Das Projekt soll die Möglichkeiten der Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen in Unternehmen darstellen, die Hemmnisse ermitteln, die aus Sicht der Unternehmen derzeit gegen eine vollständig elektronische Aufbewahrung sprechen, und mögliche Anreize identifizieren, mit denen die Umstellung auf die elektronische Aufbewahrung aus Sicht der Unternehmen gefördert werden kann. Dazu wurden 117 Unternehmen und 11 Steuerberater als Experten befragt.
Auf Grundlage des Arbeitsprogramms „Bessere Rechtsetzung“ vom 28. März 2012 hat die Bundesregierung in Zusammenarbeit mit den Wirtschaftsverbänden und dem Nationalen Normenkontrollrat (NKR) verschiedene Verfahrensuntersuchungen zum Erfüllungsaufwand initiiert. Die Arbeitsgruppe „Einfacher Steuern zahlen“ hat dabei zunächst verschiedene Problembereiche aus der Praxis des Steuerrechtes betrachtet. Unter dem Gesichtspunkt, dass möglichst viele Normadressaten von Vereinfachungen profitieren sollten, wurde als besonders relevantes Thema die elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten herausgegriffen. Im Fokus dieses Projekts steht die Frage, wie der Ausbau der elektronischen Archivierung in Unternehmen forciert werden kann, damit durch eine stärkere Nutzung der Möglichkeiten zur rechtssicheren elektronischen Archivierung Bürokratiekosten der Wirtschaft reduziert werden können.
Die Bundesregierung hatte bereits mit Beschluss vom 14.12.2011 Eckpunkte zur weiteren Entlastung der Wirtschaft von Bürokratiekosten festgelegt, zu denen u. a. „weitere Anreize für die elektronische Archivierung von Rechnungen und anderen Belegen“ gehören. Die Projektbeteiligten erwarten hieraus ein zusätzliches Entlastungspotenzial für die Wirtschaft. Wichtige Voraussetzung für die tatsächliche Realisierung von Entlastungen ist, dass die Unternehmen in Zukunft vermehrt auf eine elektronische Aktenführung sowie Aufbewahrung umstellen.
In dem von der Bundesregierung durchgeführten Projekt „Harmonisierung und Verkürzung der Aufbewahrungs-und Prüfungsfristen nach Handels-, Steuer- und Sozialrecht“ hat sich gezeigt, dass gut 40 % der Unternehmen, die 2011 in dem Projekt befragt wurden, parallel zur elektronischen auch eine papiergebundene Ablage führen. Mehr als 50 % der in diesem Projekt befragten Unternehmen bewahrten im Jahr 2011 ihre steuerrelevanten Unterlagen ausschließlich in Papierform auf. Beide Ergebnisse konterkarieren die mit einer elektronischen Archivierung verbundenen erwarteten Einsparpotenziale. Mit dem vorliegenden Projekt „Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken“ soll nun geklärt werden, welche Hemmnisse den Ausbau der elektronischen Archivierung behindern und welche Anreize ihn fördern könnten.
Im Januar 2013 wurden in der Arbeitsgruppe „Einfacher Steuern zahlen“ der Projektsteckbrief und das geplante Projektdesign abgestimmt. Vertreten sind in diesem Gremium das Bundesministerium der Finanzen (BMF), der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH), der Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI), die Bundessteuerberaterkammer (BStBK), die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA), der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK), der Deutsche Sparkassen- und Giroverband (DSGV) als Vertreter der Kreditwirtschaft, der Handelsverband Deutschland (HDE) sowie die GBü und der NKR. Das Statistische Bundesamt (StBA) hat Befragungen bei Unternehmen und Steuerberatern durchgeführt, die erhobenen Daten ausgewertet und im vorliegenden Bericht aufbereitet. Der NKR begleitete das Projekt unter methodischen Gesichtspunkten.
BMF v. 22.8.2014