Personalakten richtig führen / 7.2 Einsicht durch den Mitarbeiter

Gemäß § 83 Abs. 1 BetrVG hat der Arbeitnehmer ein Recht auf Einsicht in die über ihn geführten Personalakten; hierzu gehören auch alle Angaben über die Person sowie die vertraglichen Vereinbarungen und Unterlagen über das Arbeitsverhältnis. Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers umfasst auch die Verpflichtung des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer entschlüsselte Angaben verschlüsselter Daten zur Verfügung zu stellen.^[1]

Das bedeutet konkret: Sind die gesamten Akten oder einzelne Vorgänge, die der Mitarbeiter zu erfahren wünscht, EDV-mäßig gespeichert, so hat der Mitarbeiter Anspruch auf einen entsprechenden Ausdruck.

7.2.1 Einsicht während des bestehenden Arbeitsverhältnisses

Gegenstand des Einsichtsrechts

Das Einsichtsrecht erstreckt sich nur auf solche Akten, die einen bestimmten Arbeitnehmer in seinem individuellen Arbeitsverhältnis unmittelbar berühren. Deshalb ist keine Einsicht in Gemeinschaftsakten zu gewähren, die ausschließlich im betrieblichen Interesse und zu betrieblichen Zwecken angelegt sind und dabei auch Mitarbeiter namentlich erwähnen, wie z. B. Lohn- und Gehaltslisten, Nachwuchsförderprogramme, Nachwuchskarteien usw.

Unterlagen des Arbeitgebers, die sich auf Gruppen von Arbeitnehmern, auf den Betriebsrat als Organ oder die Tätigkeit einzelner Betriebsratsmitglieder in ihrer Eigenschaft als solche beziehen, sind ebenfalls keine Personalakten im Sinne von § 83 BetrVG.

Verfahren

Der Arbeitnehmer kann sein Einsichtsrecht ohne Angabe von Gründen jederzeit innerhalb der betriebsüblichen Arbeitszeit ausüben. Er braucht hierzu keine Genehmigung des Arbeitgebers, muss allerdings auf betriebliche Belange Rücksicht nehmen. Die für die Einsichtnahme erforderliche Zeit ist wie Arbeitszeit zu vergüten.

Der Arbeitnehmer kann sein Einsichtsrecht auch wiederholt ausüben; ...