Personalakten richtig führen / 1 Begriff der Personalakte

Eine gesetzliche Definition der Personalakte gibt es nur für den öffentlichen Dienst. Danach umfasst sie "alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, (…), soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen".^[1]

Das BetrVG 1972 brachte in § 83 erstmals eine – auch in Betrieben ohne Betriebsrat zu beachtende – gesetzliche Regelung zum Personalaktenrecht der Privatwirtschaft. Die Vorschrift lautet:

Bei dieser Formulierung fällt auf, dass von den "Personalakten" (Mehrzahl) die Rede ist, während doch in der betrieblichen Praxis immer nur von der "Personalakte" (Einzahl) eines Mitarbeiters gesprochen wird und damit die in der Personalabteilung geführte Unterlage gemeint ist. Handelt es sich etwa um einen Redaktionsfehler des Gesetzgebers?

Diese Frage ist eindeutig zu verneinen. Das Gesetz geht vom sog. materiellen Personalaktenbegriff aus, während demgegenüber die in der Personalabteilung geführte Akte als Personalakte im formellen Sinn bezeichnet werden kann.

Außerdem wird zwischen einfachen und qualifizierten Personalakten unterschieden.^[2]

1.1 Materieller und formeller Personalaktenbegriff

Die Personalakte ist nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts "eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des...