Die digitale Personalakte / 2.2 Richtigkeit und Vollständigkeit der Personalakte

Da der Arbeitgeber über seine Angestellten Leistungsdaten wie z. B. Leistungsbeurteilungen oder Urteile zur sachlichen Befähigung verfassen und speichern darf, ist der Grundsatz der Richtigkeit der Akte nicht ganz einfach umzusetzen. Der Grundsatz der Richtigkeit bezieht sich sowohl auf Tatsachenbehauptungen, sowie auf wertende Aussagen. Es muss bei der Speicherung von Leistungsdaten daher darauf geachtet werden, dass der durch die Akte vermittelte Gesamteindruck des Beschäftigten zutreffend ist. Eine massiv unzutreffende Darstellung wäre ein unzulässiger Eingriff in das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten.

Aus dieser Feststellung erwächst das Recht des Beschäftigten, selbst Erklärungen in die Personalakte aufnehmen zu lassen^[1] und der Anspruch auf Korrektur oder Entfernung unzutreffender Sachverhalte.^[2] Als weiterer Teilaspekt tritt zur Richtigkeit die Vollständigkeit hinzu. Nur ein vollständiges Gesamtbild ist auch ein richtiges. Beide Parteien haben ein Anrecht auf eine lückenlose Darstellung der beruflichen Laufbahn.^[3]

Dennoch gibt es bestimmte personenbezogene Daten, die in der Personalakte des Beschäftigten nichts zu suchen haben. So darf der Betriebsarzt dem Arbeitgeber z. B. lediglich mitteilen, ob ein Arbeitnehmer für eine bestimmte Arbeitsaufgabe geeignet, beschränkt geeignet oder nicht geeignet ist (beschränkt auf das Ergebnis der Untersuchung). Die Auskunftserteilung über die Art der Erkrankung oder eine entsprechende Niederschrift in der Personalakte ist hingegen unzulässig. Denn die Akten des Betriebsarztes zum Arbeitnehmer sind keine Unterlagen des Arbeitgebers und gehören daher nicht in die Personalakte.^[4] Ebenso sollte Gesundheitsakten oder Akten über die Durchführung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) getrennt geführt werden, um Zugriffsrechte datenschutzkonform (nach dem "need-to-know"-Prinzip) erteilen zu können.