Digitales Buchen flächendeckend einführen

Viele Steuerkanzleien machen derzeit etwa folgende Erfahrungen: Ja, es gibt ca. 10 % Mandanten, die bereit sind, ihre Belege selbst zu digitalisieren. Ja, es gibt ca. 2 von 10 Mitarbeitern, die das Thema auch ansprechend finden und sich über Fortbildung und Ausprobieren fit gemacht haben. An dieser Grenze stoppt der Einführungsprozess allerdings oft.

Die Folge: Bei den meisten Mitarbeitern wird der Prozess nicht wirklich zur Routine und damit auch nicht effizient. Die Kanzlei bleibt eine Kanzlei der zwei Welten: Papier und Digitales konkurrieren miteinander – und aus Gewohnheit gewinnt das Papier. So richtig "Spaß" macht es aber erst ab ca. 20 %. Erst dann wird die Methode zur Routine. Und damit meinen wir nicht nur 20 % Ihrer Buchführungen insgesamt, sondern insbesondere auch, dass jeder Mitarbeiter 20 % seiner Mandanten digital bucht.

Digitalisierung von innen nach außen

Warten Sie nicht, bis sich die 20 % zufällig ergeben. Und das bei jedem Mitarbeiter. Digitalisieren Sie Ihre Fibu intern komplett. Unter interner Digitalisierung verstehen wir, dass alle Buchhaltungen digital erledigt werden – unabhängig von der Anlieferung durch den Mandanten. Fassen Sie Ihre Kanzleigrenze einfach als Strand auf, an den die Datenflut brandet – digital oder analog per Papier. In der Kanzlei gibt es aber keine Papierbelege für die Fibu mehr.

Die Vorteile:

  • Einheitliche Prozesse in der gesamten Kanzlei,
  • Lernprozess für alle Mitarbeiter – keine Ausnahmen,
  • größere digitale Kapazität für die Neuannahme digitaler Mandanten und
  • wenn Ihre Mandanten früher oder später dann doch digital werden (müssen) – etwa, weil deren Kunden oder Lieferanten das einfordern, dann können Sie den Hebel sofort umlegen.

Mitarbeiter informieren und einbeziehen

Die Diskussion, ob die Buchhaltung digital wird, ist längst vorbei. Heute geht es nur noch um das "Wie" und das "Wie schnell". Hier ist Ihre Entscheidungskompetenz gefragt. Treffen Sie eine klare Entscheidung und kommunizieren Sie sie auch klar. Diskutieren Sie mit Ihren Mitarbeitern aber gern, wie das genau passieren soll. Setzen Sie sich vor allem gemeinsam realistische Termine. Hier können Sie zeigen, dass die Beteiligung an der Entscheidungsfindung durch Ihre Mitarbeiter nicht nur auf Ihrer Website steht. Bei diesem Projekt ist ein schrittweises Vorgehen empfehlenswert:

Schritt 1: Der Ist-Status

Um den Ist-Status in Ihrer Kanzlei zu kennen, nimmt jeder Mitarbeiter seine Mandantenliste zur Hand und schaut, welche Mandanten er schon digital bucht. Aus dieser Information ergibt sich meist schnell auch der Fortbildungsbedarf der einzelnen Mitarbeiter. Hilfreich ist es, eine Wissensmatrix zu erstellen (Beispiel).

Schritt 2: Auswahl Test-Mandanten

Suchen Sie mit jedem Mitarbeiter einen Test-Mandanten, der folgende Kriterien erfüllt:

  • Bringt Buchhaltung pünktlich zum 15. des Folgemonats,
  • ordentlich,
  • nicht zu groß,
  • es besteht ein gutes persönliches Verhältnis.

Ihre Mitarbeiter müssen es sich ja nicht unnötig schwer machen...

Schritt 3: Festlegung Testmonat - Blindtest

In einem Monat werden alle Testmandanten digital gebucht. Jeder Mitarbeiter hat mindestens einen (je nach digitaler Kompetenz). In diesem Monat scannen die Mitarbeiter selbst. Ihr Mandant weiß gar nicht, dass Sie das digitale Buchen ausprobieren. So schaffen Sie einen geschützten Lehrraum.

Schritt 4: Feedback nach Testmonat

Ganz wichtig: Sammeln Sie die gut und weniger gut gelaufenen Dinge im Rahmen eines Erfahrungsaustauschs. Sie können jetzt auch die Fortbildung noch einmal nachjustieren.

Schritt 5: Echt-Test

Diesmal weiß der Kunde, dass Sie digital buchen. Gehen Sie aktiv auf den Mandanten zu und erklären warum und wie Sie das tun.

Schritt 6: Systematischer Ausbau

Jeder Mitarbeiter bucht jeden Monat mindestens einen "neuen" Mandanten intern digital. Dieser Vorgang sollte innerhalb von 12 Monaten abgeschlossen sein. Dabei wird eine verbindliche Liste mit Namen und Monat der einzelnen Mitarbeiter erstellt.

Schritt 7: Verkaufsphase

Nun haben Sie geballte digitale Kapazität in der Kanzlei und können sich aktiv an den Ausbau der digitalen Buchhaltung auch extern machen. Ihre Mitarbeiter sitzen jetzt so fest im Sattel, dass sie die Mandanten optimal unterstützen können. Die Test- und Ausbau-Phase haben Sie als Kanzleileitung bis dahin für ein klares Preissystem genutzt.

Konsequente Umsetzung

Die Umstellung wird nur funktionieren, wenn Sie klar entscheiden und das Projekt ganz oben auf das Treppchen stellen. Sehen Sie sich als Motivator und Umsetzungsberater – also helfen Sie Ihren Mitarbeitern mit Fortbildung und Ideen. Akzeptieren Sie kein "aber" – ersetzen Sie es immer durch "und". "Aber das geht so nicht." Antwort: "Und was müsste passieren, damit es doch geht?" Sie werden sehen, dass die Digitalisierung in Ihrer Kanzlei Fuß fasst – und der nächste Schritt, dann auch andere Prozesse in der Kanzlei zu digitalisieren, schon nicht mehr so schwer fällt. Hier ein paar Tipps, die Ihnen helfen werden, ihre Ziele zu erreichen:

  • Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter ins Boot. Die Mitarbeiter sollen entscheiden, in welcher Reihenfolge sie ihre Mandanten umstellen wollen.
  • Sorgen Sie für eine Lösung der Belegdigitalisierung nach der Testphase. Ihre qualifizierten Mitarbeiter sind zu wertvoll, um sich dauerhaft mit Scannen zu beschäftigen.
  • Bauen Sie in das Projekt immer wieder Feedbackschleifen ein. Nehmen Sie die Äußerungen Ihrer Mitarbeiter dabei ernst, lassen sie sich aber nicht vom "Ob" abbringen. Diskutieren Sie immer nur über das "Wie".
  • Setzen Sie einen Projektverantwortlichen ein, der mit Herzblut dabei ist. Seine Aufgabe ist zum einen die inhaltliche Unterstützung, zum anderen aber auch die Steuerung des Projektes inklusive Fortschrittskontrolle.
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