Die digitale Personalakte / Zusammenfassung

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses werden durch den Arbeitgeber zahlreiche personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet. Eine herausragende Rolle im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes spielt die Personalakte, in der regelmäßig alle Informationen über einen Mitarbeiter erhoben und verarbeitet werden. Bei der Führung der Personalakte sind umfangreiche datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten, deren Verletzung nicht nur für den Betroffenen einen Schaden darstellen kann. Auch Unternehmen drohen bei Verletzungen der datenschutzrechtlichen Vorschriften erhebliche Konsequenzen und Reputationsschäden. Im Rahmen der Digitalisierung von Unternehmen wird zuletzt immer häufiger auf eine digitale Personalakte zurückgegriffen. Insbesondere die Möglichkeit Rollen und Zugriffskonzepte zu entwickeln und zu implementieren bietet Chancen für den Schutz der Daten. Gleichwohl können auch bei einer digitalen Personalakte erhebliche Risiken für den Betroffenen entstehen. Der Beitrag befasst sich zunächst mit den im Rahmen der Personalaktenführung relevanten rechtlichen Grundlagen, bevor die Anforderungen an die Personalaktenführung definiert und anschließend die Besonderheiten der digitalen Personalakte aufgezeigt werden.

Seit dem 25.5.2018 regelt die Verordnung 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung) der Europäischen Union das Datenschutzrecht in den Mitgliedsstaaten der Union unmittelbar. Datenschutz-Grundverordnung sieht jedoch, unter anderem für die Verarbeitung von Daten im Beschäftigungskontext, Möglichkeiten zur Schaffung nationaler Vorschriften vor, sofern diese mit den in der Datenschutz-Grundverordnung verankerten Prinzipien zum Schutz personenbezogener Daten vereinbar sind. Der deutsche Gesetzgeber hat diese Gestaltungsmöglichkeit mit dem Bundesdatenschutzgesetz genutzt. Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz finden sich in § 26 BDSG.