Spendenbescheinigung: Neue BMF-Vorgaben

• Es ist grundsätzlich Aufgabe der gemeinnützigen Körperschaft (Verein, Verband, Stiftung, Kommune etc.), anhand der amtlichen Muster (§ 50 Abs. 1 EStDV) die jeweiligen Zuwendungsbestätigungen (Spendenbescheinigungen) selbst herzustellen.
• Die in den Mustern vorgegebene Wortwahl und Reihenfolge der Textpassagen sind beizubehalten, etwaige Umformulierungen sind unzulässig.
• Bei der optischen Gestaltung ist es dem ausstellenden gemeinnützigen Verein etc. freigestellt, einzelne Textpassagen optisch durch Einrahmungen o. Ä. hervorzuheben. Möglich wäre dabei, den Namen des Spenders und dessen Adresse so untereinander zu ordnen, dass dies gleichzeitig als Anschriftenfeld genutzt werden kann. Das maximal zulässige Format (Größe DIN-A4) ist jedoch einzuhalten.
• Wichtig: Es dürfen auf dem Muster weder übliche Danksagungen noch etwaige Werbeaufdrucke und Hinweise des Spenders auf der Vorderseite des Vordrucks angebracht werden. Möglich: Informationen, ja sogar werbliche Hinweise, auf der Rückseite des eingesetzten Spendenvordrucks oder z.B. weitere Informationen/ Veranstaltungshinweise des Vereins/Verbands etc.
• Es bestehen auch keine Bedenken, wenn der Spendenempfänger in seinem Vordruck alle ihn betreffenden steuerbegünstigten Zwecke nennt. Es bedarf auch keiner besonderen Hinweise, für welchen konkreten steuerbegünstigten Zweck die Spende geleistet wurde bzw. die Zuwendung vereinsintern verwendet wird.
• Vorsicht bei Sammelbestätigungen: Verlangt wird künftig die zusätzliche Erklärung des Ausstellers, dass über die in der Gesamtsumme enthaltenen Zuwendungen keine weiteren Einzel-Bestätigungen ausgestellt wurden. Zudem sind auch in der Geld-Spendenbescheinigung die Angaben erforderlich, ob es sich um einen Aufwandsverzicht handelt oder nicht.
• Zu Sachspenden aus dem Privatvermögen müssen künftig konkrete Angaben zur Wertfeststellung (Gutachten zum aktuellen Wert der gespendeten Sache oder der sich aus ursprünglichen Rechnungen ergebende historische Kaufpreis unter Berücksichtigung der AfA) eingefordert werden. Diese Unterlagen zur Wertfeststellung müssen auch mit der Kopie der Zuwendungsbestätigung zu den Buchführungsunterlagen genommen werden.
• Weitere Einzelhinweise und Neuformulierungen gibt es u.a. für die Berücksichtigung von Mitgliedsbeiträgen. Diese sind steuerlich abziehbar, wenn es sich nicht um Beiträge an Sportvereine, Vereine mit kultureller Betätigung, die in erster Linie der Freizeitgestaltung dienen (betrifft die meisten Gesang- und Musikvereine u.a.) sowie Vereine, die der Heimatpflege und Heimatkunde dienen. Dies mit einer künftig zu berücksichtigenden Neuformulierung: "Es wird bestätigt, dass es sich um einen der Art nach abziehbaren Mitgliedsbeitrag nach § 10b Absatz. 1 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes handelt".
• Die bisherigen haftungsrechtlichen Hinweise am Ende jeder Spendenbescheinigung sind grundsätzlich auch weiterhin unverändert im Vordruck aufzunehmen.
• Es bleibt auch bei der weiteren Pflichtvorgabe: Jeweils ein Doppel der Zuwendungsbestätigung ist wie bisher für zehn Jahre aufzubewahren, das Doppel kann auch nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme dann alternativ in elektronischer Form gespeichert werden.

BMF-Schreiben v. 4.5.2011, zur Veröffentlichung im BStBl. vorgesehen.

Anmerkung: Dieses recht ausführliche aktuelle BMF-Schreiben mit immerhin fünf Seiten Umfang nur zum Umgang und dem zutreffenden Inhalt der amtlichen Vordrucke ersetzt die bisherigen BMF-Schreiben zur Verwendung von verbindlichen Zuwendungsbestätigungen. Bis zur Veröffentlichung im BStBl. wird es zunächst keinen akuten Handlungsbedarf geben. Aber dann, also voraussichtlich ab Jahresmitte 2011, sind diese neuen Detailvorgaben von den gemeinnützigen Organisationen zu beachten und die selbst erstellten, im Einsatz befindlichen Vordrucke entsprechend zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.

Denn: Der um Spenden nachsuchende Verein sollte unbedingt künftig darauf achten, dass es bei Verwendung seiner Spendenvordrucke später auch bei der steuerlichen Geltendmachung der Spende nach § 10b EStG bei dem spendenwilligen Spender im Rahmen seiner ESt-Erklärung ab 2011 zu keinen Beanstandungen oder sogar zur Nichtanerkennung seiner Spendenbescheinigung beim Finanzamt kommt.

Wegen der Anpassung und Aktualisierung von selbst erstellten und im Einsatz befindlichen Spendenformularen ist auf jeden Fall eine angemessene Übergangszeit erforderlich!