Aufbewahrungspflicht / 4 Empfehlenswerte Aufbewahrungen

Der Arbeitgeber ist gut beraten, auch ohne gesetzliche Verpflichtung, bestimmte Personalunterlagen so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Damit ist grundsätzlich bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen zu rechnen, soweit nicht kürzere arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Ausschlussfristen gelten. Die Verjährungsfristen für arbeitsrechtliche Ansprüche, z. B. für den Anspruch auf Ausstellung eines Zeugnisses, betragen 3 Jahre ab Fälligkeit des Anspruchs und Kenntnis des Gläubigers. Innerhalb dieses Zeitraums ist die Aufbewahrung aller Personalunterlagen i. d. R. zulässig. Die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt immer erst ab dem Ende des jeweiligen Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, d. h. auch bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Jahresende, unabhängig vom genauen Zeitpunkt der Kündigung oder dem Abschluss des Aufhebungsvertrags.

Für die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte gibt es keine gesetzliche Frist. Nach der Rechtsprechung des BAG kann ein Arbeitnehmer die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung aus seiner Personalakte nur dann verlangen, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist.^[1]

Bei leichten Pflichtverstößen kann man deshalb eine Entfernungspflicht eventuell nach 3 Jahren annehmen können, wenn keine weiteren Verstöße hinzugekommen sind. Allerdings kann eine Abmahnung für eine spätere Interessenabwägung bei einer verhaltensbedingten Kündigung nach dem BAG auch dann noch Bedeutung haben, wenn sie ihre kündigungsrechtliche Warnfunktion verloren hat. Deshalb kann eine nicht unerhebliche Pflichtverletzung im Vertrauensbereich noch eine erhebliche Zeit, je nach den Umständen des Einzelfalls gegebenenfalls sogar ...