Personalakten richtig führen / 1.1 Materieller und formeller Personalaktenbegriff

Die Personalakte ist nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts "eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen". Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters geben.^[1]

Die Personalakte soll wahrheitsgemäß und möglichst vollständig Auskunft über die Person des Arbeitnehmers und dessen beruflichen Werdegang im Arbeitsverhältnis geben. Zu ihr gehören deshalb alle Unterlagen und Schriftstücke, die diese beiden Aspekte berühren.^[2]

Das bedeutet zwangsläufig:

Personalakte ist grundsätzlich jede Sammlung von Informationen über einen Mitarbeiter des Betriebs, ohne Rücksicht auf die Stelle, an der die Sammlung bzw. die einzelne Unterlage geführt wird, also nicht nur die in der Personalabteilung geführte Hauptakte, sondern auch Neben- und Sonderakten. Bei diesen Akten besteht die Möglichkeit, dass sie Informationen enthalten, die evtl. nicht in der Hauptpersonalakte enthalten sind und zu denen der Mitarbeiter Stellungnahmen abzugeben berechtigt ist. Das zu schützende Interesse des Mitarbeiters auf lückenlose Information und sein Recht zur Entgegnung würden durchlöchert werden, wenn die Möglichkeit zur Einsichtnahme mit einer für den Arbeitnehmer nicht nachprüfbaren Behauptung abgelehnt werden dürfte.

Der Mitarbeiter kann auch Einsicht in Unterlagen verlangen, die nicht im Betrieb, sondern in einem anderen Teil des Unternehmens, z. B. in der zentralen Personalabteilung der Hauptverwaltung, oder bei Konzernbindung in einem anderen Unternehmen geführt werden. Das Gleiche gilt für Personalunterlagen, die sich bei außenstehenden Dritten, z. B. bei ein...