Fachbeiträge & Kommentare zu Personalakte

Natürlich muss jeder Arbeitgeber die für jeden seiner Arbeitnehmer gesetzlich (in erster Linie steuer- und sozialversicherungsrechtlich, daneben arbeitsschutzrechtlich) vorgeschriebenen Aufzeichnungen führen. Auch aus tariflichen Regelungen kann sich eine Verpflichtung des Arbeitgebers zur Führung bestimmter Unterlagen über die Mitarbeiter ergeben. All dies wird auch als ein...mehr

Nach § 83 Abs. 2 BetrVG ist der Mitarbeiter berechtigt, der Personalakte Erklärungen zu ihrem Inhalt beizufügen. Der Gesetzgeber räumt dem Mitarbeiter auf diese Weise die Gelegenheit ein, die Personalakte so zu ergänzen, dass die darin enthaltenen Vorgänge ein seines Erachtens objektiv richtiges Bild widerspiegeln. Stößt deshalb ein Mitarbeiter bei der Akteneinsicht auf Schr...mehr

Es ist grundsätzlich unerheblich, ob die zur Personalakte im Rechtssinne zählenden Unterlagen vor oder nach der Einstellung des Arbeitnehmers entstanden sind. Deshalb gehören zur Personalakte: Bewerbungsunterlagen, Auskünfte von Dritten, graphologische und testpsychologische Gutachten. Für die Praxis dürfte es sich empfehlen, vertrauliche Mitteilungen Dritter sowie die grapholog...mehr

Folgende konkrete Anforderungen aufgrund der datenschutzrechtlichen Vorschriften sind beispielsweise zu beachten: Die Personalakten müssen in verschließbaren Schränken bzw. in gesondert gesicherten Räumen aufbewahrt werden. Die Personalakte muss in verschiedene "Datenarten" (z. B. Stammdaten, Gesundheitsdaten etc.) gegliedert sein. Besonders sensible Daten wie beispielsweise G...mehr

Gegenstand des Einsichtsrechts Das Einsichtsrecht erstreckt sich nur auf solche Akten, die einen bestimmten Arbeitnehmer in seinem individuellen Arbeitsverhältnis unmittelbar berühren. Deshalb ist keine Einsicht in Gemeinschaftsakten zu gewähren, die ausschließlich im betrieblichen Interesse und zu betrieblichen Zwecken angelegt sind und dabei auch Mitarbeiter namentlich erwä...mehr

Das Recht des Arbeitnehmers auf Achtung seiner gesetzlich geschützten Eigensphäre wäre verletzt, wenn eine unbestimmte Zahl von Betriebsangehörigen in die Personalunterlagen Einblick nehmen könnte oder wenn die Personalakte gar an Betriebsfremde ohne Zustimmung des Betroffenen weitergegeben würde. Auch einer Behörde muss die Akteneinsicht oder die Aushändigung verweigert wer...mehr

Die Regelung des Einblicksrechts dient dem Schutz der Persönlichkeitssphäre des Mitarbeiters. Daher ist die Personalakte grundsätzlich vertraulich zu behandeln. Dies bedeutet, dass innerhalb des Betriebs der Kreis der Einsichtsberechtigten so klein wie möglich sein muss: zuständige Mitarbeiter der Personalabteilung Vorgesetzte, die zur Vorbereitung von Personalentscheidungen b...mehr

Ohne Zustimmung des Betroffenen darf die Personalakte nicht an Betriebsfremde weitergegeben werden. Der Arbeitgeber verletzt das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers, wenn er dessen Personalakten einem Dritten ohne Wissen des Betroffenen zugänglich macht. Das ist z. B. dann der Fall, wenn der Arbeitsvertrag und ein Personalkreditvertrag einem anderen Arbeitgeber g...mehr

§ 83 Abs. 1 BetrVG enthält bezüglich der Personalakten eine das allgemeine Persönlichkeitsrecht des einzelnen Arbeitnehmers berücksichtigende und schützende Sonderregelung, die hinsichtlich der Personalakten grundsätzlich einem eigenständigen und jederzeitigen Vorlageanspruch des Betriebsrats gemäß § 80 Abs. 2 Satz 2 BetrVG entgegensteht. Der Arbeitgeber hat es zu unterlasse...mehr

Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich keinen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber der Personalakte ein vom Arbeitnehmer gefertigtes Inhaltsverzeichnis beifügt. Etwas anderes kann dann gelten, wenn die Befürchtung begründet ist, dass der Arbeitgeber in den Bestand der Personalakte ohne sachlichen Grund eingreift, um das dort gezeichnete Bild des Arbeitnehmers zu dessen Nachteil...mehr

Das Interesse des Arbeitnehmers am Schutz seiner Privatsphäre begrenzt den Umfang der legitim aufzunehmenden Unterlagen. Ihr Kreis deckt sich in etwa mit dem Katalog der Fragen, die dem Arbeitnehmer bei seiner Bewerbung zulässigerweise gestellt werden dürfen. Die Verwahrung graphologischer Gutachten und Eignungstests setzt sein Einverständnis voraus. Weitere Schranke ist die...mehr

Die Personalakte ist nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts "eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen". Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verh...mehr

Die elektronische Personalakte hat folgende Vorteile[1]: sehr schneller Zugriff an jedem Ort und durch mehrere Personen gleichzeitig; Datenzugriff organisatorisch ohne Aufwand, da Akte per Knopfdruck aufrufbar; Wegfall ständigen Ein- und Auslagerns der Akte, dadurch Minimierung von Verwaltungskosten; inhaltlich einheitliche Aktenführung; optimierter Datenschutz; Einsparung von Bür...mehr

In Betrieben werden Akten ausgeschiedener Mitarbeiter häufig jahrzehntelang aufbewahrt. Die Auffassung, hierzu sei der Arbeitgeber verpflichtet, ist weit verbreitet. Hier ist zu differenzieren: Abrechnungsunterlagen Dieselben Vorschriften vorwiegend steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Natur, die den Arbeitgeber verpflichten, überhaupt (Abrechnungs-) Unterlagen über den ...mehr

Überblick Trotz der weiten Verbreitung von Personalakten besteht in der Praxis häufig Unsicherheit über Fragen wie: Was gehört überhaupt zur Personalakte? Wer darf sie einsehen? Was gilt für sensible Daten? Kann der Mitarbeiter verlangen, dass seiner Akte ein Inhaltsverzeichnis beigefügt oder der Inhalt mit Seitenzahlen versehen wird? Welche Auswirkungen ergeben sich aus der...mehr

Dazu hat das BAG vor längerer Zeit entschieden, es sei ein legitimes Anliegen des Arbeitgebers, dass die von ihm geführten Personalakten vollständig seien. Sie sollten nicht nur möglichst lückenlos über die Person des Mitarbeiters Auskunft geben. Sie müssten vor allem seine Laufbahn (im Betrieb und der Beschäftigungsbehörde) verlässlich nachweisen. Die in die Personalakte au...mehr

Nach Art. 5 Abs. 1c DSGVO gilt das Prinzip der Datenminimierung, d. h. personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein. In der Zusammenschau mit Art. 25 DSGVO tritt der Grundsatz der Datenminimierung an die Stelle der bisherigen Maxime der Datenvermeidung und Datensparsamkeit.[1] Nac...mehr

Aus dem Fehlen einer Rechtspflicht zur Anlage und Führung von Personalakten folgt auch, dass der Arbeitgeber nach seinem Organisationsermessen frei entscheidet, ob er die Unterlagen konventionell ablegt, in Karteiform führt oder elektronisch speichert oder auf andere Weise sammelt. Existieren neben der Hauptpersonalakte noch Neben- und/oder Sonderakten, dann kann der Mitarbei...mehr

Unter den Voraussetzungen von Art. 9 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG ist die Erhebung und Verarbeitung von Gesundheitsdaten des Arbeitnehmers möglich. Sie ist hiernach insbesondere dann zulässig, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und...mehr

Der Datenschutz im weiteren Sinne ist allgemeiner Ausdruck des Persönlichkeitsschutzes des Arbeitnehmers. Rechtsprechung und Rechtslehre haben mit Zustimmung des BVerfG aus Art. 2 Abs. 1 Satz 1 GG i. V. m. Art. 1 GG das Recht auf Achtung und Entfaltung der Persönlichkeit entwickelt (Allgemeines Persönlichkeitsrecht). Im Arbeitsverhältnis hat das allgemeine Persönlichkeitsrec...mehr

Zusammenfassung Überblick Trotz der weiten Verbreitung von Personalakten besteht in der Praxis häufig Unsicherheit über Fragen wie: Was gehört überhaupt zur Personalakte? Wer darf sie einsehen? Was gilt für sensible Daten? Kann der Mitarbeiter verlangen, dass seiner Akte ein Inhaltsverzeichnis beigefügt oder der Inhalt mit Seitenzahlen versehen wird? Welche Auswirkungen ergeb...mehr

Gemäß § 83 Abs. 1 BetrVG hat der Arbeitnehmer ein Recht auf Einsicht in die über ihn geführten Personalakten; hierzu gehören auch alle Angaben über die Person sowie die vertraglichen Vereinbarungen und Unterlagen über das Arbeitsverhältnis. Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers umfasst auch die Verpflichtung des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer entschlüsselte Angaben verschlüss...mehr

Der Arbeitnehmer bedarf zur Wahrung seines allgemeinen Persönlichkeitsrechts[1] des Schutzes vor der Personaldatenverarbeitung durch den Arbeitgeber. Diesem Schutz dienen: individualrechtlich das Vertrags- und Deliktsrecht, das Eingriffe in das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers verbietet; die DSGVO, die unmittelbar geltendes Recht in den Mitgliedsstaaten der Eu...mehr

9.1 Inhaltsverzeichnis, Paginierung und andere formale Fragen Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich keinen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber der Personalakte ein vom Arbeitnehmer gefertigtes Inhaltsverzeichnis beifügt. Etwas anderes kann dann gelten, wenn die Befürchtung begründet ist, dass der Arbeitgeber in den Bestand der Personalakte ohne sachlichen Grund eingreift, um d...mehr

2.1 Keine Rechtspflicht zur Führung von qualifizierten Personalakten Natürlich muss jeder Arbeitgeber die für jeden seiner Arbeitnehmer gesetzlich (in erster Linie steuer- und sozialversicherungsrechtlich, daneben arbeitsschutzrechtlich) vorgeschriebenen Aufzeichnungen führen. Auch aus tariflichen Regelungen kann sich eine Verpflichtung des Arbeitgebers zur Führung bestimmter...mehr

Die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben sich aus Art. 5 Abs. 1 DSGVO. Es handelt sich hierbei um Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit. Die Rahmenbedingungen für die Möglichkeiten, personenbezogene Daten und Dokumente zu verarb...mehr

In der DSGVO finden sich keine wörtlichen Ausführungen zu einer Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis. Das BDSG sieht in § 53 nur für öffentliche Stellen eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis vor. Bei der Formulierung kann dabei auf die gesetzlichen Formulierungen Bezug genommen werden. Schwieriger gestaltet sich die Situation für die Privatwirtschaft. Für n...mehr

Art. 88 DSGVO befasst sich mit der "Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext". Er regelt, dass die Mitgliedsstaaten "durch Rechtsvorschriften oder durch Kollektivvereinbarungen spezifischere Vorschriften zur Gewährleistung des Schutzes der Rechte und Freiheiten hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten im Beschäftigungskontext ... vorsehen" können....mehr

Die wesentlichen Teilaufgaben der Personaladministration betreffen alle Informationen zum Beschäftigtenverhältnis, Fragen der gesetzlichen und betrieblichen Altersversorgung, des Steuerrechts und der Sozialversicherung, wie z. B.: Das Erstellen, Verwalten und Archivieren von Personaldaten und (digitalen) Personalakten. Hierzu gehören die Personalstammdaten und Lohn- und Gehal...mehr

Praxis-Tipp Digitalisierung – es muss nicht immer gleich Outsourcing sein! In den letzten Jahren sind durch die fortschreitende Digitalisierung unzählige Möglichkeiten entstanden, Prozesse und Aufgaben zu automatisieren bzw. mindestens deutlich ressourcenschonender abzubilden. Nutzen Sie auch diese Möglichkeiten, um Ressourcen in HR für wertschöpfende Tätigkeiten und strategi...mehr

Rz. 45 § 404 AktG, § 151 GenG, § 315 UmwG und § 138 VAG sind aufgrund der ausdrücklichen Anordnung des Gesetzgebers in diesen Vorschriften subsidiär zu § 333 HGB. § 19 PublG ist lex specialis zu § 333 HGB.[1] § 119 WpHG steht zu § 333 HGB in Idealkonkurrenz, wenn die Geheimhaltungspflichtverletzung gleichzeitig als Grundlage eines verbotenen Geschäfts dient.[2] Ebenso besteht...mehr

Rz. 17 Als weitere Voraussetzung des Geheimnisses muss die Geheimhaltung mit dem wirklichen oder vermutlichen Willen der KapG in Einklang stehen. Ein willkürlicher, durch keinerlei sachliche Gründe gebotener Geheimhaltungswille ist jedoch nicht strafrechtlich geschützt. Maßstab für die Anerkennung eines Geheimhaltungsinteresses ist insoweit die sachgemäße Unternehmensführung...mehr

Von der Ausschlussfrist werden nicht erfasst: Bestimmte Schadensersatzansprüche. Nach § 309 BGB ist in Allgemeinen Geschäftsbedingungen ein Ausschluss oder eine Begrenzung der Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen Pflichtverletzung des Verwenders oder einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzu...mehr

Ansprüche, die von einem bestimmten Ereignis abhängen, sind auch erst mit dessen Eintreten fällig. Erfährt der Gläubiger ohne sein Verschulden nichts von den Umständen des Anspruchs, so tritt die Fälligkeit erst bei positiver Kenntnis ein.[1] Ansprüche werden fällig: auf Personalaktenbereinigung mit Aufnahme des beanstandeten Schriftstücks in die Personalakte und Kenntnis des ...mehr

Für Arbeitgebende bedeutet das neue Gesetz vor allem eine Pflicht zur schnellen und unbürokratischen Anpassung der Arbeitsverträge, der Personalakten und internen Systeme, wie z. B. Intranet und Reise-Abrechnungsportale, sowie in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistenden, sobald Mitarbeitende ihren Namen und Geschlechtseintrag ändern und die Berichtigung verlangen. Arbeit...mehr

Rn 99 Die Schadensabwendungspflicht als Teil der Fürsorgepflicht verpflichtet den ArbG, Vorkehrungen zum Schutz von Leben, Gesundheit und Persönlichkeit der ArbN zu treffen (§ 618 Rn 2), iRd Zumutbaren ihre Gegenstände vor Beschädigung zu schützen (BAG NZA 00, 1052) und vor drohenden Gefahren zu warnen (BAG NZA 09, 193 [BAG 28.08.2008 - 2 AZR 15/07]). Der ArbG darf auch selb...mehr

Rn 13 Das GG und insb die Grundrechte werden nicht unmittelbar zwischen Privaten angewandt (zur Drittwirkungsdebatte Ruffert Vorrang der Verfassung 8 ff und öfter). Vielmehr wirkt die Verfassung mit ihren Wertentscheidungen über die privatrechtlichen Normen und insb über die Generalklauseln in das Privatrecht hinein (BVerfG NJW 94, 36 [BVerfG 19.10.1993 - 1 BvR 567/89]; BGH ...mehr

Rn 49 Er wendet sich gg eine unzulässige Erforschung des privaten oder intimen Bereichs, zB durch Fotografien auf Privatgelände (Ablichtung des Leichnams Bismarcks im Jahre 1898 als erster Fall), Fotos im privaten oder intimen Bereich mit Teleobjektiv, Belauschen im Wohnungsbereich, Mithören privater Telefonate, Öffnen von Briefen, Entwendung sowie Lesen von Tagebüchern und ...mehr

Rn 29 Ein weiteres insb durch die Rspr ausgeformtes besonderes Persönlichkeitsrecht ist der Schutz des persönlichen Bereichs einer Person, insb der Privatsphäre einer autonomen Lebensgestaltung. Geschützt wird hier die Person vor einem unzulässigen Belauschen und Aufnahme ihrer Worte auf Tonträger, vor unzulässiger Beobachtung der Person und fotografischem Festhalten aller B...mehr

Rn 6 Die Urkunde ist im eigenen Interesse des Anspruchstellers errichtet, wenn die Urkunde zumindest auch dazu bestimmt ist, ihm als Beweismittel zu dienen oder sonst seine rechtlichen Beziehungen zu fördern (BGH MDR 71, 574; Ddorf NJW-RR 96, 1464, 1466 [OLG Düsseldorf 15.09.1995 - 7 U 119/94]; Staud/Marburger Rz 12). Entscheidend kommt es nicht auf den Urkundsinhalt, sonder...mehr

Rz. 44 Ausfluss des ultima ratio-Prinzips ist es, dass einer außerordentlichen Kündigung i. d. R. eine Abmahnung vorauszugehen hat, um dem Vertragsgegner die Gelegenheit zu geben, die Störung des Arbeitsverhältnisses zu beseitigen, insbesondere sein Fehlverhalten zu ändern. Dementsprechend bedarf es stets einer Abmahnung, wenn der Vertragsgegner mit vertretbaren Gründen anne...mehr

Zur Erstellung eines Arbeitsvertrags gibt es zahlreiche Softwaresysteme, welche innerhalb kurzer Zeit einen rechtlich sicheren und personalisierten Vertrag erstellen.[1] Hierbei ist es auch aus Sicht der Candidate Journey lohnend, die Zeit für den manuellen Aufwand der Vertragserstellung sowie die hohe Fehleranfälligkeit genau zu betrachten. In vielen Fällen kann ein entspre...mehr

Begriff Die Mitarbeiterbeurteilung ist die (teils durch Beurteilungsbögen standardisierte) Rückmeldung des Vorgesetzten an den Mitarbeiter bzgl. dessen Arbeitsleistung und Arbeitsweise. I.d. R. werden die Qualität, Quantität der Aufgabenbewältigung sowie diverse weitere Kompetenzen wie z.B. Zuverlässigkeit, Kundenfokus, teaminterne Kommunikation und Abstimmung o.ä. Kriterie...mehr

Nach § 27 LDG BW kann dem Beamten eine schriftliche Rüge, d. h. ein förmlicher "Verweis", erteilt werden, wenn er durch ein leichtes Dienstvergehen das Vertrauen des Dienstherrn oder der Allgemeinheit in die pflichtgemäße Amtsführung geringfügig beeinträchtigt hat. Der Verweis soll dazu dienen, den Beamten zur künftig ordnungsgemäßen Pflichtenerfüllung anzuhalten. Dabei muss der ...mehr

Nach § 30 LDG BW kann der Beamte in ein anderes Amt derselben Laufbahn versetzt werden (Zurückstufung), wenn er durch ein mittelschweres Dienstvergehen das Vertrauen des Dienstherrn oder der Allgemeinheit in die pflichtgemäße Amtsführung nachhaltig erschüttert hat. Auch die Zurückstufung soll dazu dienen, den Beamten künftig zur ordnungsgemäßen Pflichtenerfüllung anzuhalten – si...mehr

Nach § 28 LDG BW kann dem Beamten eine Geldbuße auferlegt werden, die er an seinen Dienstherrn zu zahlen hat, wenn er durch ein leichtes Dienstvergehen das Vertrauen des Dienstherrn oder der Allgemeinheit in die pflichtgemäße Amtsführung nicht nur geringfügig beeinträchtigt hat. Auch die Geldbuße soll dazu dienen, den Beamten künftig zur ordnungsgemäßen Pflichtenerfüllung anzuh...mehr

Nach § 29 LDG BW können dem Beamten dessen Bezüge[1] gekürzt werden, wenn er durch ein mittelschweres Dienstvergehen, das Vertrauen des Dienstherrn oder der Allgemeinheit in die pflichtgemäße Amtsführung erheblich beeinträchtigt hat. Auch die Kürzung der Bezüge soll dazu dienen, den Beamten zur künftig ordnungsgemäßen Pflichtenerfüllung anzuhalten. Die Bezüge dürfen um maximal 20...mehr

Erfüllung Der Zeugnisanspruch erlischt mit seiner Erfüllung. Die Zeugnisschuld ist eine Holschuld. Der Arbeitgeber muss das Zeugnis nach Fälligkeit des Zeugnisanspruchs am Ort seiner Niederlassung zur Abholung für den Beschäftigten oder seines von ihm bevollmächtigten Vertreters bereithalten. Wenn er es nicht rechtzeitig erstellt hat, muss es auf Gefahr und Kosten des Arbeitg...mehr

Die Formulierung der Beurteilung und die Entscheidung, welche Leistungen und Eigenschaften seines Beschäftigten er mehr hervorheben oder zurücktreten lassen will, ist grundsätzlich Sache des Arbeitgebers. Das qualifizierte Zeugnis muss Angaben zur Führung und Leistung enthalten. Es ist ein einheitliches Ganzes. Alle für die Gesamtbeurteilung wesentlichen Umstände und Bewertun...mehr

Im Rahmen des Mutterschutzes gelten erhebliche Beschäftigungsbeschränkungen und -verbote. Die Schutzfristen für das absolute Beschäftigungsverbot nach § 3 Abs. 1 MuSchG betragen 6 Wochen vor bzw. 8 Wochen nach der Entbindung (§ 3 Abs. 2 MuSchG). Maßgeblich für die erstgenannte Schutzfrist ist zunächst der voraussichtliche Tag der Entbindung. Die Entbindung ist in § 2 Abs. 6 ...mehr