Die digitale Personalakte / 3.1 Gewährleistung der Datenschutzanforderungen bei der digitalen Akte

Das Führen einer elektronischen Personalakte ist unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Grundsätze zulässig.

3.1.1 Verlust des Beweiswerts

Grundsätzlich ist das Digitalisieren von Dokumenten mit rechtlichen Risiken verbunden, da sich der Beweiswert im Rechtsstreit verringert oder zumindest ungeklärt ist. Vor Gericht gilt eine Urkunde dann als vollständig und richtig, wenn sie im Original unterzeichnet ist.^[1] Das Gericht kann allerdings durch Inaugenscheinnahme eines ausgedruckten Dokuments dessen Inhalt im Rahmen einer freien Beweiswürdigung werten.^[2] Dies ist dem Gericht aber nicht in allen Verfahren(-steilen) möglich und hat nicht denselben Beweiswert wie eine Originalurkunde. Wenn das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur^[3] versehen ist, ist nach dem Gesetzeswortlaut des § 371a Abs. 1 ZPO im Grunde eine Gleichstellung zur Originalurkunde gewollt. Dennoch ist dies umstritten, da teilweise die Gerichte trotz des eindeutigen Wortlauts gegen den Beweiswert einer solchen Signatur entscheiden.^[4]

Dokumente, bei denen der Verdacht einer Fälschung aufkommen könnte, die dem Beschäftigten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen oder die grundsätzlich wichtig für ein Beschäftigtenverhältnis sind, sollten deshalb auch künftig sicherheitshalber in Papierform vorgehalten werden.

3.1.2 Beweisverwertungsverbot im gerichtlichen Prozess

Sollen Informationen aus digitalen Personalakten im gerichtlichen Prozess verwendet werden, so z. B. in ein...