Fachbeiträge & Kommentare zu Personalakte

Maßnahmen dokumentieren Im Hinblick auf die Bedeutung des durchgeführten betrieblichen Eingliederungsmanagements für einen Kündigungsschutzprozess ist es wichtig, das gesamte Verfahren und die ergriffenen Maßnahmen und Vereinbarungen zu dokumentieren. So ist es sinnvoll, über die Gespräche mit dem Beschäftigten und der Interessenvertretung jeweils ein Protokoll anzufertigen, ...mehr

Sofern im Ausbildungsteil eine Ausbildung nach dem BBiG oder dem PflBG absolviert wird, sind Studierende dazu verpflichtet, einen Ausbildungsnachweis zu führen. Das PflBG sieht hierfür die Schriftform vor (vgl. § 17 Satz 2 Nr. 3 PflBG), das BBiG lässt alternativ dazu auch die Führung des Ausbildungsnachweises in elektronischer Form zu (§ 13 Abs. 2 Nr. 7 BBiG). In der Folge i...mehr

Der Ablauf des BEM ist – wie oben dargelegt – nur teilweise geregelt und bietet deshalb Freiraum für eine betriebsspezifische Regelung. Folgende Schritte sollten beachtet werden: Infographic 1. Schritt: Einleitungsphase Der Arbeitgeber entscheidet, ob und wann mit dem BEM begonnen wird. Zum Ob: Zwar sieht das Gesetz ausnahmslos ein BEM bei Erfüllen der Voraussetzungen (länger al...mehr

Für die Vorgesetztenbeurteilung gilt wie für die Mitarbeiterbeurteilung: Sie sollten nicht in der Personalakte oder in einer Schublade verschwinden. Wenn im Beurteilungsgespräch Verabredungen getroffen werden, müssen diese anschließend auch umgesetzt werden. Deshalb sollten alle Beteiligten daran interessiert sein, konkrete und erreichbare Ziele zu setzen. Auch sollte eine "...mehr

Wie bereits beschrieben, sollte die Trennung das letzte – nicht das erste – Mittel bei auftretenden Problemen sein. Von der betriebsbedingten Trennung abgesehen, gibt es im Rahmen der Führung mit den Instrumenten der "Ermahnung" und "Verwarnung" noch wirksame Mittel des disziplinaren Einwirkens auf den Mitarbeiter. Erst wenn diese nicht fruchten, greift man zur bekannten Abm...mehr

Ein BEM-Verfahren kann nur stattfinden, wenn der Betroffene einwilligt. Diese Einwilligung wird zu Beginn durch den Arbeitgeber abgefragt. Sie kann jederzeit im Verlauf des Verfahrens widerrufen und das Verfahren damit beendet werden. Entscheidet sich der Betroffene für das BEM-Verfahren, ist er aber zur Mitwirkung verpflichtet. Schließlich kann der Arbeitgeber nur dann sinnv...mehr

Ein Anspruch auf Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus der Personalakte besteht, wenn die Abmahnung entweder inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt. Bei einer zu Recht erteilten Abmahnung gibt es...mehr

Ermahnung Bei der Ermahnung handelt es sich um die Mitteilung des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer, dass eine arbeitsvertragliche Pflicht verletzt wurde und weshalb. Sie kommt vor allem bei einem erstmaligen oder geringfügigen Fehlverhalten in Betracht. Im Gegensatz zur Abmahnung droht die Ermahnung für den Wiederholungsfall keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen (v. a. Kün...mehr

Dem Arbeitnehmer steht ein gerichtlich durchsetzbarer Anspruch auf Rücknahme der Abmahnung sowie auf Entfernung des Abmahnungsschreibens aus den Personalakten zu, wenn die Abmahnung unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, die den Arbeitnehmer in seiner Rechtsstellung und seinem beruflichen Fortkommen beeinträchtigen können.[1] Der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, gegen ...mehr

Die Schutzfrist nach der Entbindung dauert 8 Wochen, beginnend am Tag nach der Entbindung (§ 3 Abs. 2 Satz 1 MuSchG). Diese Schutzfrist wird im Falle einer Frühgeburt, einer Mehrlingsgeburt oder wenn bei einem Kind vor Ablauf von acht Wochen nach der Geburt eine Behinderung i. S. v. § 2 Abs. 1 Satz 1 SGB IX festgestellt wird auf 12 Wochen verlängert (§ 3 Abs. 2 Satz 2 MuSchG...mehr

Nach § 3 Abs. 1 Satz 1 MuSchG dürfen werdende Mütter in den letzten 6 Wochen vor der Entbindung nicht beschäftigt werden, es sei denn, dass sie sich zur Arbeitsleistung ausdrücklich bereit erklären. Für die Festlegung des Beginns der Schutzfrist ist vom voraussichtlichen Tag der Entbindung auszugehen, wie er sich aus dem durch die Frau vorgelegten Zeugnis ihres Arztes oder ih...mehr

36 % der Teilnehmer der Haufe Onboarding-Umfrage 2023 kämpfen mit Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag[1]. Das zeigt, dass ein attraktives Gehalt allein nicht genügt, um den neuen Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Die Ursachen können vielfältig sein, aber oft genug hapert es im zwischenmenschlichen Bereich. Hört der Neuzugang in dieser ...mehr

Der TV-V enthält – im Gegensatz zu § 3 Abs. 5 TVöD – keine Regelungen zu den Personalakten. Insofern gelten die allgemeinen Vorgaben, die nach der Rechtsprechung sowie den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere auch zum Datenschutz, zu beachten sind. Nach § 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG hat der Arbeitnehmer das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Nac...mehr

Stufengespräche sind Bestandteil von Stufenplänen (s. u.). Daran nehmen i. d. R. mehrere betrieblich Verantwortliche und Betriebs-/Personalrat teil. Themen sind: offensichtlich suchtbedingte Pflichtverletzungen (Ausfallzeiten, Leistungsabfälle, Alkoholvorräte usw.), ein bestimmtes Verhalten fordern und Sanktionen, abgestimmt mit Hilfsangeboten und Beobachtungszeiträumen, festl...mehr

Die Auszubildenden haben nach § 6 Abs. 1 Satz 1 TVAöD ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. Hierzu zählen auch die sogenannten Personalbeiakten oder Personalnebenakten, nicht dagegen die Prozessakten, die Rechtsstreitigkeiten des Auszubildenden mit dem Ausbildenden betreffen. Die Einsichtnahme kann der Auszubildende formlos beantragen, d. h. er braucht ...mehr

Auch im Zusammenhang mit dem konkreten Auskunftsanspruch bestimmt § 10 Abs. 4 EntgTranspG ausdrücklich, dass Auskunftsansprüche aus anderen arbeitsrechtlichen Gesetzen z. B. das Einsichtsrecht in die Personalakte nach § 83 BetrVG, von dieser Regelung unberührt bleiben. Das bedeutet, dass auf der Grundlage solcher gesetzlichen Vorschriften auch dann Auskunft zu erteilen ist, ...mehr

Das EntgTranspG regelt den individuellen Auskunftsanspruch des Beschäftigten bezüglich der Entgelte, ohne jedoch sonstige Auskunftsansprüche oder Rechte des Beschäftigten aus anderen Gesetzen damit auszuschließen. So bestimmt § 10 Abs. 4 EntgTranspG ausdrücklich, dass Auskunftsansprüche aus anderen Gesetzen unberührt bleiben. Zu denken ist hier z. B. an das Einsichtsrecht in...mehr

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Der Arbeitgeber ist gut beraten, auch ohne gesetzliche Verpflichtung, bestimmte Personalunterlagen so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Damit ist grundsätzlich bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen zu rechnen, soweit nicht kürzere arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Ausschlussfristen gelten. Die Verjährungsfri...mehr

Rz. 358 Muster 3.61: Mediation Muster 3.61: Mediation (1) Die Parteien vereinbaren bei Konflikten im laufenden Arbeitsverhältnis sowie bei Streitigkeiten aus diesem Arbeitsvertrag und bei Streitigkeiten wegen der Änderung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses verbindlich, ein innerbetriebliches Mediationsverfahren gemäß der Mediationsordnung des Europäischen Institut für C...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer teilt seinem Arbeitgeber mit, dass er am 1.12. des aktuellen Jahres den Bescheid erhalten habe, dass er rückwirkend zum 1.6. desselben Jahres als Schwerbehinderter anerkannt worden sei. Er fordert vom Arbeitgeber jetzt den ihm zustehenden Zusatzurlaub für Schwerbehinderte. Der Arbeitgeber teilt ihm mit, dass er nur einen anteiligen Anspruch für ei...mehr

Im Grundsatz ist es eine freie Entscheidung des Unternehmens , wie es Beiträge zum Klima- und Umweltziele umsetzen möchte. Der betriebliche Umweltschutz ist zwar mit dem Betriebsrat zu diskutieren. §§ 88 Nr. 1a, 89 BetrVG sind jedoch nicht als Mitbestimmung, sondern als Beratungs- und Unterrichtungsrechte ausgestaltet. Den Arbeitnehmervertretern steht aber kein generelles umw...mehr

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Der Arbeitgeber ist gut beraten, auch ohne gesetzliche Verpflichtung, bestimmte Personalunterlagen so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Damit ist grundsätzlich bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen zu rechnen, soweit nicht kürzere arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Ausschlussfristen gelten. Die Verjährungsfri...mehr

Praktikantinnen und Praktikanten i. S. d. § 26 BBiG werden grundsätzlich vom MiLoG erfasst. Hintergrund ist die Vermeidung von Missbrauch, den manche Unternehmen in der Vergangenheit mit Praktikanten betrieben haben. Da ein Praktikantenverhältnis je nach Ausgestaltung Arbeitsverhältnis und Berufsausbildungsverhältnis sein kann, hat der Gesetzgeber im MiLoG bestimmte Praktikan...mehr

Auskünfte gegenüber dem neuen Arbeitgeber über jetzige oder frühere Arbeitnehmer braucht der Arbeitgeber, abgesehen vom Zeugnis, grundsätzlich nicht zu geben, auch nicht gegenüber sonstigen Dritten (gegenüber Behörden s. u.). Wichtig Datenschutz Bezüglich der Weitergabe von Daten aus dem Arbeitsverhältnis, insbesondere der Erteilung von Auskünften des Arbeitgebers gegenüber po...mehr

Im Zuge des Bewerbungsverfahrens erhobene Daten über den Bewerber (Personalfragebögen) stellen eine Datenerhebung i. S. des Art. 4 Nr. 1 und Nr. 2 DS-GVO, deren Vorgaben zu beachten sind.[1] Allerdings enthält die DSGVO keine spezifischen Regelungen zum Arbeitnehmerdatenschutz und insbesondere nicht zum Umgang mit Daten im Bewerbungsverfahren. Vielmehr ist über die Ermächtig...mehr

Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben immer dann einen Auskunftsanspruch gegeneinander, wenn im Rahmen ihrer Vertragsbeziehungen der Berechtigte entschuldbar über seine Rechte im Ungewissen ist, während der Verpflichtete die zur Klärung erforderliche Auskunft ohne Weiteres geben kann.[1] Der Arbeitgeber hat einen Arbeitnehmer, der eine Veränderung von Dauer und Lage seiner vertr...mehr

Den HR-Bereich treffen diese Neuerungen in der Nachhaltigkeitsberichterstattung vor allem in zweierlei Hinsicht: Erstens ist HR ein wichtiger Faktor im Unternehmen, um nachhaltige Ziele und die hierfür notwendigen Maßnahmen umzusetzen. In einen Nachhaltigkeitsbericht können nur die umgesetzten oder angestrebten Maßnahmen sowie die vorliegenden Daten aufgenommen werden. Gerade...mehr

Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Dienststelle und Personalrat setzt voraus, dass der Personalvertretung alle Informationen zugänglich gemacht werden, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt. Nach § 66 Abs. 1 BPersVG ist die Personalvertretung zur Durchführung ihrer Aufgaben rechtzeitig und umfassend zu unterrichten und sind ihr die hierfür erforderlichen Un...mehr

Personen, die Aufgaben nach dem Personalvertretungsgesetz wahrnehmen, sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Einhaltung der Schweigepflicht ist Voraussetzung für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Dienststelle und Personalvertretung. Bei Verstößen läuft der Personalrat rasch Gefahr, das Vertrauen der Beschäftigten in seine Zuverlässigkeit und Unabhängigkeit zu...mehr

Die Tatbestandsvoraussetzungen bezüglich der Anrechnung der Beschäftigungszeit im Einzelnen: Die Anrechnung der Zeit ab dem 3.10.1990 als Beschäftigungszeit bestimmt sich grundsätzlich nach der Regelung des § 19 Abs. 2 BAT. Die Anrechnung von Beschäftigungszeiten in der DDR vor dem 3.10.1990 richtet sich nach der Regelung des § 72 Abschnitt A I BAT. Überführung der Einrichtung...mehr

Rz. 89 Die Regelung[1] stellt klar, dass der Arbeitgeber nicht notwendigerweise selbst die erforderlichen Kenntnisse hinsichtlich des betrieblichen Gesundheitsschutzes für schwangere und stillende Frauen haben muss, sondern auch durch die Beauftragung einer zuverlässigen und fachkundigen Person (z. B. durch einen Betriebsarzt oder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit) sicher...mehr

Rz. 37 Die Verpflichtung zur Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung trifft den Arbeitgeber. Die gesetzliche Pflicht ist an die Eigenschaft des Arbeitgebers geknüpft und unterliegt damit der Möglichkeit der Übertragung der Arbeitgeberpflichten. Betriebliche Führungskräfte können zur Übernahme von Arbeitgeberpflichten veranlasst werden, die sie im Rahmen der Zuständigkeit in...mehr

Die Pflege von Personaldaten stellt vielerorts den größten Zeitfresser für die Fachkräfte dar. Die entscheidende Frage ist: Auf welche Weise werden diese Daten zugeliefert und erfasst? Dies geschieht auch heute gerne noch auf durchweg manuelle oder zumindest umständliche und fehleranfällige Weise. Bei einer Neueinstellung werden die notwendigen Stammdaten per Papier-Fragebog...mehr

Wird ein Bewerber eingestellt, dürfen dessen Daten aus dem Bewerbungsprozess in die nunmehr zu führende Personalakte in dem zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen Umfang übernommen werden, soweit sie für das begründete Beschäftigungsverhältnis benötigt werden. Führt das Bewerbungsverfahren dagegen nicht zum Abschluss eines Arbeitsvertrags, sind die B...mehr

In zahlreichen Vorschriften des BetrVG ist dem einzelnen Arbeitnehmer das Recht zuerkannt worden, insbesondere bei Besprechungen mit dem Arbeitgeber ein Mitglied des Betriebsrats hinzuzuziehen. Damit soll dem Arbeitnehmer die Möglichkeit des Beistands durch ein von ihm ausgewähltes Mitglied des Betriebsrats gegeben werden, welches auch berechtigt ist, das Anliegen des Arbeit...mehr

Nach der Protokollnotiz Nr. 1 zu § 12 Abs. 2 TVöD (Bund) sind die Arbeitsvorgänge wie folgt definiert: Zitat Arbeitsvorgänge sind Arbeitsleistungen (einschließlich Zusammenhangsarbeiten), die, bezogen auf den Aufgabenkreis der/des Beschäftigten, zu einem bei natürlicher Betrachtung abgrenzbaren Arbeitsergebnis führen (z. B. unterschriftsreife Bearbeitung eines Aktenvorgangs, e...mehr

Das Ergebnis der individuellen Leistungsfeststellung muss in schriftlicher Form zur Personalakte genommen werden. Hierzu gehört neben der konkret erreichten Punktzahl die ganze Leistungsfeststellung, insbesondere muss hieraus deutlich werden, welche Bewertung bzw. Zielabrechnung zu dem jeweiligen Ergebnis geführt hat. Diese Art der Dokumentation ermöglicht den Dienststellen, ...mehr

Von der Ausschlussfrist werden nicht erfasst: Bestimmte Schadensersatzansprüche. Nach § 309 BGB ist in Allgemeinen Geschäftsbedingungen ein Ausschluss oder eine Begrenzung der Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen Pflichtverletzung des Verwenders oder einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzu...mehr

Ansprüche, die von einem bestimmten Ereignis abhängen, sind auch erst mit dessen Eintreten fällig. Erfährt der Gläubiger ohne sein Verschulden nichts von den Umständen des Anspruchs, so tritt die Fälligkeit erst bei positiver Kenntnis ein.[1] Ansprüche werden fällig: auf Personalaktenbereinigung mit Aufnahme des beanstandeten Schriftstücks in die Personalakte und Kenntnis des ...mehr

Damit in einem Unternehmen Informationen als Geschäftsgeheimnisse eingestuft werden können und um die Schutzansprüche des GeschGehG geltend machen zu können, müssen die Informationen angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen unterzogen werden. Bislang ist die Rechtsprechung uneinheitlich hinsichtlich der im Einzelfall erforderlichen Geheimhaltungsmaßnahmen. Das Kammergericht Berli...mehr

Der Personalrat ist rechtzeitig und umfassend (§ 66 Abs. 1 BPersVG) von der geplanten Maßnahme zu unterrichten. Rechtzeitig ist die Unterrichtung, wenn dem Personalrat nach der Unterrichtung eine Frist von 10 Arbeitstagen verbleibt, die der Dienststellenleiter in dringenden Fällen auf 3 Arbeitstage abkürzen kann (§ 70 Abs. 3 Sätze 1 und 2 BPersVG). Umfassend ist die Unterricht...mehr

Die Einsichtnahme durch arbeitsvertraglich nicht befugte Mitarbeiter in die Personalakten und/oder die Gehaltsunterlagen ihrer Arbeitskollegen im Betrieb kann zumindest eine ordentliche verhaltensbedingte Kündigung rechtfertigen. Dabei ist eine vorangehende, einschlägige Abmahnung in der Regel nicht erforderlich. Denn der unerlaubte Einblick in diese Personalunterlagen stell...mehr

Abgeleitet aus seiner Fürsorgepflicht treffen den Arbeitgeber insbesondere eine Reihe von Schutzpflichten, so z. B. hinsichtlich: Leben und Gesundheit des Arbeitnehmers Die Fürsorgepflicht bezüglich Leben und Gesundheit des Arbeitnehmers hat durch § 618 BGB eine Konkretisierung erfahren. Gemäß § 618 BGB ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitsbedingungen so zu ...mehr

Für die Beurteilung des Vertragsverhältnisses können noch weitere Merkmale ergänzend als Indizien herangezogen werden, ohne dass ihnen dabei eine entscheidende Bedeutung zukommt. Betriebsmittel: Beim freien Mitarbeiterverhältnis gehören die Arbeits- und Betriebsmittel regelmäßig dem freien Mitarbeiter, beim Arbeitsverhältnis dagegen dem Arbeitgeber. Die den Musikschullehrern ...mehr

An sonstigen Einzelpflichten, die aus der Fürsorgepflicht hergeleitet werden, sind zu nennen: Beschaffung von Schutzkleidung durch den Arbeitgeber, Belehrung über Krankenversicherung oder die Möglichkeit betrieblicher Altersversorgung, Verhinderung der Überanstrengung des Arbeitnehmers, Entbindung von Schweigepflichten zur Rechtsverfolgung durch den Arbeitnehmer, Wiedereinst...mehr

Zusammenfassung Begriff Unter Personalakte ist jede Sammlung von Urkunden und Vorgängen durch den Arbeitgeber zu verstehen, die Angaben zu den persönlichen und dienstlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers enthalten und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Eine Personalakte liegt unabhängig davon vor, an welcher Stelle die Sammlung geführt wird und w...mehr

Eine Legaldefinition des Begriffs der Personalakte besteht nicht. Gesetzliche, aber auch tarifvertragliche Normen setzen den Begriff regelmäßig voraus (vgl. § 83 BetrVG, § 3 Abs. 5 TVöD-AT). Das BAG unterscheidet zwischen dem formellen und dem materiellen Personalaktenbegriff.[1] Personalakten im formellen Sinn sind danach die Schriftstücke, die der Arbeitgeber als "Personal...mehr

Sowohl die Führung als auch die Aufbewahrung der Personalakte muss dem Grundsatz der Vertraulichkeit genügen. Der Grundsatz der Vertraulichkeit wird u. a. in Art. 5 Abs. 2f DSGVO konkretisiert. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Personalakten sorgfältig zu verwahren, bestimmte Informationen (insbesondere über den Gesundheitszustand und allgemeine Aussagen über die Persönl...mehr