Fachbeiträge & Kommentare zu Personalakte

Für das Führen von Personalakten haben sich basierend auf dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten (Art. 2 Abs. 1 GG i. V. m. Art. 1 Abs. 1 GG) die folgenden Grundsätze etabliert: Grundsatz der Richtigkeit Der Grundsatz der Richtigkeit bei der Personalaktenführung besagt, dass die in der Personalakte eines Beschäftigten enthaltenen Daten korrekt, aktuell und voll...mehr

Vor der Tarifreform des Öffentlichen Dienstes im Jahr 2005 beinhalteten die Vorschriften des § 13 BAT/-O bzw. § 13a MTArb/-O und § 11a BMT-G/-O Regelungen zur Personalakteneinsicht und zum Führen von Personalakten. Diese Vorschriften entsprachen bereits im Wesentlichen den heutigen Regelungen. Darüber hinaus sahen sie vor, dass der Arbeitgeber im Falle einer Einsichtnahme dur...mehr

Nach § 3 Abs. 6 Satz 4 und 5 TV-L müssen Beschäftigten über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für sie ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, vor Aufnahme in die Personalakten gehört werden. Ihre Äußerung ist zu den Personalakten zu nehmen. Eine entsprechende Regelung war bereits in § 13 Abs. 2 BAT/BAT-O vorgesehen. Bei den Verhandlungen zum TVöD ...mehr

Eine gesetzliche oder tarifliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten besteht für Arbeitgeber in Deutschland grundsätzlich nicht. Gemäß § 106 Bundesbeamtengesetz (BBG) bzw. § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) besteht lediglich die rechtliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten für verbeamtete Beschäftigte. Gleichwohl wird man wohl kaum einen Arbeitgeber in Deuts...mehr

Nach § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L nimmt entweder der Beschäftigte oder eine bevollmächtigte Person Einsicht in die Personalakten. Die tariflichen Regelungen sehen keine Hinzuziehung eines Dritten, der gemeinsam mit dem Beschäftigten Einsicht in die Personalakten nimmt, vor. In Betrieben mit einem Betriebsrat kann der Beschäftigte jedoch gemäß § 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG...mehr

Für verbeamtete Personen beinhalten die Vorschriften § 50 BeamtStG und §§ 106 – 115 BBG ausführliche Regelungen rund um die Personalakte. In der Regel haben die Bundesländer in ihren Beamtengesetzen und zugehörigen Erlassen entsprechende Regelungen getroffen. Nach § 50 Abs. 1 Satz 1 BeamtStG ist für jeden Beamten der Länder, Gemeinden und Gemeindeverbände sowie der sonstigen ...mehr

Der Beschäftigte kann vom Arbeitgeber jederzeit die Einsichtnahme in die Personalakten verlangen. Der Zeitpunkt der Einsichtnahme muss dem Arbeitgeber jedoch zumutbar sein. Er kann daher die Rücksichtnahme auf die betrieblichen Verhältnisse verlangen und muss die Personalakte nicht zur Unzeit bereitstellen. Die Einsichtnahme in die Personalakte findet in aller Regel während d...mehr

§ 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L regeln das Recht zur Einsichtnahme durch den Beschäftigten bzw. eine durch den Beschäftigten bevollmächtigte Person. Regelungen zur Einsichtnahme durch Dritte ohne Zustimmung des Beschäftigten sind in den Tarifverträgen nicht enthalten. Der Arbeitgeber darf Daten aus Personalakten seiner Beschäftigten nur unter den strengen Voraussetzunge...mehr

Bei der Frage, ob ein Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte besteht, ist grundsätzlich danach zu unterscheiden, ob die Abmahnung rechtmäßig oder unrechtmäßig ausgesprochen worden ist. Ein Arbeitnehmer kann auf Grundlage von §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB (analog) die Entfernung einer unrechtmäßig ausgesprochenen Abmahnung aus seiner Personalakte verlang...mehr

Hat der Arbeitgeber rechtmäßig eine Abmahnung ausgesprochen, kann der Arbeitnehmer nach §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB (analog) die Entfernung der Abmahnung verlangen, wenn seitens des Arbeitgebers kein schutzwürdiges Interesse am Verbleib der Abmahnung in der Personalakte besteht. Nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts lässt sich für das Recht auf Entfernung der an sich ...mehr

Für die Praxis von Bedeutung ist die Frage, ob der Anspruch auf Entfernung von Vorgängen aus der Personalakte bzw. Berichtigung der tariflichen Ausschlussfrist des § 37 TVöD bzw. § 37 TV-L unterliegt. Danach verfallen Ansprüche grundsätzlich, wenn sie nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten ab Fälligkeit bzw. Kenntnisnahme von dem Beschäftigten geltend gemacht we...mehr

§ 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L beinhalten für Beschäftigte des Öffentlichen Dienstes die folgenden Ansprüche: Einsicht in die vollständige Personalakte Einsicht durch einen Bevollmächtigten Erhalt von Auszügen oder Kopien Zusätzlich beinhaltet § 3 Abs. 6 TV-L für die Beschäftigten der Länder die folgenden Ansprüche: Anhörung des Beschäftigten vor der Aufnahme von Beschwerde...mehr

Personalakten beinhalten sensible personenbezogene Daten. Der Arbeitgeber hat bei der Personalaktenführung auf die Belange des Datenschutzes und des Persönlichkeitsrechts des Beschäftigten Rücksicht zu nehmen und den Grundsatz der Vertraulichkeit zu wahren (siehe dazu auch Abschnitt 4.1.5). Die Vorschriften der DSGVO sowie des BDSG – insbesondere § 26 BDSG – sind zu beachten...mehr

Die Angaben in der Personalakte müssen ein zutreffendes Bild über den Beschäftigten abgeben[1] . Der Beschäftigte kann daher in entsprechender Anwendung der §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB (analog) die Berichtigung bzw. Entfernung unzutreffender Angaben verlangen[2]. In der Praxis bezieht sich der Anspruch in aller Regel auf die Entfernung unzutreffender Abmahnungen aus der P...mehr

Neben dem Grundsatz der Richtigkeit gilt bei der Führung von Personalakten der Grundsatz der Vollständigkeit und Kontinuität (siehe dazu Abschnitt 4.1.5). Daher besteht nicht in jedem Fall Anspruch des Beschäftigten darauf, dass unzutreffende Angaben ersatzlos entfernt werden. Der Beschäftigte hat keinen Anspruch auf Entfernung, wenn dadurch die Personalakte lückenhaft oder ...mehr

Enthält die Personalakte unwahre Tatsachenbehauptungen oder unzutreffende Werturteile, so steht dem Beschäftigten unter Umständen ein Anspruch auf Schadensersatz aus §§ 611a, 280 Abs. 1, 241 Abs. 2 BGB zu. Der Schaden kann darin liegen, dass der Beschäftigte bei einer Beförderung übergangen wird oder z. B. tariflich vorgesehene Leistungszulagen nicht erhält, die er bei richt...mehr

Das Recht zur Einsichtnahme ist umfassend und bezieht sich auf sämtliche Personalakten im materiellen und formellen Sinne. Wichtig Der Anspruch auf Einsichtnahme nach § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L ist umfassend und bezieht sich auf die materielle Personalakte, also auf alle Unterlagen und Vorgänge, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters b...mehr

Beschäftigte können nach § 3 Abs. 5 Satz 3 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 3 TV-L Auszüge oder Kopien aus ihren Personalakten erhalten. Im Fall von elektronischen Personalakten, hat der Beschäftigte Anspruch auf den Ausdruck entsprechender Daten. Der Anspruch auf Erhalt von Auszügen oder Kopien ist zweistufig ausgestaltet. Der Beschäftigte nimmt zunächst Einsicht in seine Personala...mehr

Beim Führen von Personalakten stellt sich für Arbeitgeber regelmäßig die Frage, wie lange die Informationen und Unterlagen aufbewahrt werden dürfen bzw. müssen. Es besteht keine pauschale gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine personenbezogene Daten und Unterlagen im Arbeitsverhältnis. Ob und wann ein Arbeitgeber eine Information oder eine Unterlage aus der Personalak...mehr

Auch hinsichtlich der Form der Aktenführung gibt es keine Regelungen. Es liegt im Organisationsermessen des Arbeitgebers, in welcher Form er Personalakten führt[1] . Allein der Arbeitgeber entscheidet über die Art und Weise der Personalaktenführung[2] . War früher noch die Aktenführung in Papierform Standard, sind aufgrund der Digitalisierung elektronische Akten mittlerweile...mehr

Die Tarifregelungen sehen keine Bedingungen oder Einschränkungen für die Geltendmachung des Anspruchs vor. Das Recht kann daher durch den Beschäftigten jederzeit und anlasslos geltend gemacht werden. Der Beschäftigte kann sein Recht ohne die Einhaltung besonderer Formvorschriften geltend machen, daher grundsätzlich auch mündlich. Der Arbeitgeber kann keinen schriftlichen Ant...mehr

5.1 Anspruch auf Entfernung bzw. Berichtigung Die Angaben in der Personalakte müssen ein zutreffendes Bild über den Beschäftigten abgeben[1] . Der Beschäftigte kann daher in entsprechender Anwendung der §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB (analog) die Berichtigung bzw. Entfernung unzutreffender Angaben verlangen[2]. In der Praxis bezieht sich der Anspruch in aller Regel auf die En...mehr

Nach § 3 Abs. 5 Satz 2 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 2 TV-L kann der Beschäftigte einen Dritten zur Einsichtnahme bevollmächtigen. Dabei ist der Beschäftigte frei in der Entscheidung, an wen er das Einsichtsrecht überträgt. Als Bevollmächtigte kommen sowohl betriebsangehörige als auch betriebsfremde Personen infrage. Der Beschäftigte kann jedoch nur eine bestimmte natürliche Per...mehr

Eine Verhaltensbeeinflussung bzw. -veränderung kann bewirkt werden, indem die Vor- und Nachteile von arbeitssicherem und sicherheitswidrigem Verhalten herausgestellt und erlebbar gemacht werden oder – anders gesagt – indem erwünschtes Verhalten gezielt "belohnt" und unerwünschtes Verhalten gezielt "behindert" wird. 2 Strategien machen arbeitssicheres Verhalten wahrscheinlich...mehr

Rz. 6 Weder für das Verlangen der Agentur für Arbeit noch für die Auskunft des Arbeitgebers ist eine bestimmte Form vorgeschrieben. Die Auskunft kann also auch mündlich bzw. fernmündlich gegeben werden. § 57 Satz 1 HS 2 sieht die im Ermessen der Agentur für Arbeit stehende Verpflichtung des Arbeitgebers zur Benutzung eines Vordrucks vor (a. A. wohl Birk, in: Münder/Geiger, S...mehr

Eine Anhörung des Arbeitnehmers vor Ausspruch einer Abmahnung ist grundsätzlich (rechtlich) nicht erforderlich. Ein Anhörungsrecht ergibt sich auch nicht aus § 82 Abs. 1 BetrVG. Etwas anderes gilt, wenn der Bundesangestellten-Tarifvertrag auf das Vertragsverhältnis noch Anwendung findet. Gemäß § 13 Abs. 2 BAT muss der betroffene Arbeitnehmer vor Aufnahme der Abmahnung in die ...mehr

Die Abmahnung beeinträchtigt den Arbeitnehmer in seinem Persönlichkeitsrecht. Ihm steht das Recht zu, wie folgt auf eine Abmahnung zu reagieren: Aufforderung an den Arbeitgeber, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen, Gegenvorstellung gemäß § 83 Abs. 1 BetrVG zu der Personalakte reichen, Beschwerde beim Betriebsrat oder auch beim Arbeitgeber wegen ungerechter Behandlun...mehr

Der Arbeitnehmer kann sich gegen eine unberechtigte Abmahnung gerichtlich zur Wehr setzen und verlangen, diese aus der Personalakte zu entfernen.[1] Das Gleiche gilt, wenn die Abmahnung durch Zeitablauf ihre Wirkung verloren hat. Wenn in einem Abmahnungsschreiben mehrere Pflichtverletzungen abgemahnt werden, dies aber nur für einen Teil von ihnen berechtigt ist, so muss das A...mehr

Auch bei Betriebsratsmitgliedern können arbeitsvertragliche Pflichtverstöße abgemahnt werden, denn auch ein Betriebsratsmitglied hat seine arbeitsvertraglich geschuldeten Pflichten zu erfüllen.[1] Dem Betriebsrat als Gremium steht kein Anspruch zu, die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte eines seiner Mitglieder zu verlangen.[2] Verletzen Betriebsratsmitglieder dageg...mehr

Haben sich nach Ausspruch der Abmahnung längere Zeit keine gleichgelagerten Vorkommnisse ereignet, verliert die Abmahnung an Bedeutung. Denn sie kann in einem Dauerschuldverhältnis wie dem Arbeitsverhältnis keinen Dauerdruck erzeugen. Der Arbeitnehmer zeigt ja gerade durch sein vertragsgerechtes Verhalten, dass er sich die Abmahnung zu Herzen genommen hat. Das BAG lehnt die F...mehr

Damit der Arbeitnehmer die Bedeutung der Abmahnung erkennt, ist er darauf hinzuweisen, dass sein Arbeitsverhältnis im Wiederholungsfall in seinem Bestand gefährdet ist. Der Arbeitgeber ist zwar nicht gezwungen, die genauen arbeitsvertraglichen Konsequenzen (z. B. weitere Abmahnung, ordentliche Kündigung, fristlose Kündigung), die bei einer Wiederholung des Fehlverhaltens gezo...mehr

Erhebt ein Arbeitnehmer Klage auf Entfernung einer ausgesprochenen Abmahnung aus der Personalakte, überprüft das Gericht zunächst: formell, ob Formverstöße das Begehren des Arbeitnehmers rechtfertigen, überhaupt eine Abmahnung im arbeitsrechtlichen Sinn vorliegt (z. B. ob die Sanktionsandrohung für den Fall der Wiederholung vorhanden ist); materiell, ob von mehreren in der Abmahn...mehr

Überblick Der Beitrag stellt die Voraussetzungen der Abmahnung dar. Es wird detailliert beschrieben, wie die Abmahnung gestaltet werden muss, damit erstens der Arbeitnehmer nicht ihre Entfernung aus der Personalakte verlangen kann und zweitens sie im Falle einer späteren verhaltensbedingten Kündigung als ausreichende Warnung anerkannt wird. Erfahrungsgemäß werden hier die me...mehr

Der Betriebsrat muss bei Ausspruch der Abmahnung nicht beteiligt, ja nicht einmal vom Ausspruch informiert werden [1], wohl aber bei einer evtl. später beabsichtigten Kündigung.[2] Da die Abmahnung aber ein Produkt der Rechtsprechung zum Individualarbeitsrecht ist, gibt es im Betriebsverfassungsgesetz keine Regelung, die sich mit der Abmahnung direkt befasst. Anders ist dies ...mehr

Will man sich bei der Eignungsbeurteilung an die Norm halten, ergeben sich 6 klar aufeinander folgende Schritte. Diese Abfolge stellt für erfahrene Praktiker nichts Neues dar, es ist eher "state of the art". Arbeitsanalyse, Aufgabenbeschreibung, Tätigkeiten Anforderungsanalyse Planung des Prozesses zur Eignungsbeurteilung und Auswahl Durchführung Auswertung und Beurteilung Auswert...mehr

Im Kündigungsschutzverfahren können im Wege der objektiven Klagehäufung alle sonstigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden.[1] In Betracht kommen hier insbesondere Zahlungsklagen, Klagen auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte, auf Zeugniserteilung, auf Herausgabe der Arbeitspapiere, auf Herausgabe von Arbeitsmitteln, auf Gewährung von Urla...mehr

Da sich grundsätzlich der Streitwert nach den allgemeinen zivilprozessualen Regeln bemisst, berechnet er sich bei Zahlungsklagen nach der Höhe der geltend gemachten Forderung. Demgegenüber beinhaltet § 42 Abs. 3 GKG folgende Sonderregelungen. Kündigung Normzweck des § 42 Abs. 3 GKG ist die möglichst billige Gestaltung des arbeitsgerichtlichen Verfahrens. Für die Berechnung des ...mehr

Rz. 414 Der Arbeitnehmer kann mündliche und schriftliche Abmahnungen gerichtlich überprüfen lassen, ohne dass er hierzu verpflichtet wäre. Die Wirksamkeit einer Kündigung hängt nicht von der Beseitigung einer vorangegangenen Abmahnung ab, vielmehr ist im Kündigungsschutzprozess unabhängig davon zu prüfen, ob die in einer Abmahnung enthaltenen Vorwürfe tatsächlich gerechtfert...mehr

Rz. 443 Die Darlegungs- und Beweislast für das Vorliegen des verhaltensbedingten Kündigungsgrundes liegt beim Arbeitgeber, § 1 Abs. 2 Satz 4 KSchG. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber den gesamten Kündigungssachverhalt in einem gerichtlichen Verfahren nachvollziehbar und konkret beschreiben und im Streitfall auch geeigneten Beweis für seinen Vortrag anbieten muss. Schlagwort...mehr

Rz. 834 Seit Inkrafttreten des Gesetzes zu Reformen am Arbeitsmarkt am 1.1.2004 sind für die Sozialauswahl bei betriebsbedingten Kündigungen gem. § 1 Abs. 3 KSchG 4 Kriterien allein maßgeblich: die Dauer der Betriebszugehörigkeit, das Lebensalter, die Unterhaltspflichten sowie die Schwerbehinderung des Arbeitnehmers.[1] Schon aus dem Wortlaut der Norm ergibt sich jedoch, das...mehr

Im Bereich von Abmahnungen finden Ausschlussfristen praktisch keine Anwendung. Nach Ansicht des Bundesarbeitsgerichts (BAG) fällt die Möglichkeit des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer eine Abmahnung auszusprechen, nicht unter tarifliche oder vertragliche Ausschlussfristen. Die Berechtigung des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer auf seine vertraglichen Verpflichtungen hinzuweisen un...mehr

Das Einsichtsrecht des Beschäftigten in die eigene Personalakte regelt § 83 Abs. 1 BetrVG: "Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall...mehr

Die Vertraulichkeit einer Akte ist gewährleistet, wenn die Zugriffsmöglichkeiten so gering wie möglich gehalten werden und der Nutzerkreis nach genauen Regeln definiert ist. Außerhalb dieses Nutzerkreises ist jeder weiteren Person der Zugriff zu verweigern bzw. sicherzustellen, dass ein Zugriff nicht erfolgen kann. Die berechtigten Nutzer haben die erhaltenen Informationen n...mehr

Da der Arbeitgeber über seine Angestellten Leistungsdaten wie z. B. Leistungsbeurteilungen oder Urteile zur sachlichen Befähigung verfassen und speichern darf, ist der Grundsatz der Richtigkeit der Akte nicht ganz einfach umzusetzen. Der Grundsatz der Richtigkeit bezieht sich sowohl auf Tatsachenbehauptungen, sowie auf wertende Aussagen. Es muss bei der Speicherung von Leist...mehr

Folgende Eckpunkte sollten bei der Implementierung sowie dem Anlegen von digitalisierten Personalakten beachtet werden. Diese können so auch Bestandteil einer Betriebsvereinbarung werden: Festlegung des Inhalts und Dauer der Aufbewahrung, Regelungen über besonderen Schutz für Aktenteile mit sensiblen Daten wie z. B. Gesundheitsdaten, Zugriffs-Berechtigungskonzept für Personalsa...mehr

Die Unzulässigkeit von Personalakteninhalten ist an den soeben beschriebenen Grundsätzen zu messen. So können Daten unzulässig gespeichert sein, wenn deren Verwendung trotz inhaltlicher Richtigkeit gegen das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten verstoßen würde. Dies ist z. B. bei Daten der Fall, die bei einem betrieblichen Eingliederungsmanagement erhoben wurden: Diese dür...mehr

Das papierlose Büro ist noch immer ein Wunsch vieler Unternehmer. Allerdings rücken mit den heute verfügbaren Technologien manche Wünsche in greifbare Nähe. Mit digitalen Personalakten ist die Ersetzung der Papierakte gemeint, die heute schon vielfach zumindest ergänzend zum Einsatz kommt. Mit dem Scannen von Dokumenten, einem Dokumentenmanagement oder einer komplexen HR-Sof...mehr

Das Führen einer elektronischen Personalakte ist unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Grundsätze zulässig. 3.1.1 Verlust des Beweiswerts Grundsätzlich ist das Digitalisieren von Dokumenten mit rechtlichen Risiken verbunden, da sich der Beweiswert im Rechtsstreit verringert oder zumindest ungeklärt ist. Vor Gericht gilt eine Urkunde dann als vollständig und richtig...mehr

Zusammenfassung Überblick Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses werden durch den Arbeitgeber zahlreiche personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet. Eine herausragende Rolle im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes spielt die Personalakte, in der regelmäßig alle Informationen über einen Mitarbeiter erhoben und verarbeitet werden. Bei der Führung der Personalakte ...mehr

Überblick Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses werden durch den Arbeitgeber zahlreiche personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet. Eine herausragende Rolle im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes spielt die Personalakte, in der regelmäßig alle Informationen über einen Mitarbeiter erhoben und verarbeitet werden. Bei der Führung der Personalakte sind umfangreic...mehr