Dipl.-Kffr. Cordula Schneider

"Wenn Sie etwas gut machen wollen, machen Sie es selbst!" In der Steuerberatung hat sich dieser Ansatz über viele Jahre bewährt. Doch er birgt auch eine große Gefahr: Kanzleiinhaber werden zum Flaschenhals und schaffen sich selbst immer mehr Arbeit. Dabei gibt es mit einer gelungenen Delegation eine Lösung, die vielleicht banal klingt, aber strategisch große Wirkung entfaltet.

Die arbeitsteilige Zusammenarbeit mit Mandanten ist vor dem Hintergrund der Automatisierung richtig und im Hinblick auf dier fehlenden Kapazitäten notwendig. Dabei geht es um mehr als die technische Abwicklung. Die folgenden Anregungen sollen Ihnen helfen, hierbei die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Es klingt für viele verlockend, wenn der "Freitag" wörtlich genommen wird und alle nur noch vier Tage arbeiten. Auch in vielen Steuerkanzleien wird über diese Maßnahme nachgedacht, um Mitarbeiter der Generation Z zu gewinnen oder um generell als attraktiver Arbeitgeber im stark umkämpften Fachkräftemarkt die Nase vorne zu haben.

In der Presse liest man immer wieder, dass inzwischen einige Großunternehmen wie Amazon, Meta und Apple und einige Großbanken Homeoffice "verbieten" oder zumindest begrenzen. Es gibt allerdings einen entscheidenden Unterschied zwischen Amazon und Co. und Steuerkanzleien.

In den letzten 5 Jahren hat die Digitalisierung nicht nur nochmal Fahrt aufgenommen, sondern auch an Dichte gewonnen. Steuerkanzleien sollten daher gut überlegen, welche Projekte in den nächsten Monaten und Jahren anstehen. Wer wird dafür verantwortlich sein? Welche Tools werden neu in die Kanzlei eingeführt? Wie binden wir Mitarbeiter und Mandanten ein?

In den letzten Jahren ist unter den Steuerkanzleien in Deutschland der Anteil der Einzelkanzleien stetig gesunken. Allein im Jahr 2020 haben 3.000 Einzelkanzleien aufgegeben. Trotz aller Schwierigkeiten kann eine Kleinkanzlei auch zukünftig funktionieren. Entscheidend ist die richtige Strategie.

Die Entwicklung einer Steuerkanzlei zum digitalen Dienstleister ist der Prozess, der Inhaber, Mitarbeiter und Mandanten permanent begleiten wird. Mit den folgenden 5 Tipps ziehen Sie die Digitalisierung auch bei Schwierigkeiten durch.

Auch wenn Sie Ihre Kanzlei in absehbarer Zeit nicht verkaufen wollen, können Sie sich im Folgenden Anregungen für die Entwicklung Ihrer Kanzlei und deren Wert holen.

Vieles fühlt sich im Moment anders an. Die gewohnte Kommunikation ohne Sicherheitsabstand fehlt Ihnen sicher auch. Und das hat nicht nur soziale Konsequenzen.

In den Steuerkanzleien hat jetzt die Beratung und das Stellen von Anträgen Priorität. Im Hinblick auf die Honorare müssen dabei klare Entscheidungen getroffen werden.

Wie kommt es, dass ausgerechnet die Steuerberatungs-Branche, die schon immer kundenorientiert gearbeitet hat, häufig Schwierigkeiten hat, ihre Leistung überhaupt und dann auch in angemessener Höhe vergütet zu bekommen? Dabei lässt sich mit einer klaren und entspannten Haltung ein entsprechendes Honorar durchsetzen.

Warum beauftragt ein Mandant einen Steuerberater? "Steuern sparen" kommt zwar nicht aus der Mode, die Steuersparmöglichkeiten für den typischen Mandanten einer Steuerkanzlei sind aber durch immer restriktivere Gesetzgebung und Rechtsprechung sehr übersichtlich geworden. Der Mandant erwartet heute im Wesentlichen 3 Dinge:

Home Office oder Arbeit im Büro? Am effizientesten ist nicht das "Entweder-oder" sondern das "Sowohl-als-auch". Das klassische Büro hat also nicht ausgedient. Aber wie ist es sinnvollerweise gestaltet aufgebaut und wie können Sie den heutigen und zukünftigen Anforderungen gerecht werden, ohne gleich ein neues Gebäude zu bauen?

Die Frage nach der Aufteilung der Mitarbeiter in Teams stellt sich den meisten Kanzleien, wenn die Zahl der Mitarbeiter auf über 10 steigt.

Ein Digital Mindset, also eine positive, offene und neugierige Einstellung zu den digitalen Medien und ihren Möglichkeiten, ist Voraussetzung, um die Chancen der Automatisierung zu erkennen und den Veränderungsprozess in der Steuerkanzlei frühzeitig in die Wege zu leiten.

Welche Tätigkeiten werden in der Steuerkanzlei in Zukunft gefragt sein und wie wirkt sich das auf die Mitarbeiterentwicklung aus?

Viele Steuerkanzleien machen derzeit etwa folgende Erfahrungen: Ja, es gibt ca. 10 % Mandanten, die bereit sind, ihre Belege selbst zu digitalisieren. Ja, es gibt ca. 2 von 10 Mitarbeitern, die das Thema auch ansprechend finden und sich über Fortbildung und Ausprobieren fit gemacht haben. An dieser Grenze stoppt der Einführungsprozess allerdings oft.

Damit Kundenakquise, Strategie und Mitarbeiterführung nicht zu kurz kommen, ist es für Kanzleiinhaber wichtig, das Tagesgeschäft so weit wie möglich - und gewollt - zu delegieren.

Digitalisierung wird für Steuerberater und Mandanten langfristig überlebenswichtig sein. Heute aber geht es durchaus noch, "analog" zu leben und zu arbeiten. Wir leben also in einer Übergangsphase, so dass im Gespräch mit Mandanten gute Argumente benötigt werden.

Wenn man Termine mit Mandanten vereinbaren möchte, stellen sich mehrere Fragen, die man beantworten können sollte: