Fachbeiträge & Kommentare zu Personalakte

Rz. 128 Der Wert hängt vom Interesse des Klägers an der Auskunftserteilung ab. Wenn der Kläger einen Zahlungsanspruch voraussichtlich ohne die Auskunft nicht weiterverfolgen kann, kann der Wert der Auskunft fast den Wert des Zahlungsanspruchs erreichen; ansonsten beträgt der Wert des Auskunftsanspruchs etwa 10 bis 25 % des zu schätzenden Leistungsanspruchs.[138] Nach Abschnit...mehr

Rz. 4 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 9.2: Schreiben an Rechtsschutzversicherung wegen DSGVO und Auskunftsansprüchen An die Rechtsschutzversicherung _________________________ Ort, Datum: _________________________ Bitte um Deckungszusage Ihr Versicherungsnehmer: _________________________ Versicherungsschein Nr.: _________________________ Sehr geehrte Damen u...mehr

Rz. 419 Der Arbeitnehmer kann mündliche und schriftliche Abmahnungen gerichtlich überprüfen lassen, ohne dass er hierzu verpflichtet wäre. Die Wirksamkeit einer Kündigung hängt nicht von der Beseitigung einer vorangegangenen Abmahnung ab, vielmehr ist im Kündigungsschutzprozess unabhängig davon zu prüfen, ob die in einer Abmahnung enthaltenen Vorwürfe tatsächlich gerechtfert...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer teilt seinem Arbeitgeber mit, dass er am 1.12. des aktuellen Jahres den Bescheid erhalten habe, dass er rückwirkend zum 1.6. desselben Jahres als Schwerbehinderter anerkannt worden sei. Er fordert vom Arbeitgeber jetzt den ihm zustehenden Zusatzurlaub für Schwerbehinderte. Der Arbeitgeber teilt ihm mit, dass er nur einen anteiligen Anspruch für ei...mehr

Sachverhalt Ein Mitarbeiter hatte in der Zeit vom 10.6. bis 23.8. eines Jahres Pflegezeit in Anspruch genommen für die Pflege seiner Mutter. Er beantragt eine weitere Pflegezeit für den Zeitraum vom 23.12. des Jahres bis 6.1. des Folgejahres und verlangt für diesen Zeitraum die Freistellung von der Arbeit. Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine 2. Pflegezeit? Ergebnis Der Mitarb...mehr

Rz. 448 Die Darlegungs- und Beweislast für das Vorliegen des verhaltensbedingten Kündigungsgrundes liegt beim Arbeitgeber, § 1 Abs. 2 Satz 4 KSchG. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber den gesamten Kündigungssachverhalt in einem gerichtlichen Verfahren nachvollziehbar und konkret beschreiben und im Streitfall auch geeigneten Beweis für seinen Vortrag anbieten muss. Schlagwort...mehr

Rz. 831 Seit Inkrafttreten des Gesetzes zu Reformen am Arbeitsmarkt am 1.1.2004 sind für die Sozialauswahl bei betriebsbedingten Kündigungen nach § 1 Abs. 3 KSchG 4 Kriterien allein maßgeblich: die Dauer der Betriebszugehörigkeit, das Lebensalter, die Unterhaltspflichten sowie die Schwerbehinderung des Arbeitnehmers (vgl. Rz. 801). Schon aus dem Wortlaut der Norm ergibt sich...mehr

Rz. 376 Arbeitnehmer können in entsprechender Anwendung von §§ 242, 1004 Abs. 1 S. 1 BGB die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus ihrer Personalakte verlangen. Der Anspruch besteht, wenn die Abmahnung inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder ...mehr

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Rz. 734 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 4.65: Klage auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte An das Arbeitsgericht _________________________ Klage des _________________________ (Vorname, Nachname, Adresse) – Kläger – gegen die xy-GmbH _________________________ (Bezeichnung des Arbeitgebers, Name und Vorname der Vertretungsberechtigten, Adresse)...mehr

Rz. 725 Das BAG hat in ständiger Rechtsprechung ein Recht des Arbeitnehmers anerkannt, gegen eine Abmahnung auch gerichtlich vorzugehen.[1241] Anspruchsgrundlage:mehr

1. Typischer Sachverhalt Rz. 724 Der Arbeitnehmer hat ein Abmahnschreiben erhalten, in dem ihm neben verschiedenen Leistungsmängeln auch Unpünktlichkeit generell und an bestimmten Tagen vorgeworfen wird. Der Arbeitnehmer will beraten werden, ob und ggf. wie er gegen die Abmahnung vorgehen kann. 2. Rechtliche Grundlagen a) Anspruch auf Beseitigung der Abmahnung, Entfernung aus d...mehr

Rz. 732 Die Klage gegen eine zur Personalakte genommene Abmahnung ist unzulässig mit dem Feststellungsantrag, dass die Abmahnung unwirksam ist.[1256] Der Arbeitnehmer kann nur auf Widerruf und/oder Entfernung aus der Personalakte klagen.[1257] Im Abmahnrechtsstreit obliegt dem Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast für die Abmahngründe.[1258] Beruft sich der Arbeitnehmer...mehr

Rz. 730 Der Anspruch des Arbeitnehmers auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte unterliegt nicht der vertraglichen oder tariflichen Ausschlussfrist, weil er unter anderem aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht abgeleitet wird.[1254] Rz. 731 Das Recht, die Beseitigung einer Abmahnung gerichtlich zu verlangen, kann aber verwirkt werden.[1255] Dafür reicht jedoch ein ...mehr

a) Anspruch auf Beseitigung der Abmahnung, Entfernung aus der Personalakte Rz. 725 Das BAG hat in ständiger Rechtsprechung ein Recht des Arbeitnehmers anerkannt, gegen eine Abmahnung auch gerichtlich vorzugehen.[1241] Anspruchsgrundlage:mehr

Rz. 724 Der Arbeitnehmer hat ein Abmahnschreiben erhalten, in dem ihm neben verschiedenen Leistungsmängeln auch Unpünktlichkeit generell und an bestimmten Tagen vorgeworfen wird. Der Arbeitnehmer will beraten werden, ob und ggf. wie er gegen die Abmahnung vorgehen kann.mehr

Rz. 370 Eine bestimmte Form, insbesondere die Schriftform, ist für die Wirksamkeit der Abmahnung nicht erforderlich; sie kann auch mündlich erteilt werden.[636] Wegen der Beweisfunktion in einem späteren Kündigungsrechtsstreit ist die Schriftform aber dringend anzuraten. Das gilt auch für den Nachweis, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer zugegangen und darüber hinaus zu sein...mehr

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Wenn Mitarbeiter im Rahmen von CSR-Aktivitäten für einen längeren Zeitraum bezahlt oder unbezahlt von der Arbeit freigestellt werden, sollte geprüft werden, welche Auswirkungen die Freistellung auf den sozialversicherungsrechtlichen Status der Mitarbeiter hat. Für den Sozialversicherungsschutz ist nicht maßgeblich, ob ein Arbeitsverhältnis zu Mitarbeitern besteht, sondern ein...mehr

Rz. 127 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 12.5: Datenschutzhinweise für Bewerber Datenschutzhinweise für Bewerber der _________________________ Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Bewerber oder Bewerberin auf ein Stellenangebot oder im Rahmen einer Initiativbewerbu...mehr

Rz. 37 Die Verpflichtung zur Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung trifft den Arbeitgeber. Die gesetzliche Pflicht ist an die Eigenschaft des Arbeitgebers geknüpft und unterliegt damit der Möglichkeit der Übertragung der Arbeitgeberpflichten. Betriebliche Führungskräfte können zur Übernahme von Arbeitgeberpflichten veranlasst werden, die sie im Rahmen der Zuständigkeit in...mehr

Auskünfte gegenüber dem neuen Arbeitgeber über jetzige oder frühere Arbeitnehmer braucht der Arbeitgeber, abgesehen vom Zeugnis, grundsätzlich nicht zu geben, auch nicht gegenüber sonstigen Dritten (gegenüber Behörden s. u.). Wichtig Datenschutz Bezüglich der Weitergabe von Daten aus dem Arbeitsverhältnis, insbesondere der Erteilung von Auskünften des Arbeitgebers gegenüber po...mehr

Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben immer dann einen Auskunftsanspruch gegeneinander, wenn im Rahmen ihrer Vertragsbeziehungen der Berechtigte entschuldbar über seine Rechte im Ungewissen ist, während der Verpflichtete die zur Klärung erforderliche Auskunft ohne Weiteres geben kann.[1] Der Arbeitgeber hat einen Arbeitnehmer, der eine Veränderung von Dauer und Lage seiner vertr...mehr

Nach § 3 Abs. 1 Satz 1 MuSchG dürfen werdende Mütter in den letzten 6 Wochen vor der Entbindung nicht beschäftigt werden, es sei denn, dass sie sich zur Arbeitsleistung ausdrücklich bereit erklären. Für die Festlegung des Beginns der Schutzfrist ist vom voraussichtlichen Tag der Entbindung auszugehen, wie er sich aus dem durch die Frau vorgelegten Zeugnis ihres Arztes oder ih...mehr

Rz. 89 Die Regelung[1] stellt klar, dass der Arbeitgeber nicht notwendigerweise selbst die erforderlichen Kenntnisse hinsichtlich des betrieblichen Gesundheitsschutzes für schwangere und stillende Frauen haben muss, sondern auch durch die Beauftragung einer zuverlässigen und fachkundigen Person (z. B. durch einen Betriebsarzt oder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit) sicher...mehr

Im Grundsatz ist es eine freie Entscheidung des Unternehmens , wie es Beiträge zu Klima- und Umweltzielen umsetzen möchte. Der betriebliche Umweltschutz ist zwar mit dem Betriebsrat zu diskutieren. §§ 88 Nr. 1a, 89 BetrVG sind jedoch nicht als Mitbestimmung, sondern als Beratungs- und Unterrichtungsrechte ausgestaltet. Den Arbeitnehmervertretern steht dabei kein generelles um...mehr

Abs. 1 Diese Bestimmung regelt die Höhergruppierung aus Anlass des Inkrafttretens der Entgeltordnung VKA. Diese ist daran festzumachen, dass sich nicht die Tätigkeit des Beschäftigten geändert hat, sondern er aufgrund der Änderung der Tätigkeitsmerkmale trotz gleichbleibender Tätigkeit einen Anspruch auf Höhergruppierung hat. Praxis-Beispiel Ein am 1.1.2007 eingestellter Bezüg...mehr

Abs. 1 Die Vorschrift regelt, dass die übergeleiteten Beschäftigten ihre bis zum 30.9.2005 zurückgelegten und anerkannten Beschäftigungszeiten in den TVöD "mitnehmen" konnten. Dies ist deshalb von Bedeutung, weil zum einen § 34 Abs. 3 TVöD eine vom BAT usw. abweichende Begriffsbestimmung der Beschäftigungszeit enthält und die Beschäftigungszeit zum anderen bei der Anwendung m...mehr

Die früher primär im BDSG gewährten Auskunfts-, Kontroll- und Korrekturrechte des Arbeitnehmers sind durch die Regelungen der DSGVO teils abgelöst worden. Das BDSG enthält dazu jedoch in den §§ 55 ff. BDSG ergänzende Regelungen, sodass hier beide Gesetze beachtet werden müssen. Informations- und Auskunftsrechte des Arbeitnehmers Die DSGVO gewährt umfassende Informationsrechte ...mehr

In den Anwendungs- und Schutzbereich des BDSG fallen gemäß § 46 Nr. 1 BDSG sämtliche personenbezogenen Daten. Dafür genügt, dass die Identität bspw. des Beschäftigten unmittelbar unter Zuhilfenahme von Zusatzwissen feststellbar ist (Identifizierbarkeit, vgl. § 46 Nr. 1 BDSG)[1], unabhängig davon, ob die Daten als konkret schutzwürdig angesehen werden oder nicht. Nach der Neu...mehr

Zulässig ist die Datenverarbeitung der sog. Stammdaten des Arbeitnehmers, die für die ordnungsgemäße organisatorische Durchführung des Arbeitsverhältnisses benötigt werden. Dazu gehört auch die Erfassung von Fehlzeiten. Unzulässig soll die Erhebung und Speicherung der privaten Mobilnummer des Arbeitnehmers sein.[1] Der Arbeitgeber hat ein berechtigtes Interesse an der Vollstä...mehr

Die Datenverarbeitung im Arbeitsverhältnis ist gemäß Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG nur dann zulässig, wenn sie mit Bezug auf das Arbeitsverhältnis erforderlich ist. Der unbestimmte Rechtsbegriff der Erforderlichkeit ist auch bei der datenschutzrechtlichen Neuregelung in § 26 BDSG vom Gesetzgeber übernommen worden. Damit bleiben die damit verbundenen Konkretisierungsprobleme beste...mehr

Der TV-V enthält – im Gegensatz zu § 3 Abs. 5 TVöD – keine Regelungen zu den Personalakten. Insofern gelten die allgemeinen Vorgaben, die nach der Rechtsprechung sowie den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere auch zum Datenschutz, zu beachten sind. Nach § 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG hat der Arbeitnehmer das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Nac...mehr

Arbeitnehmern ist es nicht gestattet, in vertrauliche Daten Einblick zu nehmen. Die Vertraulichkeit muss entweder ausdrücklich angeordnet worden sein oder sich aus der Natur der Sache ergeben. Neben dem allgemeinen Verbot, keine Einsicht in vertrauliche Daten zu nehmen, kann sich ein entsprechendes Verbot auch aus einer Betriebsvereinbarung oder einer konkreten Weisung des Ar...mehr

Das Einsichtsrecht des Beschäftigten in die eigene Personalakte regelt § 83 Abs. 1 BetrVG: "Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall...mehr

Die Vertraulichkeit einer Akte ist gewährleistet, wenn die Zugriffsmöglichkeiten so gering wie möglich gehalten werden und der Nutzerkreis nach genauen Regeln definiert ist. Außerhalb dieses Nutzerkreises ist jeder weiteren Person der Zugriff zu verweigern bzw. sicherzustellen, dass ein Zugriff nicht erfolgen kann. Die berechtigten Nutzer haben die erhaltenen Informationen n...mehr

Da der Arbeitgeber über seine Angestellten Leistungsdaten wie z. B. Leistungsbeurteilungen oder Urteile zur sachlichen Befähigung verfassen und speichern darf, ist der Grundsatz der Richtigkeit der Akte nicht ganz einfach umzusetzen. Der Grundsatz der Richtigkeit bezieht sich sowohl auf Tatsachenbehauptungen, sowie auf wertende Aussagen. Es muss bei der Speicherung von Leist...mehr

Folgende Eckpunkte sollten bei der Implementierung sowie dem Anlegen von digitalisierten Personalakten beachtet werden. Diese können so auch Bestandteil einer Betriebsvereinbarung werden: Festlegung des Inhalts und Dauer der Aufbewahrung, Regelungen über besonderen Schutz für Aktenteile mit sensiblen Daten wie z. B. Gesundheitsdaten, Zugriffs-Berechtigungskonzept für Personalsa...mehr

Die Unzulässigkeit von Personalakteninhalten ist an den soeben beschriebenen Grundsätzen zu messen. So können Daten unzulässig gespeichert sein, wenn deren Verwendung trotz inhaltlicher Richtigkeit gegen das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten verstoßen würde. Dies ist z. B. bei Daten der Fall, die bei einem betrieblichen Eingliederungsmanagement erhoben wurden: Diese dür...mehr

Das papierlose Büro ist noch immer ein Wunsch vieler Unternehmer. Allerdings rücken mit den heute verfügbaren Technologien manche Wünsche in greifbare Nähe. Mit digitalen Personalakten ist die Ersetzung der Papierakte gemeint, die heute schon vielfach zumindest ergänzend zum Einsatz kommt. Mit dem Scannen von Dokumenten, einem Dokumentenmanagement oder einer komplexen HR-Sof...mehr

Das Führen einer elektronischen Personalakte ist unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Grundsätze zulässig. 3.1.1 Verlust des Beweiswerts Grundsätzlich ist das Digitalisieren von Dokumenten mit rechtlichen Risiken verbunden, da sich der Beweiswert im Rechtsstreit verringert oder zumindest ungeklärt ist. Vor Gericht gilt eine Urkunde dann als vollständig und richtig...mehr

Zusammenfassung Überblick Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses werden durch den Arbeitgeber zahlreiche personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet. Eine herausragende Rolle im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes spielt die Personalakte, in der regelmäßig alle Informationen über einen Mitarbeiter erhoben und verarbeitet werden. Bei der Führung der Personalakte ...mehr

Überblick Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses werden durch den Arbeitgeber zahlreiche personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet. Eine herausragende Rolle im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes spielt die Personalakte, in der regelmäßig alle Informationen über einen Mitarbeiter erhoben und verarbeitet werden. Bei der Führung der Personalakte sind umfangreic...mehr

Eine Personalakte beinhaltet regelmäßig den gesamten dienstlich relevanten Lebensablauf eines Mitarbeiters, belegt und ergänzt durch weitere Dokumente. So sammeln sich in der Akte häufig höchst sensible Daten über den jeweiligen Beschäftigten, die einen entsprechenden Schutz verdienen. Das Führen einer Personalakte und die Aufzeichnung dieser Daten ist für den Arbeitgeber ab...mehr

Bevor auf die Herausforderungen der digitalen Personalakte eingegangen wird, sollen zunächst grundsätzliche rechtliche Aspekte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten aufgezeigt werden. 1.1 Eröffnung des Anwendungsbereiches (Art. 2 DSGVO) Die DSGVO, konkretisiert durch das BDSG, gilt gemäß Art. 2 Abs. 1 DSGVO für die Verarbeitung von Date...mehr

Gemäß Art. 30 Art. 1 DSGVO sind Verantwortliche dazu verpflichtet, alle Verarbeitungstätigkeiten in ihrem Zuständigkeitsbereich übersichtlich und kompakt in einem Verarbeitungsverzeichnis festzuhalten. Im Verarbeitungsverzeichnis sollte auch der Einsatz der digitalen Personalakte dokumentiert sein. Insbesondere sollte festgehalten werden, zu welchem Zweck der Einsatz der dig...mehr

Da auch die Inhalte einer Personalakte in die Jahre kommen, sollte bei der Übernahme alter Akten in ein neues System geprüft werden, welche Dokumente übernommen werden müssen. Mit einer solchen Überprüfung können gleich mehrere Ziele erreicht werden: Zum einen kann für mehr Datenschutz gesorgt werden, weil die Löschpflicht erfüllt wird. Zum anderen entstehen weniger Kosten fü...mehr

In der Praxis werden Unternehmen die Umsetzung der digitalen Personalakte häufig nicht selbst vornehmen, sondern vielmehr auf Softwareprodukte von Drittanbietern zurückgreifen. Bei der Auswahl eines passenden Anbieters gilt es eine Reihe von Punkten zu berücksichtigen: So sollte zunächst sichergestellt werden, dass der Anbieter adäquate Mechanismen zum Umgang mit Anfragen von...mehr

Bei einem bestehenden Arbeitsverhältnis ist eine Aufbewahrungspflicht dann anzunehmen, wenn ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers an der Aufbewahrung besteht. Dazu gehören Dokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und andere relevante Unterlagen. Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses trifft den Arbeitgeber auch eine Aufbewahrungsp...mehr

Dem Verantwortlichen werden durch die DSGVO zahlreiche Informationspflichten auferlegt. Die Erfüllung dieser Informationspflichten wird insbesondere dann relevant, wenn die Personalakte digital geführt werden soll. Hier ist der Beschäftigte z. B. über etwaig eingesetzte Drittanbieter oder den Transfer personenbezogener Daten in Drittstaaten zu informieren. Häufig erfolgt die...mehr