Datenaustausch im Lohnsteuerabzug ab 2026

Bisher durfte der Arbeitgeber Zuschüsse zu einer privaten Krankenversicherung und zu einer privaten Pflege-Pflichtversicherung nur dann nach § 3 Nr. 62 EStG steuerfrei lassen, wenn der oder die Beschäftigte eine Bescheinigung des Versicherungsunternehmens vorlegt, aus der sich ergibt, dass die entsprechenden Voraussetzungen für die Steuerfreiheit vorliegen.

Bei der Berechnung der Lohnsteuer werden über die sog. Vorsorgepauschale auch Beiträge zur privaten Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung berücksichtigt (§ 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 Buchstabe d EStG). Hierfür mussten Beschäftigte dem Arbeitgeber die abziehbaren privaten Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherungsbeiträge bisher mittels einer Beitragsbescheinigung des Versicherungsunternehmens mitteilen. Andernfalls wurde nur die sog. Mindestvorsorgepauschale berücksichtigt.

Neues Verfahren ab 2026

Um den bürokratischen Aufwand bei der lohnsteuerlichen Behandlung der Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung zu mindern, werden den Arbeitgebern seit 2026 auch die Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung zum automatisierten Abruf bereitgestellt. Hierfür wird ein elektronischer Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Kranken- und Pflegeversicherung, dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und den Arbeitgebern umgesetzt. Bundesweit betrifft dies ca. 9 Millionen Versicherte und ca. 40 Unternehmen der privaten Kranken- und Pflegeversicherung. Das neue Verfahren nutzt dabei die bestehende Dateninfrastruktur und das ELStAM-Verfahren.

Bereits mit einem ausführlichen BMF, Schreiben v. 3.6.2025, IV C 5 - S 2363/00047/004/136 hatte die Finanzverwaltung die Einzelheiten zum elektronischen Datenaustausch im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens geregelt. Angesprochen waren davon vor allem Arbeitgeber und Versicherungen. Im neuen Verfahren übermittelt das Versicherungsunternehmen die Art und Höhe der Beiträge für das Folgejahr bereits bis zum 20. November an das BZSt. Das BZSt bildet aus den übermittelten Daten die entsprechenden Lohnsteuerabzugsmerkmale und stellt diese dem Arbeitgeber im Rahmen der ELStAM zur Verfügung. Die initiale Lieferung ist oftmals bereits Ende 2025 erfolgt.

Umstellung bringt Fragen mit sich

Die Umstellung löst einen erheblichen Aufklärungsbedarf aus – auch weil damit weitere Rechtänderungen wie der Wegfall der sog. Mindestvorsorgepauschale verbunden sind und die elektronische Übermittlung noch nicht bei allen Versicherungen/Beschäftigten zum Jahresstart 2026 funktioniert. Ein ergänzendes Informationsschreiben des BMF v. 8.12.2025 erläutert die Änderungen in verständlicher Weise vor allem für die Beschäftigten.

Die rechtlichen Grundlagen für den Datenaustausch finden sich insbesondere in § 39 Abs. 4 Nr. 4 (neue ELStAM) und Abs. 4a EStG (Übermittlungspflicht für die Versicherungen). Sie wurden bereits Ende 2020 (mit dem JStG 2020, BGBl I S. 3096) beschlossen und Ende 2022 nochmals punktuell konkretisiert (JStG 2022, BGBl I S. 2294). Ursprünglich war der Start bereits für 2024 vorgesehen, wurde jedoch aufgrund technischer Probleme auf den 1.1.2026 verschoben (§ 52 Abs. 36 Satz 3 und 4 EStG).

Wichtig: Die Regelungen zum Datenaustausch betreffen nicht die verpflichtende gesetzliche Krankenversicherung und soziale Pflegeversicherung und auch nicht die freiwillige Versicherung in der gesetzlichen Krankenversicherung. Auswirkungen aus den Neuerungen ab 2026 können sich aber in Einzelfällen dennoch aus den vorgesehenen Änderungen bei der Vorsorgepauschale (§ 39b Abs. 2 Nr. 3 EStG) ergeben.

Wie funktioniert das neue Verfahren?

Zur Umsetzung des neuen Verfahrens und zur Berücksichtigung der tatsächlichen PKV-Beiträge im Lohnsteuerabzugsverfahren sind ab 2026 zwei neue elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale eingeführt worden (§ 39 Abs.  4 Nr. 4 EStG):

• die Höhe der monatlichen Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung, wenn die Voraussetzungen für die Gewährung eines steuerfreien Zuschusses für diese Beiträge vorliegen, und
• die Höhe der monatlichen Beiträge für eine private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung.

Die Beiträge nach Buchstabe a (Beiträge inkl. Leistungserweiterungen, deshalb in der Regel höher als die Beiträge für die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung) sind die Grundlage für die Steuerfreiheit des Arbeitgeberzuschusses. Die Beiträge nach Buchstabe b fließen in die Berechnung der Vorsorgepauschale ein und werden damit beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt.

Für den Versicherungsnehmer oder die Versicherungsnehmerin bzw. die versicherten Personen ist damit grundsätzlich keine Vorlage von Papierbescheinigungen der Versicherungsunternehmen beim Arbeitgeber mehr notwendig. Denn die entsprechenden Daten gelangen nunmehr über die ELStAM zum Arbeitgeber.

Datenübermittlung der Versicherungen an die Verwaltung

Zur Bildung der ELStAM-Merkmale muss(te) im ersten Schritt die Höhe der PKV-Beiträge vom Versicherungsunternehmen als mitteilungspflichtiger Stelle dem BZSt übermittelt werden. Die durch das Versicherungsunternehmen dem BZSt übermittelten PKV-Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung sind die Grundlage für die Bildung oder Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (§ 39 Abs. 4a Satz 1 zweiter Halbsatz EStG).

Die Übermittlung der Daten für die Beiträge des Jahres muss jeweils bis zum Ablauf des 20. Novembers des Vorjahres erfolgen (§ 39 Absatz 4a Satz 2 EStG), ist also für 2026 regelmäßig bereits erfolgt. Beginnt ein Vertragsverhältnis im Laufe des Jahres und liegen mitzuteilende Beiträge vor, so ist die Datenübermittlung unverzüglich durchzuführen. Beitragsänderungen im Laufe des Jahres müssen dem BZSt zeitgleich mit der Mitteilung der Beitragsänderung an den Versicherungsnehmer übermittelt werden.

Hinweis: Ausländische Versicherungsunternehmen sind in den elektronischen Datenaustausch mit dem BZSt nicht eingebunden. In diesem Fall können Beschäftigte für die zu berücksichtigenden Vorsorgeaufwendungen einen Freibetrag für das Lohnsteuerabzugsverfahren durch das zuständige Finanzamt bilden lassen. Gleiches gilt für Selbsthilfeeinrichtungen und Solidargemeinschaften mit Bestätigung nach § 176 SGB V.

Zuordnung und Höhe der Beiträge

Nach der Datenübermittlung durch das Versicherungsunternehmen werden die übermittelten Daten mit den im BZSt gespeicherten und gültigen Daten abgeglichen (sog. Identabgleich).

• Bei den Beiträgen für einen steuerfreien Zuschuss wird für die Bereitstellung der ELStAM in der Regel geprüft, ob im Verfahren ELStAM ein Dienstverhältnis vorliegt. Hat ein Arbeitnehmer mehrere Dienstverhältnisse, so werden die ELStAM jedem Arbeitgeber bereitgestellt. Vorrangig werden die Beiträge der versicherten Person zugeordnet, sofern ein Abruf der ELStAM durch einen Arbeitgeber der versicherten Person erfolgt.
• Bei den Beiträgen für die Vorsorgepauschale werden die ELStAM nur bereitgestellt, wenn für den Versicherungsnehmer ein Hauptarbeitsverhältnis vorliegt. Es erfolgt eine Zuordnung aller Beiträge, auch der Beiträge für weitere versicherte Personen (Ehe-/Lebenspartner, Kinder), als Lohnsteuer-abzugsmerkmal zum Versicherungsnehmer.

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale sind zukunftsgerichtet, d. h., es handelt sich um monatliche Beiträge, die vom Versicherungsnehmer für die versicherten Personen zu zahlen sind.

Wichtig: Die Zuordnung der Beiträge zum Versicherungsnehmer oder zur Versicherungsnehmerin bzw. zu versicherten Personen im Rahmen der automatisierten Bildung der ELStAM durch das BZSt kann von der bisherigen Berücksichtigung über die Abgabe der Papierbescheinigung an den Arbeitgeber abweichen. Dies kann seit dem 1.1.2026 Auswirkungen auf die Höhe des monatlichen Nettoeinkommens haben.

Gleiches gilt, falls keine oder falsche Daten übermittelt werden. Die Verwaltung weist ausdrücklich darauf hin, dass die Finanzämter vor Ort keine Änderungen an den elektronisch übermittelten Daten vornehmen können. Bei Fragen und Problemen sollen sich Beschäftigte an den Arbeitgeber und das Versicherungsunternehmen wenden. Sofern der Arbeitgeber die übermittelten ELStAM zutreffend berücksichtigt hat (oder keine ELStAM erhalten hat), kann bei Problemfällen regelmäßig nur noch die Versicherung helfen.

Widerspruchsrecht mit negativen Folgen beim Lohnsteuerabzug

Versicherungsnehmer haben das Recht, der elektronischen Übermittlung ihrer Daten an das BZSt zu widersprechen. Dem Arbeitgeber werden die Daten insoweit auch nicht als Lohnsteuerabzugsmerkmal bereitgestellt und somit auch nicht beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Das führt regelmäßig zu Mehrbelastungen, auch die sog. Mindestvorsorgepauschale wird ab 2026 nicht mehr berücksichtigt. Die PKV-Beiträge können in diesen Fällen nur bei der Veranlagung berücksichtigt werden.

Hinweis: Neben der neuen Datenübermittlung zwischen den Unternehmen der privaten Kranken- und Pflegeversicherung, der Steuerverwaltung (BZSt) und den Arbeitgebern erfolgt auch weiterhin ein Datenaustausch von Beiträgen zur Basis-Krankenversicherung/ gesetzlichen Pflegeversicherung) für die Veranlagung durch die Finanzämter.

Bereitstellung und Anwendung durch den Arbeitgeber

Die ELStAM werden dem Arbeitgeber üblicherweise im Dezember für das Folgejahr bereitgestellt, regelmäßig also bereits erstmals im Dezember 2025. Die Bereitstellung erfolgt mit Wirkung (also mit Gültigkeit) für das Kalenderjahr, für das die ELStAM anzuwenden sind.

Der Arbeitgeber muss in der Regel die Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung (§ 39 Abs. 4 Nr. 4 EStG) in der Höhe berücksichtigen, in der sie in den ELStAM angegeben sind. Eine Ausnahme gilt nur, wenn der/die Beschäftigte eine vom Finanzamt ausgestellte Papierbescheinigung zum Lohnsteuerabzug (§ 39 Abs. 1 Satz 2 EStG) vorlegt (zu Bescheinigungen der Versicherungen siehe nachstehend).

Achtung: Der Arbeitgeber ist unverändert für die Prüfung und Ermittlung der Höhe des Zuschusses nach § 257 SGB V sowie § 61 SGB XI zuständig. Hat der Arbeitgeber Zahlungen aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen zu leisten und liegen ihm hierfür systembedingt elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht oder nicht in voller Höhe vor (z. B. für einen Ehegatten mit einem eigenen Versicherungsvertrag), kommt auch für diese Zahlungen eine Steuerfreistellung in Betracht, sofern die steuerlichen Voraussetzungen (§ 3 Nr. 62 EStG) erfüllt sind. Der Arbeitgeber hat die Nachweise zum Lohnkonto zu nehmen.

Übergangsregelung/Ersatzverfahren

Nach dem Start des Verfahrens wird es für einen Übergangszeitraum von zwei Jahren (also in 2026 und 2027) von der Verwaltung nicht beanstandet (BMF, Schreiben v. 3.6.2025, IV C 5 - S 2363/00047/004/136, Rn. 107 ff.), wenn in Fällen, in denen PKV-Beiträge aus technischen Gründen nicht bzw. nur fehlerhaft als Lohnsteuer-abzugsmerkmale gebildet werden, der Arbeitgeber eine vom Versicherungsunternehmen in Papierform für das Kalenderjahr ausgestellte Ersatzbescheinigung über die Höhe der im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigenden Beiträge zugrunde legt (sog. Ersatzverfahren).

Dem Vernehmen nach war es einigen Versicherungsunternehmen Ende 2025 noch nicht möglich, die Daten elektronisch zu übermitteln. Das Ersatzverfahren kommt deshalb zumindest im Jahr 2026 noch in einer nennenswerten Zahl von Fällen zur Anwendung.

Achtung: Das Ersatzverfahren ist jedoch bei einem Widerspruch des Versicherungsnehmers nicht anwendbar!

Weitere Informationen

Neben den beiden vorstehend ausgewerteten Schreiben des BMF vom 3.6.2025 und vom 8.12.2025 sind weitere Fragen und Antworten für Beschäftigte auf folgenden Internetseiten des BZSt zusammengestellt:  

• https://www.bzst.de/DE/Privatpersonen/ELStAM/ELStAM_node.html 
• https://www.bzst.de/DE/Privatpersonen/ELStAM/FAQ/faq_node.html

Informationen für Arbeitgeber zum ELStAM-Verfahren sind unter  www.elster.de auf den Infoseiten für Arbeitgeber zusammengestellt.

BMF, Schreiben v. 3.6.2025, IV C 5 - S 2363/00047/004/136

aktuell: BMF, Schreiben v. 8.12.2025, IV C 5 - S 2363/00047/009