Datenaustausch im Lohnsteuerabzug ab 2026

Bisher darf der Arbeitgeber Zuschüsse zu einer privaten Krankenversicherung und zu einer privaten Pflege-Pflichtversicherung nur dann nach § 3 Nr. 62 EStG steuerfrei lassen, wenn der oder die Beschäftigte eine Bescheinigung des Versicherungsunternehmens vorlegt, aus der sich ergibt, dass die entsprechenden Voraussetzungen für die Steuerfreiheit vorliegen. Soweit der Arbeitgeber die steuerfreien Zuschüsse unmittelbar an Beschäftigte auszahlt, haben diese zweckentsprechende Verwendung durch eine Bescheinigung des Versicherungsunternehmens über die tatsächlichen Kranken- und Pflege-Pflichtversicherungsbeiträge nach Ablauf eines jeden Kalenderjahres nachzuweisen. Die beiden Bescheinigungen können miteinander verbunden werden.

Bei der Berechnung der Lohnsteuer werden über die sog. Vorsorgepauschale auch Beiträge zur privaten Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung berücksichtigt (§ 39b Absatz 2 Satz 5 Nummer 3 Buchstabe d EStG). Hierfür müssen Beschäftigte dem Arbeitgeber die abziehbaren privaten Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherungsbeiträge mittels einer Beitragsbescheinigung des Versicherungsunternehmens mitteilen. Andernfalls wird nur die sog. Mindestvorsorgepauschale berücksichtigt.

Neues Verfahren ab 2026

Die beiden Bescheinigungsverfahren (für den steuerfreien Zuschuss und für die Lohnsteuerberechnung) verursachen einen nicht unerheblichen bürokratischen Aufwand auf Seiten der Unternehmen der privaten Kranken- und Pflegeversicherung, der Arbeitgeber und der Beschäftigten. Deshalb wird zukünftig ein umfassender Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Kranken- und Pflegeversicherung, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern eingeführt. Ab dem 1. Januar 2026 wird das bisherige Papier-bescheinigungsverfahren für die Beiträge zur privaten Kranken und Pflegeversicherung (PKV) durch das elektronische Übermittlungsverfahren ersetzt. Das neue Verfahren nutzt dabei die bestehende Dateninfrastruktur und das ELStAM-Verfahren.

Der Erlass der Finanzverwaltung regelt die Einzelheiten zum elektronischen Datenaustausch im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens. Die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung werden zukünftig elektronisch von den Versicherungsunternehmen an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt. Das BZSt stellt diese Daten den Arbeitgebern im Rahmen des ELStAM-Verfahrens zur Verfügung. Damit entfällt die Notwendigkeit für Beschäftigte, Papierbescheinigungen über ihre Versicherungsbeiträge vorzulegen.

Die rechtlichen Grundlagen für den Datenaustausch finden sich insbesondere in § 39 Abs. 4 Nr. 4 (neue ELStAM) und Abs. 4a EStG (Übermittlungspflicht für die Versicherungen). Sie wurden bereits Ende 2020 (mit dem JStG 2020, BGBl I S. 3096) beschlossen und Ende 2022 nochmals punktuell konkretisiert (JStG 2022, BGBl I S. 2294). Ursprünglich war der Start für den 1. Januar 2024 vorgesehen, wurde jedoch aufgrund technischer Probleme auf den 1. Januar 2026 verschoben (§ 52 Abs. 36 Satz 3 und 4 EStG).

Wichtig: Die Regelungen zum Datenaustausch betreffen nicht die verpflichtende gesetzliche Krankenversicherung und soziale Pflegeversicherung und auch nicht die freiwillige Versicherung in der gesetzlichen Krankenversicherung. Auswirkungen aus den Neuerungen ab 2026 können sich aber in Einzelfällen aus den vorgesehenen Änderungen bei der Vorsorgepauschale (§ 39b Abs. 2 Nr. 3 EStG) ergeben.

PKV-Beiträge als ELStAM-Merkmale

Zur Umsetzung des neuen Verfahrens und zur Berücksichtigung der tatsächlichen PKV-Beiträge im Lohnsteuerabzugsverfahren ab 2026 werden zwei neue elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale eingeführt (§ 39 Abs.  4 Nr. 4 EStG):

• die Höhe der monatlichen PKV-Beiträge, wenn für diese Beiträge die Voraussetzungen für einen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss vorliegen (vgl. § 3 Nr. 62 EStG), und
• die Höhe der monatlichen PKV-Beiträge, die – ggf. nach Abzug eines steuerfreien Arbeitgeberzuschusses – bei der Berechnung der sog. Vorsorgepauschale zu berücksichtigen sind.

Datenübermittlung der Versicherungen an die Verwaltung

Die Höhe der PKV-Beiträge muss vom Versicherungsunternehmen als mitteilungspflichtiger Stelle dem BZSt übermittelt werden. Für die Datenübermittlung muss die Höhe der Beiträge jeweils auf den nächstgrößeren vollen Euro aufgerundet werden.

Eine Datenübermittlung ist unabhängig vom aktuellen Status des Versicherungsnehmers bzw. der versicherten Person (z. B. auch für Selbständige, Rentner) und unabhängig davon, ob aktuell ein Dienstverhältnis besteht. Die durch das Versicherungsunternehmen dem BZSt übermittelten PKV-Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung sind die Grundlage für die Bildung oder Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (§ 39 Abs. 4a Satz 1 zweiter Halbsatz EStG).

Die vom Versicherungsunternehmen übermittelten Daten werden vom BZSt auf technische und inhaltliche Fehler geprüft. Nach erfolgreicher Durchführung und erfolgreicher Verarbeitung der übermittelten Daten beim BZSt ist für das Versicherungsunternehmen der rechtliche Übermittlungsauftrag in der Regel abgeschlossen. Ob und gegebenenfalls in welcher Höhe die Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung als Lohnsteuerabzugsmerkmale berücksichtigt werden, ist abhängig von weiteren Daten, die im BZSt zu dem Versicherungsnehmer und zur versicherten Person gespeichert sind.

Die Übermittlung der Daten für die Beiträge des Jahres muss bis zum Ablauf des 20. Novembers des Vorjahres erfolgt sein (§ 39 Absatz 4a Satz 2 EStG). Beginnt ein Vertragsverhältnis im Laufe des Jahres und liegen mitzuteilende Beiträge vor, so ist die Datenübermittlung unverzüglich durchzuführen. Beitragsänderungen im Laufe des Jahres müssen dem BZSt zeitgleich mit der Mitteilung der Beitragsänderung an den Versicherungsnehmer übermittelt werden.

Höhe der Beiträge

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale sind zukunftsgerichtet, d. h., es handelt sich um monatliche Beiträge, die vom Versicherungsnehmer für die versicherten Personen zu zahlen sind.

Eine Vorauszahlung von Beiträgen für Folgejahre, wird dem Kalenderjahr der Zahlung zugeordnet und in dem Besteuerungszeitraum (bei der LSt Kalendermonat) berücksichtigt, in dem sie gezahlt worden ist. Die Berücksichtigung erfolgt jedoch maximal in der Höhe, die das Dreifache der Beiträge, die auf den laufenden Veranlagungszeitraum (also das Kalenderjahr) entfallenden Beiträge nicht überschreiten (§ 10 Abs. 1 Nr. 3 Satz 5 EStG).

Eine Vorauszahlung von Beiträgen, die die Grundlage für die Steuerfreiheit der Arbeitgeberzuschüsse sind (§ 39 Abs. 4 Nr. 4 Buchstabe a EStG), wird abweichend davon in dem Besteuerungszeitraum (hier: der Kalendermonat) berücksichtigt, für den diese Beiträge bestimmt sind (sog. Bestimmungsgrundsatz).

Für die Zahlung eines Jahresbeitrags gelten die vorstehenden Regelungen zur Beitragsvorauszahlung entsprechend.

Erstattet ein Versicherungsunternehmen seinem Versicherungsnehmer Beiträge zurück, so darf es die Rückerstattung nicht für die Höhe der Beiträge bei der Datenübermittlung abziehen.

Hinweis: Zur Vermeidung ungerechtfertigter steuerrechtlicher Vorteile wird die Rückerstattung jedoch ggf. bei der Veranlagung zur Einkommensteuer aufgegriffen. Es besteht ein Pflichtveranlagungstatbestand, wenn bei den Rückerstattungen der PKV der Mindestbetrag von 410 EUR und zugleich die gesetzlich vorgegebene Arbeitslohngrenze überschritten worden ist (§ 46 Abs. 2 Nr. 3 EStG).

Widerspruchsrecht mit negativen Folgen beim Lohnsteuerabzug

Versicherungsnehmer haben das Recht, der elektronischen Übermittlung ihrer Daten an das BZSt zu widersprechen. Dem Arbeitgeber werden die Daten insoweit auch nicht als Lohnsteuerabzugsmerkmal bereitgestellt und somit auch nicht beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Ersatzweise vorgelegte (Papier-)Bescheinigungen des Versicherungsunternehmens infolge eines Widerspruchs darf der Arbeitgeber aber nicht berücksichtigen. Die PKV-Beiträge können in diesen Fällen nur bei der Veranlagung berücksichtigt werden.

Prüfung durch das BZSt

Nach der Datenübermittlung durch das Versicherungsunternehmen werden die übermittelten Daten mit den im BZSt gespeicherten und gültigen Daten abgeglichen (sog. Identabgleich).

• Bei den Beiträgen für einen steuerfreien Zuschuss wird für die Bereitstellung der ELStAM in der Regel geprüft, ob im Verfahren ELStAM ein Dienstverhältnis vorliegt. Hat ein Arbeitnehmer mehrere Dienstverhältnisse, so werden die ELStAM jedem Arbeitgeber bereitgestellt.
• Bei den Beiträgen für die Vorsorgepauschale werden die ELStAM nur bereitgestellt, wenn für den Versicherungsnehmer ein Hauptarbeitsverhältnis vorliegt.

Bereitstellung für den Arbeitgeber

Das BZSt beginnt mit der Datenverarbeitung nachdem ihm von den Versicherungsunternehmen die Daten übermittelt wurden (Frist: 20. November). Die ELStAM werden dem Arbeitgeber daraufhin üblicherweise im Dezember für das Folgejahr bereitgestellt. Die Bereitstellung erfolgt mit Wirkung (also mit Gültigkeit) für das Kalenderjahr, für das die ELStAM anzuwenden sind. Die ELStAM enthalten die Monatsbeiträge für das Kalenderjahr.

Der Arbeitgeber muss in der Regel die Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung (§ 39 Abs. 4 Nr. 4 EStG) in der Höhe berücksichtigen, in der sie in den ELStAM angegeben sind. Eine Ausnahme gilt nur, wenn der/die Beschäftigte eine vom Finanzamt ausgestellte Papierbescheinigung zum Lohnsteuerabzug (§ 39 Abs. 1 Satz 2 EStG) vorlegt.

Hinweis: Ausländische Versicherungsunternehmen sind in den elektronischen Datenaustausch mit dem BZSt nicht eingebunden. In diesem Fall können Beschäftigte für die zu berücksichtigenden Vorsorgeaufwendungen einen Freibetrag für das Lohnsteuer-abzugsverfahren durch das zuständige Finanzamt bilden lassen.

Auswirkungen auf die Vorsorgepauschale

Bei der Vorsorgepauschale werden bei den privat versicherten Arbeitnehmern ab dem 1. Januar 2026 in der Regel die zum Abruf bereitgestellten ELStAM der PKV-Beiträge abzüglich der vom Arbeitgeber steuerfrei gezahlten Zuschüsse berücksichtigt. Bei Beschäftigten, denen kein steuerfreier Zuschuss gewährt wird (z.B. bei Beamten), fließen die Beiträge in voller Höhe in die Vorsorgepauschale ein. Eine Mindestvorsorgepauschale darf ab dem 1. Januar 2026 nicht mehr berücksichtigt werden (siehe oben).

Übergangsregelung/Ersatzverfahren

Nach dem Start des Verfahrens wird es für einen Übergangszeitraum von zwei Jahren (also in 2026 und 2027) nicht beanstandet, wenn in Fällen, in denen PKV-Beiträge aus technischen Gründen nicht bzw. nur fehlerhaft als Lohnsteuerabzugsmerkmale gebildet werden, der Arbeitgeber eine vom Versicherungsunternehmen in Papierform für das Kalenderjahr ausgestellte Ersatzbescheinigung über die Höhe der im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigenden Beiträge zugrunde legt (sog. Ersatzverfahren).

Achtung: Das Ersatzverfahren kommt jedoch bei einem Widerspruch des Versicherungsnehmers nicht zur Anwendung.

BMF, Schreiben v. 3.6.2025, IV C 5 - S 2363/00047/004/136