Kosten für private Monatsfahrkarte können steuerfrei erstattet werden

Wenn ein Arbeitnehmer eine Monatskarte für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel privat erwirbt und für dienstliche Fahrten einsetzt, kann sein Arbeitgeber die Kosten hierfür mitunter ganz oder teilweise (lohn-)steuerfrei erstatten – dies geht aus dem Erlass des Finanzministeriums Berlin (FinMin) vom 27.6.2016 hervor.

Hinweis: Der Weisung liegt der Fall zugrunde, dass ein Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte am Sitz des Arbeitgebers hat und seine selbst beschaffte Monatsfahrkarte für dienstliche Auswärtstätigkeiten nutzt.

Nach dem FinMin-Erlass wurde auf Bund-Länder-Ebene beschlossen, dass in diesen Sachverhalten die Grundsätze des steuerlichen Reisekostenrechts anzuwenden sind und demnach eine steuerfreie Arbeitgebererstattung nach § 3 Nr. 13 oder 16 EStG in Betracht kommt.

Berechnung des steuerfreien Betrags

Um die Höhe des maximal steuerfrei erstattungsfähigen Betrags zu ermitteln, muss der Arbeitnehmer zunächst einmal seine monatlichen beruflichen Fahrten aufzeichnen bzw. nachweisen, die er mit dem Ticket unternommen hat. Anschließend können aus Vereinfachungsgründen die Kosten für die Einzelfahrscheine ermittelt werden, die im Gültigkeitszeitraum der Monatskarte durch die dienstliche Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel entstanden wären. Der errechnete Betrag, maximal jedoch die Anschaffungskosten des Monatstickets, können anschließend vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Demnach sind zwei Varianten denkbar:

• Die ersparten Kosten für Einzeltickets sind genauso hoch oder höher als die Kosten des Monatstickets: Die Ticketkosten können vom Arbeitgeber in voller Höhe steuerfrei erstattet werden.
• Die ersparten Kosten für Einzeltickets sind geringer als die Kosten des Monatstickets: Die Ticketkosten können nur bis zur Höhe der ersparten Kosten steuerfrei erstattet werden. Für den übersteigenden Teil der Erstattung muss der Arbeitgeber Lohnsteuer einbehalten.

Hinweis: Das FinMin weist in einem Nebensatz darauf hin, dass der Arbeitgeber den maximal steuerfrei erstattungsfähigen Betrag auch ermitteln kann, indem er die dienstlichen Fahrten des Arbeitnehmers in ein Verhältnis zu den gesamten mit dem Monatsticket unternommenen Fahrten setzt. In Höhe des dienstlichen Anteils könnte er dann die Anschaffungskosten steuerfrei erstatten. Da diese Berechnungsvariante umfassende Aufzeichnungen über die Nutzung des Monatstickets erfordert, wird die Berechnung über die ersparten Einzelfahrpreise in der Praxis einfacher handhabbar sein.

Finanzministerium Berlin, Erlass v. 27.6.2016, ESt-Nr. 353