transparent zugänglich sein. Die Digitalisierun...mehr

Generell lassen sich die Aufgaben des HR-Bereichs mit Hilfe einer HR-Prozesslandkarte gliedern in HR-Unterstützungsprozesse, worin alle administrativen Aufgaben enthalten sind (Entgeltabrechnung, Vertragswesen, Bescheinigungen, Personalakte), HR-Kernprozesse mit allen Aspekten der lebenszyklusorientierten Personalarbeit von der Einstellung bis zum Ausscheiden von Mitarbeiter...mehr

Die HR-Organisation kann eine Vielzahl von Aufgaben wahrnehmen. Die HR-Aufgaben werden im unternehmerischen Sprachgebrauch auch als HR-Dienstleistung, HR-Aufgabe oder HR-Produkt im HR-Produktportfolio bezeichnet. Die Aufgaben zielen darauf ab, durch passende Initiativen die Menschen im Unternehmen für ihre Aufgaben zu befähigen. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, über ein...mehr

Ein betriebliches Eingliederungsmanagement besteht aus mehreren Schritten: Erstgespräch Besprechung der Situation Erstellen eines Maßnahmenplans Umsetzen der Maßnahmen Evaluierung der Maßnahmen Das bedeutet im Einzelnen: Erstgespräch Das Erstgespräch findet durch telefonischen, schriftlichen oder mündlichen Kontakt mit dem Mitarbeiter statt. In dem Gespräch wird der Mitarbeiter über...mehr

Die Einführung digitaler Personalakten bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, wie effizientere Prozesse, eine bessere Nachvollziehbarkeit und eine ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeit. Gleichzeitig stellt sie erhöhte Anforderungen an den Datenschutz, da die darin enthaltenen personenbezogenen Informationen oftmals besonders sensibel sind. Demnach sind die oben skizzierten Gr...mehr

Das Jugendarbeitsschutzgesetz sieht eine Reihe ärztlicher Untersuchungen für Jugendliche (15-17 Jahre) vor (§§ 32 ff. JArbSchG). Nach § 32 Abs. 1 JArbSchG darf ein Jugendlicher, der in das Berufsleben eintritt, nur beschäftigt werden, wenn er innerhalb der letzten 14 Monate von einem Arzt untersucht worden ist (Erstuntersuchung) und dem Arbeitgeber eine entsprechende Beschein...mehr

Anwendungsfälle/Voraussetzungen Ist demgegenüber ein Arbeitszeugnis nicht ordnungs- oder wahrheitsgemäß, beispielsweise weil wesentliche vom Arbeitnehmer durchgeführte Tätigkeiten nicht enthalten sind oder weil die Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung nicht zutreffend ist, kann und muss der Arbeitgeber das bereits ausgestellte Arbeitszeugnis berichtigen. Schreibfehler sind zu...mehr