Personalakten richtig führen / 1.2 Abgrenzungen

Es ist grundsätzlich unerheblich, ob die zur Personalakte im Rechtssinne zählenden Unterlagen vor oder nach der Einstellung des Arbeitnehmers entstanden sind. Deshalb gehören zur Personalakte:

• Bewerbungsunterlagen,
• Auskünfte von Dritten,
• graphologische und testpsychologische Gutachten.

Für die Praxis dürfte es sich empfehlen, vertrauliche Mitteilungen Dritter sowie die graphologischen und testpsychologischen Gutachten nach Abschluss des Bewerbungsvorgangs zu vernichten.

Personalakten müssen einen gewissen offiziellen Charakter haben. Deshalb gehören persönliche Aufzeichnungen des Arbeitgebers wie

• Zeugnisentwürfe,
• Gedanken über Einsatz des Arbeitnehmers,
• Briefentwürfe,
• Ideenskizzen,
• Planungsunterlagen für Personalentscheidungen,

nicht zur Personalakte.^[1] Sie sollten dann aber konsequenterweise nach Erledigung besser vernichtet werden. Eine Aufbewahrung an für den Mitarbeiter unzugänglicher Stelle scheidet aus.

Aus § 241 Abs. 2 BGB folgt die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Rücksichtnahme auf die Interessen des Arbeitnehmers. Dazu gehört auch, keine Unterlagen über den Arbeitnehmer zu sammeln, die dessen Einblick entzogen sind und deren Richtigkeit der Arbeitnehmer deshalb nicht überprüfen kann. Die Führung von "Geheimakten" ist also untersagt.^[2]

Prozessakten des Arbeitgebers über einen mit dem Arbeitnehmer geführten Prozess sind nicht der Personalakte des Mitarbeiters zuzuordnen.^[3]