Fachbeiträge & Kommentare zu Personalakte

9.1 Inhaltsverzeichnis, Paginierung und andere formale Fragen Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich keinen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber der Personalakte ein vom Arbeitnehmer gefertigtes Inhaltsverzeichnis beifügt. Etwas anderes kann dann gelten, wenn die Befürchtung begründet ist, dass der Arbeitgeber in den Bestand der Personalakte ohne sachlichen Grund eingreift, um d...mehr

Die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben sich aus Art. 5 Abs. 1 DSGVO. Es handelt sich hierbei um Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit. Die Rahmenbedingungen für die Möglichkeiten, personenbezogene Daten und Dokumente zu verarb...mehr

In der DSGVO finden sich keine wörtlichen Ausführungen zu einer Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis. Das BDSG sieht in § 53 nur für öffentliche Stellen eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis vor. Bei der Formulierung kann dabei auf die gesetzlichen Formulierungen Bezug genommen werden. Schwieriger gestaltet sich die Situation für die Privatwirtschaft. Für n...mehr

Art. 88 DSGVO befasst sich mit der "Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext". Er regelt, dass die Mitgliedsstaaten "durch Rechtsvorschriften oder durch Kollektivvereinbarungen spezifischere Vorschriften zur Gewährleistung des Schutzes der Rechte und Freiheiten hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten im Beschäftigungskontext ... vorsehen" können....mehr

Die wesentlichen Teilaufgaben der Personaladministration betreffen alle Informationen zum Beschäftigtenverhältnis, Fragen der gesetzlichen und betrieblichen Altersversorgung, des Steuerrechts und der Sozialversicherung, wie z. B.: Das Erstellen, Verwalten und Archivieren von Personaldaten und (digitalen) Personalakten. Hierzu gehören die Personalstammdaten und Lohn- und Gehal...mehr

Für die Vorgesetztenbeurteilung gilt wie für die Mitarbeiterbeurteilung: Sie sollten nicht in der Personalakte oder in einer Schublade verschwinden. Wenn im Beurteilungsgespräch Verabredungen getroffen werden, müssen diese anschließend auch umgesetzt werden. Deshalb sollten alle Beteiligten daran interessiert sein, konkrete und erreichbare Ziele zu setzen. Auch sollte eine "...mehr

Das Zielvereinbarungsgespräch basiert auf dem "Management by Objectives" — Ansatz (MbO), der Führungskonzeption durch Zielsetzungen. Grundidee dieser Konzeption ist der Dialog zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter, der der Abstimmung der Unternehmensziele, Bereichsziele, Abteilungsziele, Team- und Mitarbeiterziele Rechnung trägt und dazu führt, dass Verantwortung dele...mehr

Das Fördergespräch ist ein zentrales Instrument der Mitarbeiterförderung und wird vor allen mit den Mitarbeitern geführt, die über das Potenzial für die weitere berufliche Laufbahn verfügen. Alternativ wird aus diesem Grund das Fördergespräch in vielen Unternehmen auch als Mitarbeiterentwicklungsgespräch oder Entwicklungsgespräch bezeichnet. Praxis-Tipp Raum für persönliche W...mehr

Das Beurteilungsgespräch ist ein unerlässlicher Bestandteil jeder Mitarbeiterbeurteilung. Das Beurteilungsgespräch wird einmal im Jahr durchgeführt und dient in vielen Unternehmen als Basis für Gehaltsverhandlungen. Das Gespräch beginnt in der Regel mit einem Rückblick über die vorangegangene Periode und wendet sich gegen Ende der Zukunft zu. Nur wenn die Mitarbeiter versteh...mehr

Praxis-Tipp Digitalisierung – es muss nicht immer gleich Outsourcing sein! In den letzten Jahren sind durch die fortschreitende Digitalisierung unzählige Möglichkeiten entstanden, Prozesse und Aufgaben zu automatisieren bzw. mindestens deutlich ressourcenschonender abzubilden. Nutzen Sie auch diese Möglichkeiten, um Ressourcen in HR für wertschöpfende Tätigkeiten und strategi...mehr

Rz. 17 Als weitere Voraussetzung des Geheimnisses muss die Geheimhaltung mit dem wirklichen oder vermutlichen Willen der KapG in Einklang stehen. Ein willkürlicher, durch keinerlei sachliche Gründe gebotener Geheimhaltungswille ist jedoch nicht strafrechtlich geschützt. Maßstab für die Anerkennung eines Geheimhaltungsinteresses ist insoweit die sachgemäße Unternehmensführung...mehr

Rz. 45 § 404 AktG, § 151 GenG, § 315 UmwG und § 138 VAG sind aufgrund der ausdrücklichen Anordnung des Gesetzgebers in diesen Vorschriften subsidiär zu § 333 HGB. § 19 PublG ist lex specialis zu § 333 HGB.[1] § 119 WpHG steht zu § 333 HGB in Idealkonkurrenz, wenn die Geheimhaltungspflichtverletzung gleichzeitig als Grundlage eines verbotenen Geschäfts dient.[2] Ebenso besteht...mehr

Rz. 53 Pensionsverpflichtungen entstehen i. d. R. durch vertragliche Vereinbarungen. Diese sog. Direktzusagen können entstanden sein durch: Einzelzusage (Pensionszusage), Gesamtzusage (Pensions- oder Versorgungsordnung), Betriebsvereinbarung (§ 87 BetrVG), Tarifvertrag, Besoldungsordnung (unmittelbare Versorgungszusage durch den Arbeitgeber), Gesetz (z. B. Beamtenversorgungsgesetz...mehr

Von der Ausschlussfrist werden nicht erfasst: Bestimmte Schadensersatzansprüche. Nach § 309 BGB ist in Allgemeinen Geschäftsbedingungen ein Ausschluss oder eine Begrenzung der Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen Pflichtverletzung des Verwenders oder einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzu...mehr

Ansprüche, die von einem bestimmten Ereignis abhängen, sind auch erst mit dessen Eintreten fällig. Erfährt der Gläubiger ohne sein Verschulden nichts von den Umständen des Anspruchs, so tritt die Fälligkeit erst bei positiver Kenntnis ein.[1] Ansprüche werden fällig: auf Personalaktenbereinigung mit Aufnahme des beanstandeten Schriftstücks in die Personalakte und Kenntnis des ...mehr

Die vorhergehenden Überlegungen zum Umgang mit KI lassen sich nun ebenfalls als Gestaltungsprinzipien für die eigene HR-Digitalisierung heranziehen. Praxis-Beispiel Designprinzip mit Blick auf KI Designprinzip: Wir gestalten HR-Prozesse so, dass sie durch KI unterstützt, aber nicht ersetzt werden. Wir nehmen ein Kriterium in unsere Digitalisierungsroadmap mit auf, die das KI-Po...mehr

Nachdem in den letzten Schritten ein Blick auf das Zukunftsbild von HR sowie die übergeordnete Strategie geworfen wurde und zudem die Potentiale moderner IT-Systeme und KI analysiert sind, können die bisherigen Erkenntnisse aus Reifegrad, Pain Points und Nutzen systematisch mit diesen Ergänzungen verknüpft werden. Gezeigt wird das beispielhaft anhand folgender Tabelle.mehr

Nun ist es soweit: die Bestandsaufnahme bis hierher mit Reifegrad, Prozessen und Pain Points kann einmal in einen Überblick gebracht werden. Hier werden die bisher als hoch bewerteten Handlungsschritte gesammelt. Der Überblick kann wie folgt aussehen und im nachfolgenden Prozess wieder herangezogen werden:mehr

Betrachtet man Digitalisierungsstrategien in den Organisationen, werden in den meisten Unternehmen die folgenden Handlungsfelder umgesetzt:[1] Digitale Personalakte: Sie erlaubt zeitlich und räumlich unbegrenzten und revisionssicheren Zugriff auf die Mitarbeiterdokumente. Dies ist entscheidend dafür, die Zusammenarbeit in HR-Teams grundlegend zu ermöglichen. Auch Ablageprozes...mehr

Im Folgenden werden Kompetenzen eines digitalisierten HR-Teams beispielhaft dargestellt, denn gerade die Qualifikationslücken mit Blick auf HR sind als Umsetzungshürde zu betrachten, die dem Entwicklungstempo auf der technologischen Seite entgegensteht. Digitale Prozesskompetenz Fähigkeit, Prozesse zu analysieren, zu vereinfachen und digital abzubilden, das Verständnis von HR...mehr

Für Arbeitgebende bedeutet das neue Gesetz vor allem eine Pflicht zur schnellen und unbürokratischen Anpassung der Arbeitsverträge, der Personalakten und internen Systeme, wie z. B. Intranet und Reise-Abrechnungsportale, sowie in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistenden, sobald Mitarbeitende ihren Namen und Geschlechtseintrag ändern und die Berichtigung verlangen. Arbeit...mehr

Rn 99 Die Schadensabwendungspflicht als Teil der Fürsorgepflicht verpflichtet den ArbG, Vorkehrungen zum Schutz von Leben, Gesundheit und Persönlichkeit der ArbN zu treffen (§ 618 Rn 2), iRd Zumutbaren ihre Gegenstände vor Beschädigung zu schützen (BAG NZA 00, 1052) und vor drohenden Gefahren zu warnen (BAG NZA 09, 193 [BAG 28.08.2008 - 2 AZR 15/07]). Der ArbG darf auch selb...mehr

Rn 13 Das GG und insb die Grundrechte werden nicht unmittelbar zwischen Privaten angewandt (zur Drittwirkungsdebatte Ruffert Vorrang der Verfassung 8 ff und öfter). Vielmehr wirkt die Verfassung mit ihren Wertentscheidungen über die privatrechtlichen Normen und insb über die Generalklauseln in das Privatrecht hinein (BVerfG NJW 94, 36 [BVerfG 19.10.1993 - 1 BvR 567/89]; BGH ...mehr

Rn 29 Ein weiteres insb durch die Rspr ausgeformtes besonderes Persönlichkeitsrecht ist der Schutz des persönlichen Bereichs einer Person, insb der Privatsphäre einer autonomen Lebensgestaltung. Geschützt wird hier die Person vor einem unzulässigen Belauschen und Aufnahme ihrer Worte auf Tonträger, vor unzulässiger Beobachtung der Person und fotografischem Festhalten aller B...mehr

Rn 49 Er wendet sich gg eine unzulässige Erforschung des privaten oder intimen Bereichs, zB durch Fotografien auf Privatgelände (Ablichtung des Leichnams Bismarcks im Jahre 1898 als erster Fall), Fotos im privaten oder intimen Bereich mit Teleobjektiv, Belauschen im Wohnungsbereich, Mithören privater Telefonate, Öffnen von Briefen, Entwendung sowie Lesen von Tagebüchern und ...mehr

Rn 6 Die Urkunde ist im eigenen Interesse des Anspruchstellers errichtet, wenn die Urkunde zumindest auch dazu bestimmt ist, ihm als Beweismittel zu dienen oder sonst seine rechtlichen Beziehungen zu fördern (BGH MDR 71, 574; Ddorf NJW-RR 96, 1464, 1466 [OLG Düsseldorf 15.09.1995 - 7 U 119/94]; Staud/Marburger Rz 12). Entscheidend kommt es nicht auf den Urkundsinhalt, sonder...mehr

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Der Arbeitgeber ist gut beraten, auch ohne gesetzliche Verpflichtung, bestimmte Personalunterlagen so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Damit ist grundsätzlich bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen zu rechnen, soweit nicht kürzere arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Ausschlussfristen gelten. Die Verjährungsfri...mehr

Rz. 44 Ausfluss des ultima ratio-Prinzips ist es, dass einer außerordentlichen Kündigung i. d. R. eine Abmahnung vorauszugehen hat, um dem Vertragsgegner die Gelegenheit zu geben, die Störung des Arbeitsverhältnisses zu beseitigen, insbesondere sein Fehlverhalten zu ändern. Dementsprechend bedarf es stets einer Abmahnung, wenn der Vertragsgegner mit vertretbaren Gründen anne...mehr

Begriff Die Mitarbeiterbeurteilung ist die (teils durch Beurteilungsbögen standardisierte) Rückmeldung des Vorgesetzten an den Mitarbeiter bzgl. dessen Arbeitsleistung und Arbeitsweise. I.d. R. werden die Qualität, Quantität der Aufgabenbewältigung sowie diverse weitere Kompetenzen wie z.B. Zuverlässigkeit, Kundenfokus, teaminterne Kommunikation und Abstimmung o.ä. Kriterie...mehr

Nach § 27 LDG BW kann dem Beamten eine schriftliche Rüge, d. h. ein förmlicher "Verweis", erteilt werden, wenn er durch ein leichtes Dienstvergehen das Vertrauen des Dienstherrn oder der Allgemeinheit in die pflichtgemäße Amtsführung geringfügig beeinträchtigt hat. Der Verweis soll dazu dienen, den Beamten zur künftig ordnungsgemäßen Pflichtenerfüllung anzuhalten. Dabei muss der ...mehr

Nach § 30 LDG BW kann der Beamte in ein anderes Amt derselben Laufbahn versetzt werden (Zurückstufung), wenn er durch ein mittelschweres Dienstvergehen das Vertrauen des Dienstherrn oder der Allgemeinheit in die pflichtgemäße Amtsführung nachhaltig erschüttert hat. Auch die Zurückstufung soll dazu dienen, den Beamten künftig zur ordnungsgemäßen Pflichtenerfüllung anzuhalten – si...mehr

Nach § 28 LDG BW kann dem Beamten eine Geldbuße auferlegt werden, die er an seinen Dienstherrn zu zahlen hat, wenn er durch ein leichtes Dienstvergehen das Vertrauen des Dienstherrn oder der Allgemeinheit in die pflichtgemäße Amtsführung nicht nur geringfügig beeinträchtigt hat. Auch die Geldbuße soll dazu dienen, den Beamten künftig zur ordnungsgemäßen Pflichtenerfüllung anzuh...mehr

Nach § 29 LDG BW können dem Beamten dessen Bezüge[1] gekürzt werden, wenn er durch ein mittelschweres Dienstvergehen, das Vertrauen des Dienstherrn oder der Allgemeinheit in die pflichtgemäße Amtsführung erheblich beeinträchtigt hat. Auch die Kürzung der Bezüge soll dazu dienen, den Beamten zur künftig ordnungsgemäßen Pflichtenerfüllung anzuhalten. Die Bezüge dürfen um maximal 20...mehr

Die Formulierung der Beurteilung und die Entscheidung, welche Leistungen und Eigenschaften seines Beschäftigten er mehr hervorheben oder zurücktreten lassen will, ist grundsätzlich Sache des Arbeitgebers. Das qualifizierte Zeugnis muss Angaben zur Führung und Leistung enthalten. Es ist ein einheitliches Ganzes. Alle für die Gesamtbeurteilung wesentlichen Umstände und Bewertun...mehr

Da die Arbeitszeit in der Regel die Grundlage für die Vergütung eines Arbeitnehmers darstellt, hat das Unternehmen ein berechtigtes Interesse, die Arbeitszeiten der Beschäftigten festzuhalten. Zudem urteilte der Europäische Gerichtshof ("EuGH"), dass sich aus der EU-Grundrechte-Charta eine gesetzliche Pflicht für Arbeitgeber zur Implementierung eines objektiven, verlässliche...mehr

Erfüllung Der Zeugnisanspruch erlischt mit seiner Erfüllung. Die Zeugnisschuld ist eine Holschuld. Der Arbeitgeber muss das Zeugnis nach Fälligkeit des Zeugnisanspruchs am Ort seiner Niederlassung zur Abholung für den Beschäftigten oder seines von ihm bevollmächtigten Vertreters bereithalten. Wenn er es nicht rechtzeitig erstellt hat, muss es auf Gefahr und Kosten des Arbeitg...mehr

Im Rahmen des Mutterschutzes gelten erhebliche Beschäftigungsbeschränkungen und -verbote. Die Schutzfristen für das absolute Beschäftigungsverbot nach § 3 Abs. 1 MuSchG betragen 6 Wochen vor bzw. 8 Wochen nach der Entbindung (§ 3 Abs. 2 MuSchG). Maßgeblich für die erstgenannte Schutzfrist ist zunächst der voraussichtliche Tag der Entbindung. Die Entbindung ist in § 2 Abs. 6 ...mehr

Rn 47 Abmahnung Interesse des Arbeitnehmers an Entfernung aus der Personalakte, idR Bruttomonatsverdienst (LAG Rheinland-Pfalz MDR 07, 987), bei mehreren für die folgenden nur noch Bruchteil hiervon, aus Addition Gesamtwert zu bilden (LAG Berlin MDR 03, 1021). Änderungsvereinbarung Obergrenze Vierteljahresverdienst analog § 42 II 1 GKG (LAG Nürnberg JurBüro 06, 146); Einstel...mehr

Rz. 21 Um die dargelegten Maßstäbe zu konkretisieren und zu belegen, hat das Schrifttum bereits vor Inkrafttreten des § 611a BGB zahlreiche Hilfskriterien vorgeschlagen. Sie alle haben die formale Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses zum Gegenstand, der – nach der st. Rspr. des BAG und § 611a Satz 5 BGB – aber gerade keine ausschlaggebende Bedeutung zukommt. Dennoch werden...mehr

Rn 23 Abfallbeseitigung: vertretbar (Brandbg 24.3.20 – 3 U 49/16, Rz 61). Abnahme beim Kauf: vertretbar, wenn allein auf Besitzbefreiung gerichtet (aA noch Marienwerder SeuffA 50, 237, 237 f); unvertretbar, wenn mit ihr Prüfung als Erfüllung (Annahme) verbunden (Anders/Gehle/Schmidt ZPO Rz 32). Abrechnung s.u., insb ›Auskunftserteilung und Rechnungslegung‹. Maßnahmen zur Verhin...mehr

Die Notwendigkeit der Mitarbeiterbeurteilung hat auch der Gesetzgeber erkannt. Der Arbeitgeber hat nach § 81 Abs. 1 BetrVG den Arbeitnehmer über dessen Aufgabe und Verantwortung sowie über die Art seiner Tätigkeit und ihre Einordnung in den Arbeitsablauf des Unternehmens zu unterrichten. Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer nach § 82 Abs. 2 BetrVG verlangen, dass ihm die Bere...mehr

Rz. 13 Bei einem Verstoß gegen das Behinderungsverbot können vom Betriebsrat im Beschlussverfahren Unterlassungsansprüche geltend gemacht werden, und zwar ggf. auch mittels einer einstweiligen Verfügung. Grobe Verstöße können ein Zwangsverfahren gem. § 23 Abs. 3 BetrVG zur Folge haben, vorsätzliche stellen eine Straftat gem. § 119 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG dar. Einzelne Betriebsrat...mehr

Das Ergebnis der individuellen Leistungsfeststellung muss in schriftlicher Form zur Personalakte genommen werden. Hierzu gehört neben der konkret erreichten Punktzahl die ganze Leistungsfeststellung, insbesondere muss hieraus deutlich werden, welche Bewertung bzw. Zielabrechnung zu dem jeweiligen Ergebnis geführt hat. Diese Art der Dokumentation ermöglicht den Dienststellen, ...mehr

Im Hinblick auf die Vereinbarung von Zielen im Sinne des BEM empfiehlt es sich, alle vereinbarten Maßnahmen zu dokumentieren. Hier ist besonders darauf zu achten, dass die Maßnahmen genau und verständlich formuliert sind, die verantwortliche Person benannt ist und ein Zeitraum für die Umsetzung der Maßnahmen bestimmt ist. Ebenfalls sollte eine Erfolgskontrolle der vereinbart...mehr

Infographic Folgende Schritte sollten bei der inhaltlichen Gestaltung beachtet werden: 1. Schritt: Auswertung der AU-Daten Der Arbeitgeber entscheidet, ob und wann mit dem BEM begonnen wird. Zum Ob: Das Gesetz sieht ausnahmslos ein BEM bei Erfüllen der Voraussetzungen (länger als 6 Wochen innerhalb eines Jahres arbeitsunfähig erkrankt) vor. In wenigen Einzelfällen kann es sinnvo...mehr

Ein BEM-Verfahren kann nur stattfinden, wenn der Betroffene einwilligt. Diese Einwilligung wird zu Beginn durch den Arbeitgeber abgefragt. Sie kann jederzeit im Verlauf des Verfahrens widerrufen und das Verfahren damit beendet werden. Entscheidet sich der Betroffene für das BEM-Verfahren, ist er aber zur Mitwirkung verpflichtet. Zwar bleibt er Herr des Verfahrens und entschei...mehr

Rz. 561 Bei der nachfolgenden alphabetischen Listung von Sachverhalten mit wichtigen Gründen i. S. des Arbeitsförderungsrechts nach Stichworten wird die zugrunde liegende Rechtsprechung zum Teil wörtlich in Leitsatz und/oder einer Auswahl an Entscheidungsgründen wiedergegeben. Rz. 561a Abbruch einer beruflichen Eingliederungsmaßnahme Für einen Abbruch hat der Teilnehmer stets ...mehr

Rz. 699 Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 Buchst. b regelt eine Sperrzeitdauer von 6 Wochen, wenn eine Sperrzeit mit Regeldauer von 12 Wochen für den Arbeitslosen nach den für den Eintritt der Sperrzeit maßgebenden Tatsachen eine besondere Härte bedeuten würde. Die gerichtliche Überprüfung, ob eine Sperrzeit mit der Regeldauer für den Arbeitslosen eine besondere Härte bedeuten würde, unte...mehr

Rz. 313 Da eine Kündigung das äußerste und letzte Mittel ist, bedeutet Verhältnismäßigkeit eine vorausgegangene Gelegenheit zur Verhaltensänderung (vgl. die §§ 314, 541, 543, 643 und 651e BGB). Außerhalb des gesetzlich geregelten Kündigungsschutzes nimmt die Abmahnung ihren Raum nach dem Grundsatz von Treu und Glauben ein. Hier wird die Abmahnung den Ausnahmefall bilden, wei...mehr