Formvorschriften / Arbeitsrecht

1 Schriftform

1.1 Form und Signatur des Dokuments

Wenn das Gesetz für eine bestimmte Erklärung die Schriftform verlangt, bestimmt § 126 Abs. 1 BGB, dass die Urkunde oder der Vertrag eigenhändig unterschrieben sein muss. Grundsätzlich kann die Schriftform durch die elektronische Form nach § 126a BGB ersetzt werden. Das gilt aber nicht, wenn das Gesetz dies ausdrücklich ausschließt wie beispielsweise § 623 BGB für die Kündigung und den Aufhebungsvertrag. Auch der Nachweis nach dem Nachweisgesetz konnte bisher nicht in elektronischer Form erteilt werden.^[1]

Dokumente, für welche die Schriftform vorausgesetzt ist, sind:

• Befristete Arbeitsverträge (nicht: Die Befristung auf das Erreichen der Regelaltersgrenze)^[2]
• Kündigungen (auch die Kündigung eines Auszubildenden)^[3]
• Aufhebungsverträge^[4]
• Auflösungserklärungen^[5]
• Abwicklungsverträge mit Klageverzicht^[6]
• Bestimmte Vollmachtsurkunden, bspw. für den Kündigungsausspruch^[7]

1.2 Ablage in der Personalakte

Bei Dokumenten, für welche die Schriftform gilt, stellt sich die Frage, ob diese im Original in der analogen Personalakte aufbewahrt werden müssen, oder ob diese auch in der digitalen Personalakte gespeichert sein müssen.

Der Vorteil von Dokumenten, die im Original aufbewahrt werden, ist lediglich, dass diese im Gerichtsverfahren, z. B. bei einem Kündigungsschutzstreit, den Urkundsbeweis erfüllen. Mit gescannten oder kopierten Dokumenten kann dieser Urkundsbeweis nicht geführt werden. Erklärungen, die zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform bedürfen, sollten also für den Fall eines Rechtsstreits im Original aufbewahrt werden.

2 Elektronische Form

Soweit die elektronische Form nicht ausgeschlossen ist, verlangt § 126a BGB eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur, die auf dem Zertifikat^[1] eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters^[2] beruht und von einer sicheren Signaturerstellungseinheit^[3] erstellt wird. Dies ist bei einfachen Signaturen, wie sie z. B. im Zusammenhang mit PDF-Dokumenten verwendet wird, nicht der Fall. Aufgrund der hohen technischen Anforderungen spielt die qualifizierte elektronische Signatur im Arbeitsleben bisher eine nur untergeordnete Rolle.

3 Textform

Die Textform im Sinne des § 126b BGB stellt wesentlich geringere Anforderungen an die Form der Erklärung. Ist durch ein Gesetz die Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist. Außerdem muss der Datenträger außerdem geeignet sein, die Erklärung unverändert wiederzugeben.

Die Textform im Sinne von § 126b BGB ist erfüllt, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

• Lesbare Erklärung
• Persönlicher Zugang beim Empfänger
• Erkennbare Urheberschaft, Person des Erklärenden ist genannt
• Räumlicher Abschluss der Erklärung
• Speicherbarkeit auf einem Medium
• Möglichkeit der Unveränderlichkeit
• Dauerhafte Verfügbarkeit

Lesbar ist die Erklärung, wenn sichergestellt ist, dass ihr der Empfänger den in ihr enthaltenen, durch Schriftzeichen dargestellten Sinn ohne Weiteres optisch entnehmen kann. Sprachnachrichten fallen daher nicht darunter.

Die Erklärung muss darüber hinaus die Angabe ihres Verfassers bzw. die Bezeichnung der Person des Erklärenden enthalten. In der Regel geschieht dies durch eine Namensnennung des Erklärenden.

Die Erklärung muss räumlich abgeschlossen sein. Das Textende muss kenntlich gemacht werden. Das erfolgt in der Regel durch die Nachbildung der Namensunterschrift des Erklärenden z. B. durch Einfügen des eingescannten Namenszugs als Bilddatei oder auch schlicht die Namensnennung des Verfassers am Ende der Erklärung.

Die Erklärung muss weiterhin auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Das bedeutet, dass es dem Empfänger zumindest möglich sein muss, sie zu seiner dauerhaften Verfügbarkeit aufzubewahren oder zu speichern, beispielsweise durch das Speichern einer ihm übersandten E-Mail.

Zudem muss auch die Unveränderlichkeit gewährt sein. Dies geschieht beispielsweise durch die Möglichkeit, die Erklärung auszudrucken (z. B. durch den Ausdruck und die elektronische Speicherung einer E-Mail). Nicht genügt es, wenn die Erklärung lediglich auf einer Website enthalten ist, ohne dass für den Empfänger die Möglichkeit eines Downloads mit individueller Speicherungsmöglichkeit besteht.

Zuletzt muss die Erklärung geeignet sein, dass sie dem Empfänger persönlich zugeht. Auch das ist wiederum bei einer Website regelmäßig nicht der Fall.

Die Textform im Sinne von § 126b BGB wird regelmäßig durch E-Mails, Fax, PDF-Dokumente, aber auch körperliche Dokumente (Papier) ohne Unterschrift, aber mit einem abschließenden Namenszug des Aus...