Fachbeiträge & Kommentare zu Personalakte

Der Stufenplan ist Bestandteil eines strukturierten Interventionsprozesses. Er regelt gestufte Interventionsschritte mit zunehmender arbeitsrechtlicher Konsequenz. Fürsorge- und Klärungsgespräch sind ihm vorgelagert: Sie dienen der frühzeitigen Ansprache von Auffälligkeiten, bevor eine Pflichtverletzung mit Suchtbezug feststeht und haben keinen disziplinarischen Charakter. D... mehr

Die Regelung des Datenschutzes ist das zentrale Thema zur Vertrauensbildung im BEM und noch vor der eigentlichen Einleitung des BEM-Verfahrens zu bearbeiten bzw. zu klären. Der Datenschutz ist auf der Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sicherzustellen. Die Anforderungen der DSGVO sowie des BDSG verlangen eine Konkretisi... mehr

Mithilfe der fallbezogenen Verlaufsdokumentation belegt das BEM-Team, dass der Arbeitgeber seine Verpflichtung nach § 167 Abs. 2 SGB IX erfüllt hat, ein ordnungsgemäßes, rechtssicheres und den Vereinbarungen in der Betriebsvereinbarung entsprechendes BEM durchzuführen. Da das Gesetz keine Personen oder Stellen benennt, denen die Leitung des BEM anzuvertrauen ist, geht es um ... mehr

Das Fähigkeitsprofil des Betroffenen muss einerseits den Anforderungen des entsprechenden Arbeitsplatzes bzw. der Arbeitsaufgabe und des organisatorischen Umfelds entsprechen. Andererseits sind aber in vielen Fällen Fertigkeiten bzw. Qualifikationen beinhaltet, die bei der Ausführung der Tätigkeit nicht abgerufen werden, jedoch vorhanden sind. Hierzu gehören z. B. Aspekte wi... mehr

Das Ergebnis der individuellen Leistungsfeststellung muss in schriftlicher Form zur Personalakte genommen werden. Hierzu gehört neben der konkret erreichten Punktzahl die ganze Leistungsfeststellung, insbesondere muss hieraus deutlich werden, welche Bewertung bzw. Zielabrechnung zu dem jeweiligen Ergebnis geführt hat. Diese Art der Dokumentation ermöglicht den Dienststellen, ... mehr

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Zunächst der Versuch einer Begriffsklärung: Was verstehen wir unter Human Resource Management (HRM)? Alle geplanten und gesteuerten Aktivitäten einer Organisation zur Gestaltung der Beziehung zwischen Mitarbeiter und Organisation, um die Ziele der Organisation zu erreichen und den Mitarbeitererwartungen gerecht zu werden. Dabei bestimmen die Megatrends aktuell schon die Heraus... mehr

Für die Beurteilung des Vertragsverhältnisses können noch weitere Merkmale ergänzend als Indizien herangezogen werden, ohne dass ihnen dabei eine entscheidende Bedeutung zukommt. Betriebsmittel: Beim freien Mitarbeiterverhältnis gehören die Arbeits- und Betriebsmittel regelmäßig dem freien Mitarbeiter, beim Arbeitsverhältnis dagegen dem Arbeitgeber. Die den Musikschullehrern ... mehr

Eine bedeutende Neuerung stellen die Anforderungen an die Vergütungssysteme dar. Aggressive Vergütungssysteme haben – neben anderen Faktoren – mit zur Finanzmarktkrise beigetragen. Fehlanreize in den Vergütungssystemen führten teilweise zu extremen Ausweitungen von Risikopositionen. Vor diesem Hintergrund ist es nicht überraschend, dass sich auch die maßgeblichen internation... mehr

Für die Beurteilung des Vertragsverhältnisses können noch weitere Merkmale ergänzend als Indizien herangezogen werden, ohne dass ihnen dabei eine entscheidende Bedeutung zukommt. Betriebsmittel: Beim freien Mitarbeiterverhältnis gehören die Arbeits- und Betriebsmittel regelmäßig dem freien Mitarbeiter, beim Arbeitsverhältnis dagegen dem Arbeitgeber. Die den Musikschullehrern ... mehr

Frage Wie lange muss ein Arbeitgeber ein Zeugnis aufbewahren/vorhalten können? Antwort Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, eine Kopie des Zeugnisses aufzubewahren. In der Praxis kommt eine Kopie des Zeugnisses aber in die Personalakte und wird mit dieser vernichtet/gelöscht. mehr

Nach überwiegender Meinung soll Aufnahme nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers erfolgen. Argument: Datenschutz, Recht auf informationelle Selbstbestimmung Für die Aufnahme des Geburtsdatums spricht, dass es die Identifizierung erleichtert, insbesondere bei häufig vorkommenden Namen. Praxis-Tipp Handlungsempfehlung: Lassen Sie das Geburtsdatum des Arbeitnehmers weg. So z. B. LAG S... mehr

Zeugniszweck: Zukünftige Arbeitgeber sollen sich ein klares Bild vom Aufgabenbereich des Mitarbeiters machen können. Deshalb müssen alle wesentlichen Arbeiten und Tätigkeiten konkret beschrieben werden; reicht die Angabe der Berufsbezeichnung oder der internen Funktion nicht aus, denn daraus lässt sich der Umfang der Tätigkeit und die Qualifikation des Beschäftigten nicht erke... mehr

Da die Arbeitszeit in der Regel die Grundlage für die Vergütung eines Arbeitnehmers darstellt, hat das Unternehmen ein berechtigtes Interesse, die Arbeitszeiten der Beschäftigten festzuhalten. Zudem urteilte der Europäische Gerichtshof ("EuGH"), dass sich aus der EU-Grundrechte-Charta eine gesetzliche Pflicht für Arbeitgeber zur Implementierung eines objektiven, verlässliche... mehr

Rz. 114 Nichtvermögensrechtliche Ansprüche haben eigentlich keinen messbaren Wert. Eine Bewertung dieser Streitigkeiten muss auch nur zum Zweck der Gebührenberechnung und nur teilweise zur Klärung der Zuständigkeitsfrage vorgenommen werden. Nichtvermögensrechtliche Ansprüche sind solche Ansprüche, die sich nicht in Geld ausdrücken oder in einen Geldwert umsetzen lassen, weil ... mehr

Das Fördergespräch ist ein zentrales Instrument der Mitarbeiterförderung und wird vor allen mit den Mitarbeitern geführt, die über das Potenzial für die weitere berufliche Laufbahn verfügen. Alternativ wird aus diesem Grund das Fördergespräch in vielen Unternehmen auch als Mitarbeiterentwicklungsgespräch oder Entwicklungsgespräch bezeichnet. Praxis-Tipp Raum für persönliche W... mehr

Das Beurteilungsgespräch ist ein unerlässlicher Bestandteil jeder Mitarbeiterbeurteilung. In vielen Unternehmen dient das jährliche Beurteilungsgespräch weiterhin als wichtige Grundlage für Gehalts- und Entwicklungsentscheidungen. Zunehmend wird es jedoch durch kontinuierliche Feedbackformate, kürzere Performance-Zyklen (z. B. quartalsweise OKR-Reviews) und datenbasierte HR-... mehr

Das Zielvereinbarungsgespräch basiert auf dem "Management by Objectives" — Ansatz (MbO), der Führungskonzeption durch Zielsetzungen. Grundidee dieser Konzeption ist der Dialog zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter, der der Abstimmung der Unternehmensziele, Bereichsziele, Abteilungsziele, Team- und Mitarbeiterziele Rechnung trägt und dazu führt, dass Verantwortung dele... mehr

Die Studierenden haben nach § 6 Abs. 2 Satz 1 ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. Hierzu zählen gem. § 6 Abs. 1 Satz 1 TVSöD auch die Leistungsnachweise aus dem Studienteil des ausbildungsintegrierten Studiums, ebenso die sogenannten Personalbeiakten oder Personalnebenakten, nicht dagegen die Prozessakten, die Rechtsstreitigkeiten des Studierenden mit... mehr

Sofern im Ausbildungsteil eine Ausbildung nach dem BBiG oder dem PflBG absolviert wird, sind Studierende dazu verpflichtet, einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis zu führen (§ 13 Satz 2 BBiG, § 17 Satz 2 Nr. 3 PflBG). Die Form des Ausbildungsnachweises ist in die Vertragsniederschrift aufzunehmen (§ 11 Abs. 1 Satz 2 Nr. 12 BBiG, § 16 Abs. 2 Nr. 12 PflBGB... mehr

Nach der Protokollerklärung zu § 12 Abs. 2 TVöD (VKA) sind die Arbeitsvorgänge wie folgt definiert: Zitat Arbeitsvorgänge sind Arbeitsleistungen (einschließlich Zusammenhangsarbeiten), die, bezogen auf den Aufgabenkreis der/des Beschäftigten, zu einem bei natürlicher Betrachtung abgrenzbaren Arbeitsergebnis führen (z. B. unterschriftsreife Bearbeitung eines Aktenvorgangs, eine... mehr

Rz. 30 In den Abs. 4 bis 6 sind die Befugnisse des Geschäftsführers geregelt, die im Wesentlichen denen eines Behördenleiters entsprechen, mit der Einschränkung, dass der Trägerversammlung nicht unwesentliche Entscheidungsrechte eingeräumt sind. Rz. 31 Es liegt in der Natur der Geschäftsführung, dass der Geschäftsführer auch das Personal führt (Abs. 4). Entscheidend ist die V... mehr

Die Auszubildenden haben nach § 6 Abs. 1 Satz 1 TVAöD ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. Hierzu zählen auch die sogenannten Personalbeiakten oder Personalnebenakten, nicht dagegen die Prozessakten, die Rechtsstreitigkeiten des Auszubildenden mit dem Ausbildenden betreffen. Die Einsichtnahme kann der Auszubildende formlos beantragen, d. h. er braucht ... mehr

Rz. 53 Pensionsverpflichtungen entstehen i. d. R. durch vertragliche Vereinbarungen. Diese sog. Direktzusagen können entstanden sein durch: Einzelzusage (Pensionszusage), Gesamtzusage (Pensions- oder Versorgungsordnung), Betriebsvereinbarung (§ 87 BetrVG), Tarifvertrag, Besoldungsordnung (unmittelbare Versorgungszusage durch den Arbeitgeber), Gesetz (z. B. Beamtenversorgungsgesetz... mehr

Wie bereits erwähnt, hat der Arbeitgeber generell keinen einklagbaren und gerichtlich durchsetzbaren Anspruch gegen den Betriebsrat auf Unterlassung bestimmter Handlungen. Ausgenommen sind Eigentumsverletzungen, denen mit dem Unterlassungsantrag gemäß § 1004 BGB entgegengetreten werden kann.[1] Ansonsten bleibt ihm als effizientes Mittel zur Verhinderung rechtswidriger Hand... mehr

Auch über Informationen über persönliche Verhältnisse und Angelegenheiten der Arbeitnehmer, die ihrer Bedeutung oder ihrem Inhalt nach einer vertraulichen Behandlung bedürfen und der Betriebsrat im Rahmen der Mitbestimmung in personellen Angelegenheiten erfährt, haben die Mitglieder des Betriebsrats Stillschweigen zu bewahren.[1] Dabei ist zu unterscheiden zwischen den Infor... mehr

Die Notwendigkeit der Mitarbeiterbeurteilung hat auch der Gesetzgeber erkannt. Der Arbeitgeber hat nach § 81 Abs. 1 BetrVG den Arbeitnehmer über dessen Aufgabe und Verantwortung sowie über die Art seiner Tätigkeit und ihre Einordnung in den Arbeitsablauf des Unternehmens zu unterrichten. Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer nach § 82 Abs. 2 BetrVG verlangen, dass ihm die Bere... mehr

Beabsichtigt ein Arbeitgeber, eine mitbestimmungspflichtige Maßnahme durchzuführen, muss er vorher die Zustimmung des Betriebsrats und im Nichteinigungsfall den positiven Spruch der Einigungsstelle einholen. Nach der Auffassung des BAG ist diese Art der Mitbestimmung notwendige Voraussetzung für die Ausübung des Direktionsrechts und der Vertragsfreiheit.[1] Somit ist die Zust... mehr

Die Pflege von Personaldaten stellt vielerorts den größten Zeitfresser für die Fachkräfte dar. Die entscheidende Frage ist: Auf welche Weise werden diese Daten zugeliefert und erfasst? Dies geschieht auch heute gerne noch auf durchweg manuelle oder zumindest umständliche und fehleranfällige Weise. Bei einer Neueinstellung werden die notwendigen Stammdaten per Papier-Fragebog... mehr

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Wortprotokolle dienen der Dokumentation von Informationen, Absprachen und Entscheidungsfindungen. Sie ermöglichen effizientes Nachhalten besprochener Inhalte und fördern Transparenz, Rechenschaft und Verbindlichkeit. Konkrete Vorteile für Unternehmen können beispielsweise sein: Steigerung der Rechtssicherheit und Vermeidung rechtlicher Auseinandersetzungen durch Dokumentation... mehr

An sonstigen Einzelpflichten, die aus der Fürsorgepflicht hergeleitet werden, sind zu nennen: Beschaffung von Schutzkleidung durch den Arbeitgeber, Belehrung über Krankenversicherung oder die Möglichkeit betrieblicher Altersversorgung, Verhinderung der Überanstrengung des Arbeitnehmers, Entbindung von Schweigepflichten zur Rechtsverfolgung durch den Arbeitnehmer, Wiedereinst... mehr

Der Gesetzgeber hat in § 8 Abs. 2 BVV geregelt, welche ergänzenden Unterlagen spätestens ab 1.1.2027 in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Zu den begleitenden Entgeltunterlagen gehören Unterlagen zur Versicherungspflicht/Versicherungsfreiheit, zur Staatsangehörigkeit, zur Mitgliedschaft bei der Krankenkasse, zur Entsendung und auch Stundenaufzeichnun... mehr

Viele Tätigkeitsmerkmale enthalten das Tatbestandsmerkmal "sonstige Beschäftigte", die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und ihrer Erfahrungen entsprechende Tätigkeiten ausüben. Der Begriff des "sonstigen Beschäftigten" wurde im Vergleich zur Vergütungsordnung materiell nicht verändert, daher sind die hierzu von der Rechtsprechung in Jahrzehnten entwickelten (strengen) Maß... mehr

Wird ein Bewerber eingestellt, dürfen dessen Daten aus dem Bewerbungsprozess in die nunmehr zu führende Personalakte in dem zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen Umfang übernommen werden, soweit sie für das begründete Beschäftigungsverhältnis benötigt werden. Führt das Bewerbungsverfahren dagegen nicht zum Abschluss eines Arbeitsvertrags, sind die B... mehr

Rz. 25 Spätestens eine Woche vor Einleitung der Wahlen hat der Vermittler erneut eine Verständigung der beiden Wahlvorstände über die Zuordnung der strittigen Personen zu versuchen.[1] Der Arbeitgeber hat den Vermittler dabei auf Verlangen zu unterstützen. Das heißt: Der Arbeitgeber hat erforderliche Auskünfte zu erteilen und erforderliche Unterlagen zur Verfügung zu stellen... mehr

Der Betriebsrat ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG bei Maßnahmen zur Regelung des Ordnungsverhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb zu beteiligen. Maßnahmen, die lediglich das Arbeitsverhalten – also die Erfüllung der arbeitsvertraglichen Pflichten – konkretisieren, unterliegen demgegenüber nicht der Mitbestimmung.[1] Für die Praxis bedeutet dies: Betriebsvereinbarungen, die pers... mehr

Der TV-V enthält – im Gegensatz zu § 3 Abs. 5 TVöD – keine Regelungen zu den Personalakten. Insofern gelten die allgemeinen Vorgaben, die nach der Rechtsprechung sowie den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere auch zum Datenschutz, zu beachten sind. Nach § 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG hat der Arbeitnehmer das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Nac... mehr

Für die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte gibt es keine gesetzliche Frist. Während des Bestehens des Arbeitsverhältnisses wird man bei leichten Pflichtverstößen eine Entfernungspflicht nach 3 Jahren annehmen können, wenn keine weiteren Verstöße hinzugekommen sind. Allerdings kann eine Abmahnung für eine spätere Interessenabwägung bei einer verhaltensbedingten K... mehr

Hinweis Defintion: Aufbewahrungspflicht Aufbewahrungspflicht meint die Pflicht des Arbeitgebers, bestimmte geschäftliche Unterlagen in einer geordneten Form aufzubewahren, um diese bei einem berechtigten Verlangen Dritter, beispielsweise einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, vorlegen zu können.[1] Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses trifft den Arbeitgeber neben d... mehr

Die weitgehenden Sanktions- und Schadensersatzvorschriften verdeutlichen die Notwendigkeit eines gut strukturierten Löschmanagementkonzepts, das einerseits die gesetzlich normierten oder zur Wahrung der Interessen notwendigen Aufbewahrungspflichten berücksichtigt, andererseits aber auch den Löschzeitpunkt bestimmt, ab dem die Daten nicht mehr für die Abwicklung des Arbeitsve... mehr

Unklar ist, wie lange der Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren darf bzw. wann er die Daten spätestens zu löschen hat. Hierzu werden verschiedene Ansichten vertreten. Ausgangsüberlegung ist dabei, dass es dem Arbeitgeber zu gestatten ist, Unterlagen des Arbeitnehmers so lange aufzubewahren, bis er nicht mehr mit der Geltendmachung von Ansprüchen des Arbeitnehmers oder Dritt... mehr

Fraglich ist, ob die Vorgaben der DSGVO und des BDSG auch für noch traditionell in Papierform geführte Personalakten gilt. Die Rechtsprechung äußerte Zweifel. "In Art. 2 Abs. 1 und Art. 4 Nr. 6 DSGVO wird der Begriff der Dateisysteme zugrunde gelegt. Unabhängig von der Frage, ob dieser Begriff zwischen automatisierten und nicht automatisierten Vorgängen unterscheidet (dazu et... mehr

Im Datenschutz maßgeblich sind vor allem die Regelungen der DSGVO sowie das BDSG. In § 26 BDSG wird dabei speziell die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses geregelt. Zu beachten ist allerdings, dass der EuGH § 26 BDSG für europarechtswidrig erklärt hat, demzufolge sind sämtliche Maßnahmen im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes zumindest auch auf Art... mehr

Überblick Das Thema Datenschutz stellt in der Arbeitswelt einen Dauerbrenner dar. Insbesondere durch die Verabschiedung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und erweiterten Pflichten nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), muss der Arbeitgeber bei der Führung der Personalakten zahlreiche gesetzliche Vorgaben berücksichtigen. Ein wesentlicher Teilbereich dieser Vorgaben si... mehr

Eine Verhaltensbeeinflussung bzw. -veränderung kann bewirkt werden, indem die Vor- und Nachteile von arbeitssicherem und sicherheitswidrigem Verhalten herausgestellt und erlebbar gemacht werden oder – anders gesagt – indem erwünschtes Verhalten gezielt "belohnt" und unerwünschtes Verhalten gezielt "behindert" wird. 2 Strategien machen arbeitssicheres Verhalten wahrscheinlich... mehr

Nachdem in den letzten Schritten ein Blick auf das Zukunftsbild von HR sowie die übergeordnete Strategie geworfen wurde und zudem die Potentiale moderner IT-Systeme und KI analysiert sind, können die bisherigen Erkenntnisse aus Reifegrad, Pain Points und Nutzen systematisch mit diesen Ergänzungen verknüpft werden. Gezeigt wird das beispielhaft anhand folgender Tabelle. mehr

Nun ist es soweit: die Bestandsaufnahme bis hierher mit Reifegrad, Prozessen und Pain Points kann einmal in einen Überblick gebracht werden. Hier werden die bisher als hoch bewerteten Handlungsschritte gesammelt. Der Überblick kann wie folgt aussehen und im nachfolgenden Prozess wieder herangezogen werden: mehr

Die vorhergehenden Überlegungen zum Umgang mit KI lassen sich nun ebenfalls als Gestaltungsprinzipien für die eigene HR-Digitalisierung heranziehen. Praxis-Beispiel Designprinzip mit Blick auf KI Designprinzip: Wir gestalten HR-Prozesse so, dass sie durch KI unterstützt, aber nicht ersetzt werden. Wir nehmen ein Kriterium in unsere Digitalisierungsroadmap mit auf, die das KI-Po... mehr