Digitale Prozessoptimierung und zukünftige Arbeitsweise

Wo stehen Sie heute? Gehören Sie noch der "Generation P" an? Das "P" steht für die Arbeitsweise des 20. Jahrhunderts: Papier – Pendelordner - Post. Dann befinden Sie sich in (bester) Gesellschaft, denn unsere aktuelle Umfrage unter den Nutzern von haufe.de/steuern bestätigt, dass der digitale Belegaustausch bisher nur mit wenig Mandanten praktiziert wird.

Beim papierlastigen Informations- und Belegaustausch zwischen Kanzlei und Mandant kommt es immer wieder zu Reibungsverlusten durch Doppelarbeiten:

Der typische Einzelhändler sitzt am Sonntag in seinem Büro, um die Belege auszudrucken, zu sortieren, zu lochen und in der vom Pendelordner vorgegebenen Logik abzuheften. Das mag die Buchungsarbeit in der Kanzlei einfacher machen, ist aus Mandantensicht aber sicher keine Freude. Daher gehört die Zukunft dem "C": Cloud, Collaboration, Chatbots.

Cloud-Lösungen vereinfachen den Datenfluss

Cloud-Lösungen und Schnittstellen optimieren diesen Prozess aus Mandantensicht und ermöglichen die automatisierte Verbuchung der Geschäftsvorfälle.  Selbst lernende Systeme schaffen - nach einer gewissen Lernphase - hier schon bis zu 90 %. Durch die Online-Verfügbarkeit der Anwendung und der Daten vereinfacht sich die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten, da sie gemeinsam auf einen zentralen Datenbestand zugreifen.

In Australien ist zu sehen, wie sich das weiterentwickeln wird: Hier agieren inzwischen die verschiedenen Cloud-Lösungen direkt miteinander. Schreibt beispielsweise ein Unternehmer in Quickbooks eine Rechnung an einen anderen Unternehmer der Xero verwendet, landet diese Rechnung ohne Zwischenschritt direkt in dessen Buchhaltung, ist bereits verbucht und steht zur Zahlung bereit.

Aber auch hierzulande erledigt das Buchhaltungsprogramm lexoffice die Buchhaltung schon fast automatisch. Während man den Kunden Rechnungen schreibt oder Rechnungen von Lieferanten erfasst und bezahlt werden, erstellt lexoffice im Hintergrund schon die wichtigsten Buchungen. Auch der Steuerberater ist von Anfang an mit im Boot, da er immer und überall auf die Unternehmensdaten zugreifen kann und ein DATEV-Export möglich ist.

Vom Pendelordner zum Prozessoptimierer

Eine der Hauptaufgaben der nächsten Jahre für Kanzleien wird es sein, ihre Mandanten beim Weg in die Cloud zu unterstützen und deren Verwaltungsprozesse zu digitalisieren. Die Arbeit verlagert sich also vom Buchhaltungsprozess in der Kanzlei zum Mandanten vor Ort zur Prozessoptimierung. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass der Mandant seine Buchhaltung komplett macht und die Kanzlei damit überflüssig wird. Im Gegenteil, wenn die Vorarbeiten beim Mandanten und die Verbuchung automatisiert sind, wird der Steuerberater zum Echtzeitberater, weil auf tagesaktuelle Daten zugegriffen wird. Für komplexe Sachverhalte oder umsatzsteuerliche Fragen steht die Kanzlei weiter zur Verfügung, und darüber hinaus können Liquidität und Erfolg wesentlich effektiver beobachtet und gesteuert werden.

Der persönliche Aspekt spielt weiter eine wichtige Rolle und bekommt sogar eine ganz neue Qualität. Denn welche Kanzlei wird aus Sicht des Mandanten wohl die wertvollere Beratung liefern: Diejenige, die anruft und fehlende oder fehlerhafte Belege anmahnt? Oder diejenige, die darauf hinweist, dass in 3 Monaten ein Darlehen ausläuft und die Zwischenbilanz bereits bei der Bank ist, damit die Anschlussfinanzierung reibungslos über die Bühne geht?

Collaboration ermöglicht prozessoptimierte Kommunikation

Der Begriff Collaboration steht für die übergreifende zeitgleiche Kommunikation mehrerer Beteiligter zu einem Thema, Dokument oder Projekt. In größeren Unternehmen kommen sog. Collaboration-Tools wie Slack, Bitrix oder Just bereits erfolgreich zum Einsatz. Vereinfacht gesagt ist es ein Intranet mit facebook-Chatfunktionalität.

Wie sieht das praktisch aus? Die Belege, Verträge, Mandantenunterlagen stehen allen Beteiligten online – es existiert also nur ein Datenbestand – entweder in der Cloud oder auf einem eigenen Server zur Verfügung. Hat der Mitarbeiter Fragen zu einem Beleg oder Dokument, kann er diese direkt bei dem Beleg stellen, einen Chat mit dem Mandanten eröffnen und lösen. Anruf oder Mail entfallen. Deshalb wird diesen Lösungen auch nachgesagt, dass sie den Mailverkehr in Zukunft erheblich reduzieren. Weiterer Vorteil: Aufgabe und Kommunikation sind an einem Ort.

Outlook ist kein Dokumenten-Management-System

Findet die Hauptkommunikation - wie heute - über E-Mails statt, müssen Beleg und E-Mail immer erst zusammengebracht werden. Da das oft nicht systematisch gemacht wird, sieht der E-Mail-Posteingang der Mitarbeiter oft aus wie ein Schatten-DMS.

Lassen Sie sich von ihren Mitarbeitern einmal das E-Mail-Postfach zeigen. Wie viele Mails finden sich im Posteingang und den Unterordnern? Wie viele in gesendete Elemente? Wie hoch wäre ein physisches Ablagekörbchen mit diesem Inhalt? Legen Sie Regeln fest, wie mit Mails umgegangen wird.

Chatbots und Apps erleichtern die Alltagsaufgaben

Wissen ist gratis, und es gibt für alles eine App. Diese Aussage der Generation Y trifft vielleicht (noch) nicht 100 % zu. Der digitale Assistent gehört allerdings ganz selbstverständlich zum Leben dazu. In Deutschland liegt die Anzahl der Smartphone-Nutzer laut statista bei 49 Millionen - Tendenz nach wie vor steigend. Mit Multi-Banking-Apps werden die Finanzen bereits mobil gesteuert und wer weiß, beim nächsten Update können die Zahlungsdaten vielleicht buchhalterisch verarbeitet werden. 

Eine Beleg-App vom Steuerberater ist da nur ein Tropfen auf dem heißen Stein der künftigen Erwartungshaltung von Mandanten. In London auf der Quickbooks Connect konnte man im Februar die Zukunft des Unternehmeralltags sehen: den QB Assistant. Alle Informationen, die in der Quickbooks-Cloudlösung verarbeitet sind, können über den Sprachassistenten (Chatbot) abgefragt werden. Das System ist mit künstlicher Intelligenz ausgestattet und lernt bei jeder Frage des Anwenders dazu.

Die "Dauerbrenner"-Fragen der Mandanten nach Freibeträgen, Brutto-Netto-Lohnrechnung, Höhe der Steuerzahlungen oder wie sich im individuellen Fall das Führen eines Fahrtenbuchs auswirkt, werden hier vom Chatbot beantwortet. Das Nachfragen in der Kanzlei entfällt. Fragen nach der passenden Rechtsform oder dem besten Zeitpunkt für eine Umgründung werden von solchen Helfern in Zukunft besser und schneller beantwortet werden können als von Kanzleien, die damit 3 bis 4 mal im Jahr zu tun haben.

Wer künftig mit Wissen punkten und Geld verdienen will, wird sich solcher Anwendungen bedienen und den Mandanten als Branchen-Kenner, Zweit-Meinungsberater oder Umsetzungsbegleiter zur Verfügung stehen. Denn je mehr Wissen in der Welt verfügbar ist, desto mehr ist der Einzelne verunsichert, was für ihn persönlich die beste Lösung ist. Und da hören wir zum Glück doch lieber auf andere Menschen als auf Maschinen – womit wir wieder beim Ausgangspunkt sind: Was bleibt ist der Mensch!